Организация и поддержание порядка на письменном столе
Привести кабинет в порядок несложно, если разбить задачу на две части. Первая — убрать помещение, а вторая — разобраться с бумажными завалами на письменном столе. Сначала давайте займемся кабинетом и столом, а позже я дам совет, как разобраться с бумагами. А пока что просто сгребите их все со стола и вынесите в другую комнату (например, на стол переговоров или чей-то пустующий письменный стол).
Вместе со стопками бумаг уберите со стола и другое офисное оборудование. К слову, когда вы впервые за долгие месяцы или годы увидите, как выглядит крышка стола, воспользуйтесь моментом и соскребите с нее слежавшуюся пыль, пятна, въевшуюся грязь.
Если вы работаете в отгороженном отсеке большого офисного зала, то вам придется смириться с существующим расположением стола. Те же, кому повезло трудиться в обычном, а не ячеистом помещении, могут поискать для письменного стола наиболее удачное место. (На тему размещения мебели проведена масса исследований, и вы можете, если захотите, с ними ознакомиться.) Однако в любом случае необходимо учесть следующие три основных момента.
1. Свободный проход к двери. В чрезвычайной ситуации у вас должна быть возможность быстро и безопасно покинуть помещение.
2. Освещение. Рабочее место должно хорошо освещаться в течение всего дня, но не чрезмерно, когда вам мешают ослепительный свет или страдает глубина зрения.
3. Эргономичность. Проще говоря, вам должно быть удобно сидеть и работать за письменным столом, чтобы не затекали и не болели спина, руки, шея.
После того как выберете место для стола, переходите к размещению на нем офисного оборудования. Сначала, сев в кресло и взяв клавиатуру, найдите оптимальное место для работы за компьютером. В зависимости от расположения кресла и клавиатуры установите и остальное оборудование. Минималисту-экстремалу будет достаточно ПК, сканера и необходимых для соединения проводов. Но я к данной категории офисных тружеников не отношусь — когда я работаю, то предпочитаю иметь под рукой больше принадлежностей.
Если во время работы вам для того, чтобы достать вещь, которой вы часто пользуетесь, приходится наклоняться, тянуться или, того хуже, вставать, то вы теряете драгоценное время. Другими словами, когда вы сидите в кресле за столом, компьютер, монитор, клавиатура, компьютерная мышь, резервный жесткий диск, принтер, сканер и телефон должны находиться на расстоянии вытянутой руки. Для повышения производительности труда я предлагаю установить второй монитор: как показали исследования, дополнительное экранное пространство повышает работоспособность на 42 %, поскольку вам не нужно постоянно переключаться между открытыми окнами нескольких программ
[7]
. Это значит, что к перечисленному выше оборудованию следует добавить еще одну единицу. Запомните: на рабочем столе должны быть только те вещи, которыми вы пользуетесь постоянно. Если какая-то вещь вам нужна реже двух раз в день, ее стоит спрятать в выдвижной ящик стола или в офисный шкаф. Телефон должен находиться справа от компьютера, если вы снимаете трубку правой рукой, и слева — если левой.
Существует несметное количество способов организации письменного стола и освобождения его от завалов. Не забывайте, что стол должен облегчать вам работу, а не усложнять. Расположите вещи наиболее удобным для себя образом. Чтобы не допустить накопления нового хлама, у вас должен быть свободный проход к мусорной корзине и машине для уничтожения документов (измельчителю бумаг). Группируйте вещи одного типа, а предметы общего пользования расположите там, где к ним будет легкий доступ для ваших коллег.
Заполняя оборудованием письменный стол, спросите себя, удовлетворяет ли оно вашим требованиям. Правильно подобранное способно повысить качество вашей работы и сократить время ее выполнения. На практике нужно руководствоваться таким правилом: если некое устройство не помогает вам, то пора от него избавиться.
Какая техника у вас есть? Что неисправно? Есть ли что-то, чем вы не пользуетесь? Может быть, в вашем кабинете хранится чужое оборудование? Также задайте себе вопросы из главы 1 «Основы борьбы с хламом».
Избавьтесь от всех устройств, которыми не пользуетесь, и подайте в отдел снабжения вашего предприятия заявку на замену сломанного. Чужое оборудование верните владельцу. В кабинете не должно быть ничего лишнего.
Теперь вы должны оценить имеющуюся у вас офисную технику и решить, является ли она лучшей для вашей работы. Нужно ли ее почистить? Выполняет ли она те функции, для которых предназначена? Не мешает ли?
Если необходимо, подайте запрос в техническую службу на чистку или модернизацию нужного оборудования, а то, которое не нужно, уберите. Даже если руководство не в состоянии немедленно удовлетворить вашу просьбу, ее могут внести в план будущих покупок. Не стоит тратить тысячи долларов на самые дорогие машины — особенно если вы не используете все их функции, — но в вашем офисе должны находиться исправные устройства, выполняющие возложенные на них задачи. Для высокой производительности труда понадобятся подходящие инструменты.
Если решите списать электронное оборудование, отправьте его на утилизацию поставщику или сдайте в местный комиссионный магазин, или пожертвуйте благотворительной организации, принимающей подобные товары. Не забудьте перед отправкой или утилизацией стереть все данные с жестких дисков. Специальные программы для этого можно найти в Интернете. Заранее сохраните на другом носителе всю нужную вам информацию, потому что после удаления данные на винчестере восстановлению не подлежат.
Когда станете подключать устройства, которые решите оставить, проследите за тем, чтобы провода не спутывались в воронье гнездо. Прикрепите бирки к обоим концам всех шнуров питания и соединительных компьютерных кабелей. Впоследствии вы оцените, насколько наличие бирок облегчает задачу. Используйте клейкие бирки или самодельные, из липкой ленты, на которых сделайте надписи нестираемым маркером. Объединять провода (уже с бирками) в компактные жгуты удобно следующими способами.
Бечевка. Иногда простейшие вещи дают изумительные результаты. Свяжите жгут проводов бечевкой, завяжите бантик, и дело сделано. Если хотите использовать творческий подход, то жгуты для разных машин обвяжите веревкой разного цвета, а на штекерах и гнездах поставьте цветные идентификационные метки.
Застежки-липучки. Подобен предыдущему методу, но вместо бечевки используйте застежки-липучки.
Кабельные зажимы. Чтобы избавиться от висящих в воздухе проводов, пропустите их сквозь кабельные зажимы, которые заранее прикрепите к ножкам письменного стола или стене.
Нейлоновые кабельные стяжки. Хорошо изолированные электрокабели и провода можно объединить в туго стянутый жгут нейлоновыми кабельными стяжками. Обрезая остаток стяжки, будьте внимательны, чтобы не повредить оболочку кабелей.
