Если категоризация вас пугает, крепитесь: со временем она станет для вас естественным занятием.
РЕШИТЕ, ЧТО ВАМ НУЖНО
Вернемся к вашему рабочему столу. Вы навели на нем относительный порядок. Теперь пора ответить на вопрос: какие вещи из тех, что лежат на столе, вам действительно здесь необходимы? То есть нужно понять, чем вы пользуетесь постоянно. Возьмем, к примеру, хирургов: у них в специальном поддоне лежат инструменты, необходимые при операции. Представьте, насколько неэффективной была бы их работа, если бы им пришлось всякий раз искать нужный инструмент в куче других? Столь же неэффективной становится и ваша работа, если у вас на столе хранится огромное количество предметов, которые вы держите там на всякий случай.
ВЗГЛЯНИТЕ НА СВОЙ СТОЛ
В магазинах — огромное количество офисных принадлежностей, облегчающих жизнь. Но нет ни одного человека, которому они бы понадобились все сразу! Вот список основных предметов для рабочего стола. Сообразуйте свой выбор со здравым смыслом.
Монитор.
Телефон.
Лотки для входящей и исходящей почты.
Лампа.
Справочная папка (см. Март).
Мелкие принадлежности (степлер, диспенсер для скотча и подставка для ручек и карандашей, в которой можно также держать и ножницы, и открыватель писем).
Лотки для бумаг.
Салфетки.
Держатель для клейких листочков.
Блокнот.
Если есть место — семейная фотография или цветок.
У многих моих клиентов имеется один и тот же набор, состоящий из подставки для ручек и карандашей, степлера и диспенсера для скотча. У них даже коврики для мышки на столах одинаковые. Если и вы регулярно пользуетесь этими инструментами, предлагаю купить набор, на который приятно будет смотреть. Но вообще-то, на мой взгляд, все эти предметы вам не нужны. У меня на рабочем столе стоит только плоский монитор, клавиатура и лампа. Все! В течение рабочего дня на столе скапливаются бумаги. Да, еще бутылка воды, которая всегда при мне — до тех пор, пока я не выпью свою норму (пол-литра жидкости).
Компьютер
Надеюсь, что монитор у вас плоский. Если это не так, смело просите руководство заменить его.
Телефон
Вы левша или правша? Убедитесь, что телефон находится с той стороны, откуда удобнее брать трубку. И, конечно, надо следить, чтобы телефонный провод при этом не протягивался через весь стол, роняя стоящие на нем предметы.
Настольный органайзер
Не разбросаны ли по вашему столу карандаши, ручки, маркеры, клейкие листочки и т.д.? Сложите их в по-новому организованные ящики. Если вам все же нужно держать кое-что из этих предметов на столе, воспользуйтесь органайзером или купите специальные контейнеры.
Лотки
Лотки хорошо бы использовать для входящей и исходящей почты. Подробнее этот вопрос мы разберем в марте. А пока запомните, что у этих лотков особое предназначение. Не позволяйте им превратиться в мусоросборники и не кладите туда посторонние бумаги. Если в течение дня вы пользуетесь разными видами бланков, стойка с лотками — отличное место для них: так вы сможете быстро достать нужный бланк. Пригодятся они и тем, кому приходится печатать несколько вариантов одного и того же документа. При этом можно использовать цветную бумагу. Не скупитесь — лотки из дешевого пластика хрупки и неустойчивы, от них будет больше проблем, нежели пользы.
Боксы для файлов
Многим нравятся держатели, в которых файлы расположены в ряд. У таких держателей нет стенок, и, на мой взгляд, они совершенно бесполезны. Если вы, как и я, не слишком ловки, то проклянете тот день, когда доверили важные документы этому приспособлению. А как из него разлетаются чеки и визитки! Нет, я предпочитаю переносные боксы, которые делают как из пластика, так и из дерева. Они позволяют брать нужные документы с собой. Если вы работаете дома, теплый летний рабочий день сможете проводить в саду. В офисе же такие боксы дают возможность носить документы на встречу или совещание.
К этому моменту вы научились организовывать стол и прилегающую к нему зону. Пространство вокруг вас избавлено от посторонних вещей. У каждого оставшегося предмета есть свое место. Вы точно знаете, какие канцелярские принадлежности у вас есть и где они лежат. Одним словом, вы контролируете пространство. Готова поспорить: до этой недели вы думали, что дело обстоит как раз наоборот.
Четвертая неделя
Верните себе рабочее пространство
На этой неделе вы можете:
Разобраться с офисной мебелью.
Завершить организацию своего физического пространства.
Необходимое время: от 30 до 90 минут (в зависимости от размера кабинета и количества мебели в нем).
Месяц подходит к концу, и сейчас очень важно завершить запланированную работу. Если не навести порядок во всем кабинете, хаос незаметно вползет обратно и вновь захватит власть. Итак, принимаемся за последнее задание февраля.
Надеюсь, к этому моменту поверхность вашего стола очищена, а содержимое ящиков сведено к минимуму. Теперь настало время заняться мебелью, стенами и полом. Вы готовы к стильному завершению этого месяца?
РАБОТА С ПРИНАДЛЕЖАЩИМ ВАМ ПРОСТРАНСТВОМ
Взгляните на ситуацию честно. Вот несколько предметов, на которые я предлагаю обратить особое внимание.
Стол
Не слишком ли он мал или велик? Если вы работаете в крупной компании, нельзя ли попросить стол более подходящего размера?
Что творится под столом? Надеялись, что я не спрошу об этом? Попробую угадать. Там стоит коробка с различными предметами, которые вы не забрали домой, с которыми не можете расстаться или просто не знаете, что делать? Пора принять решение. Коробки с хламом у вас под столом говорят не в вашу пользу. Похоже, страх мешает вам изменить свою жизнь.
Стул
Он должен хорошо поддерживать поясницу. Когда часами работаешь за компьютером, это критически важно. Вам ведь не хочется заполучить туннельный синдром, растяжение шеи и быструю утомляемость глаз? Ваше тело — ценный дар. Обращайтесь с ним бережно!
Если ваша компания обеспечивает сотрудников лишь стандартными стульями, помните, что подушки на сиденье, под спину позволят сделать рабочее место более эргономичным. С их помощью можно трансформировать свой стул! Если вы невысокого роста, заведите подставку для ног, чтобы ослабить давление на спину.
У вашего стула есть колесики? А есть ли под ним пластиковый коврик, который позволяет легко выезжать из-за стола? Если вы делаете это с трудом, день будет тянуться дольше, а удовольствия от работы вы получите гораздо меньше. Подобные мелкие неприятности способны вызвать целый поток негативных эмоций, который может вылиться, к примеру, на вашего коллегу.
