Я написала книгу «Правила делового общения: 33 “нельзя” и 33 “можно”»
[13], в которой постаралась коротко изложить самые распространенные ошибки. Именно те, которые я наблюдаю так часто! Главное – исправить их совсем не сложно, если поставить перед собой такую задачу.
Забавно, но многие читатели признавались, что первую часть – «33 “нельзя”» – они прочли более внимательно и с большим энтузиазмом, чем вторую («33 “можно”»). Это радует: получается, люди готовы признавать свои недостатки.
Но одно дело прочесть, посмеяться над собой или своими коллегами, которые совершают глупые, а иногда и грубые ошибки в общении. Другое дело – изменить поведение. Зачастую наши ошибки – часть наших привычек, образа жизни. Не так-то легко это изменить!
В последней части этой книги я коротко перечислю самые распространенные, на мой взгляд, ошибки и дам советы, как их исправить. Ну как, вы готовы заглянуть в зеркало, которое может не порадовать?
Ошибка 1.
Говорить вязко, длинно, скучно
В главах об умении рассказывать истории и умении держать хронометраж мы уже касались этой проблемы. Но она настолько важна, что я решила еще раз вернуться к ней.
Мне довелось в молодости работать с уважаемой и компетентной дамой, которую, однако, все старались избегать. Мы знали ее рассказы почти наизусть, но если вдруг попадались ей на глаза, то вновь приходилось кивать, слушать, улыбаться, с ужасом поглядывая на часы. Уверена, в вашей жизни такое тоже бывало.
Есть люди, которые не умеют говорить коротко. Они начинают любой свой рассказ или ответ на вопрос с самого начала, то есть с предисловия. Глаза и поза собеседника дают им сигнал, а нельзя ли сразу к делу? Но они не могут, они привыкли говорить обстоятельно, с большим количеством вводных слов, длинными фразами. Иногда эти люди обладают настоящим даром красноречия, используют метафоры, опираются на интересные детали, но всегда перебирают хронометраж и добиваются не одобрения, а раздражения. Проблема глубокая: подобное несовпадение ожиданий говорит о том, что рассказчик не умеет чувствовать момент, поэтому теряет интерес аудитории.
В другой ситуации тот же человек может иметь большой успех и история его пойдет на ура. Но надо уметь изменить формат, если люди не готовы слушать длинные истории. Даже лучшему мастеру слова надо уметь говорить и общаться в разных ситуациях по-разному.
Тренд нашего времени: коротко, весело, понятно.
Коротко – потому что мы ценим свое и чужое время.
Весело – потому что с улыбкой и шуткой информация усваивается гораздо лучше.
Понятно – потому что информация должна восприниматься однозначно, а не всеми по-разному. Для этого ее надо постараться максимально упростить и сделать легкой для усвоения.
Есть только одна возможность проверить, удалось ли общение: отследить реакцию собеседников. Важно не то, что мы говорим, а то, что услышали люди. Вязкие, длинные рассказы с подробностями вашего проекта или вашей личной жизни вряд ли кого-то заинтересуют.
Что делать?
1. Запишите свою речь на диктофон (например, рассказ о недавней летней поездке в отпуск). Проанализируйте, как строится ваша речь. Надо опираться на существительные и глаголы; избегать длинных фраз, особенно сложноподчиненных предложений. Не употребляйте в речи деепричастия и деепричастные обороты. Старайтесь говорить короткими фразами. Задавайте себе вопросы и отвечайте на них! И очень важно понять: вступления и плавные переходы от одной темы к другой не нужны! Сообщите людям, что есть два соображения, и изложите их: вот первое, вот второе.
Любая структура (например, три новости: две плохие, одна хорошая) помогает сильно сократить сообщение.
2. Есть у меня правило: сказал – доказал. Необходимы примеры, интересные цифры и факты, истории. Без них люди не смогут понять, что именно вы хотите сказать. Ищите яркие примеры! Короткий тезис, мысль – и далее пример, и еще хорошо бы метафору, сравнение. Тогда людям будет интересно вас слушать!
3. Помните формулу «цель – аудитория – формат – момент». Следите за реакцией людей, спрашивайте их, интересно ли им вас слушать, есть ли у них время. Но если перед вами люди, зависимые от вас, то спрашивать надо прежде всего себя!
Ошибка 2.
Использовать гаджеты во время общения
В последнее время у меня возникает ощущение, что люди больны «гаджетозависимостью». Некоторые мои ученики держат смартфон в руках и то и дело смотрят на экран, даже если он был заранее выключен. А иметь дело с человеком, который предпочитает живому общению глаза в глаза непрерывный контакт со своим телефоном, очень сложно.
Понятно, что ваш телефон вас отвлекает, будоражит, притягивает. Там появляются и новости, и личные сообщения, загорается экран, булькает звук. Недавно я прочла, что современный человек смотрит на экран своего телефона не менее 150 раз за день.
Как без этого жить? В некоторых структурах ставят специальные глушители сигналов сотовых сетей. Я знаю руководителей, которые требуют, чтобы во время совещаний подчиненные выкладывали телефоны на стол, а как только потянется рука – плати штраф!
Лучший комплимент после моего тренинга – «Я ни разу не посмотрел в телефон!» Парень, который однажды подошел ко мне с этой фразой, выглядел потрясенным, он сказал, что такое с ним впервые. ВПЕРВЫЕ!
Это означает, что во время всех предыдущих тренингов он не расставался с телефоном.
И я пришла в ужас.
Просто наваждение какое-то! И как с этим быть?
Вы и сами понимаете, что электронное устройство может сильно осложнить общение с людьми, в том числе деловое, важное. Телефон в вашей руке как будто сигналит человеку: «Ты для меня не так важен, как вот эта умная штуковина. Потерпи, я только нырну глазами на секундочку…»
Люди обижаются, разговора не получается.
Надо помнить: люди очень чувствительны к проявлению вашего истинного внимания. Обычно мы предпочитаем общаться с теми, кому мы интересны! Конкурировать с телефоном или компьютером не просто сложно, но и неприятно. Контакт глазами, как мы с вами уже обсуждали, – самый важный человеческий контакт. Мы ловим взгляд тех, кого любим, а также тех, от кого зависят важные решения, связанные с нашей идеей, проектом, карьерой. Я знаю многих руководителей, которые умеют внимательно слушать, но при этом смотрят в телефон или на экран компьютера. Это неправильно! Люди всегда переживают и волнуются, им важна обратная связь в виде прямого взгляда и одобрительного кивка.
Недавно на одном из тренингов мои ученики сообщили, что на Западе боссы доверяют свои сотовые телефоны секретарше, а сами предпочитают общение вживую, глаза в глаза. Думаю, это не только по-человечески грамотнее, но и эффективнее.
