Отправлять письма-соболезнования по электронной почте близким людям, знакомым и родственникам категорически не рекомендуется. Однако если вы случайно узнали об утрате в семье коллеги, с которым общаетесь редко, допустимо высказать свое сожаление в контексте письма.
При деловом общении составление электронного письма соответствует правилам, аналогичным принятому деловому стилю: письмо требует уважительного обращения к собеседнику по чину, имени и отчеству. В конце сообщения указывается должность и имя отправителя и адрес для ответа.
Популярна также электронная подпись, включающая ссылку на сайт фирмы и ее контакты. Такой стиль общения подразумевает соблюдение правил орфографии и пунктуации, не предполагает сокращений, опечаток и смайлов.
Частная или ежедневная переписка между хорошо знакомыми людьми менее формальна – достаточно поздороваться в начале дня и общаться в обычном разговорном стиле. Однако в этом случае рекомендуется предупредить собеседника, если вы заканчиваете беседу или должны отлучиться.
Использование кнопки «сообщить о прочтении» допустимо и в частной, и в деловой переписке, однако злоупотреблять ей и помечать каждое сообщение не стоит. Информацию о получении коммерческого предложения лучше сообщить по телефону, подобный ответ по электронной почте можно и пропустить.
Не дождавшись ответа по электронной почте, не забрасывайте собеседника повторными сообщениями или вопросами. Уточнить по электронной почте о получении сообщения достаточно один раз, возможно, ваши письма не доходят, попадают в папку со спамом или не привлекают внимания.
Общение с помощью программы Skype и в других электронных сетях является более кратким и прямым. Но даже в подобном упрощенном формате, отвечая на вопросы и общаясь с клиентами от имени организации, стоит придерживаться формальных норм: здороваться, обращаться на «вы».
Не отказывайтесь в электронной переписке от слов благодарности, не забудьте поблагодарить за присланную информацию.
Указание темы сообщения поможет собеседнику быстрее найти и идентифицировать ваше письмо. В переписке можно оставить тему вопроса, если вы хотите изменить тему – укажите это в строке.
Нетактично без надобности использовать знаки, сообщающие о важности письма, даже если для вас оно кажется важным. Сообщения, составленные только в нижнем или только в верхнем регистре трудночитаемы, соблюдайте правила письма.
Получив письмо по электронной почте, оцените, как скоро нужно ответить. В том случае, если вы заняты, вежливо сообщите о получении сообщения и примерной дате ответа: «Мы получили ваше сообщение и ответим в течение трех дней».
Электронная почта – хороший способ напомнить о себе, осведомиться о делах знакомого, однако не стоит закидывать занятого на работе человека письмами ежеминутно, так же как и отвлекать беспечными разговорами. Отправлять объяснение в любви по электронной почте не всегда удобно. Не получив ответ, вы не будете знать, получен ли отказ или просто произошел сбой связи. Назначать и отменять свидание по электронной почте можно в том случае, если вы уверены, что собеседница вам ответит.
Просматривать чужие письма невежливо, не стоит перегибаться через плечо коллеги в надежде изучить содержание его почтового ящика.
Не торопитесь использовать рабочий электронный адрес в личных целях. Службы компании имеют доступ к электронной почте сотрудников и могут проверить ваши отправления. Даже удаленные сообщения могут остаться в памяти отдела контроля вашей фирмы.
Будьте вежливы, не участвуйте в рассылке и пересылке спама и не передавайте электронные адреса третьим лицам.
Отправив сообщение не по адресу или сообщив неверную информацию, извинитесь, кратко объясните причину ошибки, исправьте ситуацию. Чем быстрее вы это сделаете, тем лучше.
Общепринятый этикет
Общепринятый этикет – одно из важных направлений этикета, именно он учит владению ситуацией, комфортным и вежливым нормам поведения в общении с незнакомыми людьми, дает возможность корректно и умело выходить из затруднительных ситуаций в общественных местах.
Лифт
В частной жизни, в подъезде многоэтажного дома, согласно правилу, находясь рядом с дамой, мужчина заходит в лифт первым, однако на практике, проявляя галантность, мужчины часто дают даме пройти вперед.
Даже если мужчина ценит правила безопасности, но дама оказалась ближе к дверям лифта, не стоит отталкивать ее в порыве вежливости. Первой покидает лифт по возможности женщина, затем мужчина. С точки зрения правил безопасности взрослые входят в лифт первыми, затем дети, те же правила применимы по отношению к пожилым людям.
Правила безопасности предполагают, что маленького ребенка держат на руках, коляску вкатывают за собой.
Войдя в подъезд и поднимаясь по лестнице к лифту, допустимо попросить входящих в лифт подождать вас, однако если собираетесь проверить содержимое почтового ящика, затруднять людей не стоит.
Если возле дверей лифта встретились несколько соседей, не стоит разбираться в возрасте и выстраиваться в очередь по гендерному признаку: первыми входят люди, оказавшиеся ближе к двери.
Пассажирам, вошедшим последними, следует быть внимательнее и в случае надобности пропустить выходящих раньше. Оказавшись далеко от панели вызова, не стоит протискиваться к ней, лучше вежливо попросить другого пассажира нажать кнопку: «Будьте добры, мне на пятый». Стоит узнать у стоящего впереди пассажира, выходит ли он, достаточно негромко, вежливо извинившись. Пассажирам, вошедшим в лифт первыми, рекомендуется не останавливаться в центре, а пройти вглубь.
Краткий разговор в лифте называют «elevator talk». Такой разговор всегда краток, в связи с чем поднимать серьезные темы и задавать вопросы, требующие объяснения, не стоит. В небольшом пространстве лифта не следует говорить громко, невежливо пристально и оценивающе разглядывать других пассажиров. Непринужденный, искренний комплимент ребенку порадует соседку, создаст дружескую атмосферу.
Задавать вопросы частного характера не рекомендуется, темой разговора в лифте часто становится ремонт в доме, работа лифта, погода или другая нейтральная тема. Обсуждать соседей и сплетничать нетактично, однако расспросить или описать известные вам подробности, касающиеся быта, допустимо. Подобный разговор следует вести тактично и приветливо.
В лифте офисного здания не стоит делать различий между мужчиной и женщиной, согласно офисному кодексу сотрудники равны. Мужчинам не стоит расступаться, пропуская даму вперед, если только вы не знакомы и входите в лифт вдвоем. В этом случае мужчина может любезно пригласить жестом даму вперед и уступить ей дорогу.
