Это основные требования к методам, которые не зависят от специфики процессов организации и её устройства. Неважно, плавите вы сталь или собираете микросхемы, ваши стандарты должны постоянно меняться и совершенствоваться. Лучший опыт должен распространяться и становиться некой пищей для ума другим работникам организации, он должен сохраняться в стандартах, помогать выявлять проблемы и предотвращать появление ошибок.
Как стандарты это обеспечивают?
Перечисленные выше требования кому-то могут показаться идеализированными, кому-то невозможными для реализации, а кому-то – естественным функционированием его организации, всё зависит от уровня развития культуры вашей организации. Чтобы соответствовать этим требованиям, в частности, для первых двух случаев, необходимо затратить немало сил и энергии, создавая некий фундамент для перечисленных требований.
Достичь гибкости в изменении документации не так просто. На практике такие изменения могут занимать от нескольких часов до нескольких недель или даже месяцев, в зависимости от документа. Представьте, сколько идей и предложений по улучшениям может возникнуть за это время? Представьте, сколько идей и предложений на улучшения могут угаснуть, забыться и не реализоваться за время изменения документации? Для того чтобы этого не происходило, а также для сокращения, связанных с этим потерь времени и ресурсов, необходимо облегчить работу по изменению документации в вашей организации. Обратите внимание на время, затрачиваемое при изменении того или иного документа, куда оно расходуется? Как правило, большая часть времени, затрачиваемого на изменение документации, уходит в ожидание изменения или согласования, а то и просто мы ждем, когда кто-то просмотрит документ. Порой никто не задумывается о необходимости той или иной согласующей подписи на документе. В то же время необходимо помнить, что каждая согласующая инстанция при прохождении документа – это возможность отправить его на предыдущие стадии, т. е. значительно увеличить время его выхода. Следующая часто встречающаяся проблема – это несоответствие уровня исполнителя при внесении изменений или согласовании документа. Говоря другими словами, если необходимо внести изменение в стандарт выполнения операции, то это вполне может сделать руководитель, непосредственно отвечающий за выполнение этой операции, например, мастер или бригадир, разумеется, согласовав внесение изменений с заинтересованными службами (например, технологической). Стоит ли согласовывать каждый стандарт выполнения операции с главным технологом? Необходимо помнить, что те, кто вносят и согласовывают изменения в стандарт, уже владеют информацией о реализованном улучшении, поэтому они могут помочь в распространении информации об улучшении. Сделать это можно по-разному, начиная с простого каскадного информирования, когда информация передаётся по уровням управления своей службы, заканчивая применением различных электронных систем: баз данных, корпоративных серверов, простой рассылки по электронной почте. Выбор всегда остаётся за вами.
Так, создавая фундамент для гибкого изменения документации и оперативного распространения информации об улучшениях, необходимо подумать над следующими вопросами:
– Все ли согласующие подписи в документе необходимы?
– Как уменьшить время ожидания документа?
– Как расставить приоритеты в работе, чтобы минимизировать ожидание документа?
– Кто может более оперативно и качественно внести изменения в стандарт?
– Кто и зачем должен согласовывать тот или иной стандарт?
– Как согласующие стороны могут помочь в распространении информации об улучшении (изменении)?
– Как ещё можно ускорить выход стандарта?
– Кто должен знать о внесении изменений в стандарт?
– Как быстрее и в полном объёме распространить информацию об улучшении?
– Где и в каком виде можно аккумулировать информацию о новых улучшениях?
Обеспечить доступность и визуализацию стандартов достаточно просто. Важно руководствоваться правилом: стандарт должен быть размещён в месте его применения, либо как можно ближе к нему. Другими словами, стандарт выполнения операции должен находиться на той самой операции, либо как можно ближе к этой операции (например, в операциях сварки, литья расплавленного металла и т. п., где есть риск повреждения или уничтожения стандарта, будет лучше, если он будет располагаться неподалеку). В любом случае, работник должен иметь доступ к этому стандарту, для чего его необходимо визуализировать и дать ссылку на его местонахождение (визуализированную). Необходимо приучать руководителей нижнего уровня (в производстве – мастер, бригадир) периодическим проверкам выполнения работы в соответствии со стандартом, постоянному контролю соответствия стандарта наилучшему опыту, оперативности внесения изменений в стандарт и т. п. То есть стандарты в зоне ответственности определённого руководителя должны быть основными рабочими документами в течение рабочего дня. Например, если мы заведомо уверены, что работник, выполняя все требования стандарта, не может совершить ошибку (выпустить некачественную продукцию, получить травму, спровоцировать поломку и т. п.), то задача руководителя нижнего уровня заключается в периодическом контроле соответствия написанного в стандарте фактическому состоянию. Применительно к выполнению операций, дисциплинировать и упорядочить такой контроль можно с помощью размещения чек-листов
[23]
, отметка в которых подтверждает выполнение контроля определённой операции (см. рисунок 5.5).
Рис. 5.5
Например, в таком виде, когда руководителю необходимо будет только проставлять отметки в виде галочек, крестиков или подписей, выборочно контролируя операции в зоне его ответственности. Такой чек-лист будет служить напоминанием для руководителя о необходимости и качестве проверки, а также некой «второй петлёй» контроля для вышестоящих руководителей. Не стоит забывать, что любая визуализация многократно увеличивает степень контроля и ответственность исполнителя, ведь теперь осуществлять контроль под силу любому работнику. Так, создавая фундамент для доступности и визуализации стандартов, необходимо будет дать ответы на следующие вопросы:
– Кто чаще всего пользуется этим стандартом?
– В каком месте стандарт будет наиболее доступен пользователям?
– Где разместить ссылки на стандарт?
– Какая потребуется визуализация?
– Как организовать контроль над исполнением стандарта?
