Этап № 3
Бумаги и документы
Основное правило для бумаг: выбросить все
Так же как с одеждой и книгами, первый шаг при наведении порядка в бумагах – собрать все документы и бумаги, относящиеся к вам лично, в одном месте. Каково мое главное правило? Выбросить все.
Это не означает, что ваша цель – выбросить все бумаги до единой. Скорее, я имею в виду, что отбор среди них следует проводить с предпосылкой, что они будут выброшены. Один-единственный листок бумаги почти не занимает места, и в результате не успеешь оглянуться, как их скапливается огромное количество. Если не подходить к процессу отбора с решимостью избавиться от всех бумаг, вам едва удастся отщипнуть крошку от общего объема. Сохраните только те, у которых есть четкое предназначение: а) документы, которыми вы пользуетесь в настоящее время; б) которые понадобятся вам в ближайшем будущем; в) те, что нужно хранить бессрочно.
Важно проверять каждый листок. Если в конверте лежит стопка листков, выньте их все, потому что там могут оказаться ненужные бумаги – например, рекламные листки, – смешанные с важными документами. Сортировка бумаг способна любого довести до головной боли, так что не допускайте обезвоживания организма и упорно разбирайтесь с каждой категорией.
Заведите ящик для нерешенных дел
Важнейший предмет для наведения порядка в бумагах – ящик для нерешенных дел. Поместите в этот ящик все бумаги, требующие от вас каких-либо действий (например, письма, которые вы планируете отослать, особые счета и т. д.), и продолжайте наводить порядок. Однако то, с чем можно разобраться на месте, не следует откладывать (например, проверка содержимого конвертов или беглый просмотр буклета, чтобы можно было сдать его в макулатуру). Если у вас накопится слишком много бумаг, ожидающих решения, вам потом просто не захочется иметь с ними дело.
Вообще говоря, отличный ящик для нерешенных дел получается из стойки для журналов, в ней бумажные документы можно хранить стоймя. Или используйте пустую коробку подходящего размера или прозрачную пластиковую папку – когда объем таких документов и бумаг минимален.
Если вы предпринимаете совместную кампанию по упорядочиванию всей семьей, пусть у каждого человека будет только по одному ящику для нерешенных дел.
Учебные материалы
У вас есть материалы, оставшиеся после курсов повышения квалификации или учебы? Или, может быть, вы храните конспекты с семинара по личностному развитию? Люди, как правило, не склонны выбрасывать такие документы в надежде, что когда-нибудь смогут освежить их в памяти; но скажите мне честно – вы когда-нибудь это делали? В большинстве случаев это «когда-нибудь» не наступает никогда.
Учебные курсы имеют свою ценность, но смысл в них есть только тогда, когда вы на практике применяете то, что узнали там. На мой взгляд, нежелание расстаться с учебными материалами на самом деле лишь мешает нам реализовать полученные знания. Посещая учебные курсы, примите решение сдать в переработку все их материалы, как только учеба закончится. Если же вы пожалеете о своем решении, пройдите курсы снова – и на сей раз сразу же воплощайте свои знания в жизнь.
Отчеты по кредитным картам
Отчеты по кредитным картам занимают одно из первых мест в списке бумаг, с которыми люди не желают расставаться. Поскольку отчеты приходят ежемесячно, эти бумаги склонны накапливаться, особенно если у вас не одна кредитная карта.
Однако для большинства из нас отчет – это всего лишь информация о том, сколько мы потратили денег. Как только вы подтвердили содержание отчета и вписали все цифры в свою домашнюю бухгалтерию, его задача выполнена. Если отчеты не нужны вам для подачи ежегодной налоговой декларации, пропустите их через шредер. Многие компании, предоставляющие кредитные услуги, осуществляют рассылку отчетов в удобной электронной форме, и, возможно, стоит переключиться на этот вариант.
Гарантийные документы
Любой прибор, который вы покупаете, идет в комплекте с гарантией. Это самый распространенный тип документов в любом доме, и многие хранят их, вкладывая в файловую папку или папку-аккордеон. Но наличие множества отделений на самом деле – самый большой недостаток этого типа системы хранения документов. Стоит каждому из гарантийных документов занять собственное отделение, как вы о них забываете, – и, не успеете оглянуться, как у вас будет полно папок с истекшими гарантиями.
Простейшее решение – хранить их все в одной пластиковой папке. Всякий раз, ища в этой папке нужную гарантию и перебирая ее содержимое, вы получите шанс увидеть все остальные и отсеять те, срок которых истек. Если вам нужно доказательство покупки устройства, храните чек вместе с соответствующим гарантийным документом.
Руководства пользователя
Помимо того, что руководства пользователя скучны и трудны для понимания, это толстые тома, которые занимают много места. Большинство из нас предпочли бы не хранить их, но вроде как обязаны это делать. Нередко их старательно сохраняют даже после того, как устройства, к которым они прилагались, давно сломались и были заменены другими. Не сомневайтесь! Вы можете смело сдать их все в макулатуру.
Даже если какое-то руководство понадобится вам после того, как вы его выбросили, информацию, содержавшуюся в нем, можно найти в Интернете или позвонив в службу поддержки производителя. Однако если вы из числа тех, кто приходит в восторг от подобной литературы, тщательно просмотрите их и выберите те, которые вам особенно нравятся.
Поздравительные открытки
Поздравительные открытки – одна из тех вещей в «бумажной» категории, от которых труднее всего избавиться. Они хранят особые сообщения от друзей или родственников, на их лицевой стороне может быть памятная фотография, поэтому они кажутся предметами, имеющими сентиментальную ценность.
Основной принцип хранения – уменьшать объем и использовать высот.
Однако главное предназначение поздравительной открытки – передать поздравление. В тот момент, когда вы заканчиваете читать текст, ее работа сделана. Сохраняйте только те из них, от которых на душе действительно становится тепло.
Вырезки
Вырезки с рецептами, которые вы повесили на холодильник, но никогда по ним не готовили; туристические карты мест, которые вы не планируете посетить в ближайший год; газетные статьи, которые вы намеревались прочесть, но уже морально устаревшие… Скажите, что-нибудь из этих вещей вас еще радует?
