Используйте правило 70 процентов. Если кто-то способен справиться с заданием на 70 процентов по сравнению с вами, смело делегируйте его этому человеку. Мы привыкаем к своей зоне комфорта и поэтому охотно выполняем малозначимые дела, которые лучше всего удавались нам в прошлом, но в данный момент не имеют ни какого значения для достижения желаемого результата.
Сосредоточьтесь на делах категории А и не отвлекайтесь ни на что другое до их полного выполнения.
Закон трех дел
Один из самых эффективных и производительных инструментов тайм-менеджмента носит название закона трех дел. Он гласит, что всего в трех делах содержится 90 процентов всей ценности, которую вы создаете для своей компании и для себя лично. Все остальное, чем вы занимаетесь, приносит только 10 процентов пользы.
Работая со своими клиентами, я предлагаю им составить перечень всех дел (как важных, так и не очень), которыми им приходится заниматься на протяжении недели или месяца. У большинства людей получается список из 20–30 пунктов. У кого-то в нем содержится пятьдесят или даже шестьдесят дел. Когда список готов, наступает время для трех главных вопросов:
1. Если бы я мог выполнить из этого перечня лишь одно дело, которое принесет больше всего пользы компании и мне лично, то что бы я выбрал?
Ответ обычно не вызывает затруднений. Он очевиден и ясен. Вам тоже предстоит найти ответ на этот вопрос. Вы не сможете добиться максимальной производительности, если у вас не будет полной ясности относительно самого ценного и полезного дела.
Главное должно оставаться главным
Однажды я проводил учебное занятие по личному стратегическому планированию с президентом крупной компании. Ему казалось, что он совершенно точно знает, что является для него самым важным занятием, которому следует посвящать все дни напролет. Но по мере обсуждения проблемы становилось все более очевидно, что президент ошибается. Конечно, выбранное им занятие было очень важным, но его можно было поручить и другим людям, а наибольшую пользу сулило совершенно другое дело.
Это открытие изменило его карьеру и характер деятельности компании. Через двенадцать месяцев, в течение которых применялся закон трех дел, компания удвоила объемы продаж и прибыли.
2. Если бы я мог заниматься в течение дня только двумя делами, то какое бы выбрал в качестве второго?
Это уже не так легко определить. Возможно, данный вопрос придется обсудить с начальством и сослуживцами. При этом может получиться так, что у вас будет одно мнение, а у вашего босса и коллег — другое.
3. Если бы я мог заниматься в течение дня только тремя делами из своего списка, то какое бы выбрал в качестве третьего?
Опять же, если вы не чувствуете уверенности, обратитесь за советом к окружающим. Кому-то ответ будет известен еще до того, как он дослушает вопрос до конца, а у кого-то возникнут трудности. Однако вам необходимо найти ответ. Без этого велик риск, что вы будете попусту тратить свое время на дела, не имеющие существенного значения или не приносящие вообще никакой пользы.
Четыре вывода из закона трех дел
Определив свою «большую тройку», воспользуйтесь следующей простой формулой, чтобы удвоить и даже утроить свою производительность:
1. Сократите количество выполняемых заданий до минимума. Всех дел все равно не переделать. Единственный способ взять свою жизнь под контроль — отказаться от занятий, приносящих мало пользы.
2. Посвятите себя важным вещам. Ограничьтесь работой по выполнению своих трех основных дел.
3. Уделяйте максимум времени важным заданиям. Если есть возможность, посвящайте им полностью весь рабочий день.
4. Совершенствуйтесь в выполнении важных дел. Постоянная учеба и совершенствование навыков необходимы для успеха, но не во всех областях, а лишь в тех, которые представляют для вас наибольшую важность.
Вопросы для обдумывания
Один из самых лучших вопросов, помогающих эффективно распоряжаться временем, звучит так: «Какое дело оказало бы самое большое положительное влияние на мою работу при условии, что оно удалось бы мне лучше других?» На этот вопрос всегда есть ответ.
«Какое хорошо выполненное задание могло бы изменить мою жизнь к лучшему?» Как бы вы ни ответили, этому заданию необходимо посвятить максимум времени. Оно, как правило, входит в вашу «большую тройку».
Еще раз просмотрите свой перечень дел и задайте себе следующий вопрос: «Если бы мне дали возможность в течение месяца заниматься только одним делом из этого списка, то какое бы я выбрал?» Как бы вы ни ответили, пожалуй, есть смысл начать следующее утро именно с него.
Не откладывайте на завтра…
Избавление от привычки откладывать важные дела на потом — это одно из самых ценных качеств, которые вы можете в себе развить.
Этот грех свойствен всем — и лучшим работникам, и сотрудникам с самой низкой производительностью. В чем же тогда между ними разница? Дело в том, что хорошие работники стремятся как можно позже браться за работу, приносящую небольшую пользу. Определяя порядок выполнения заданий, они действуют творчески и сознательно.
Плохие же работники откладывают на потом самые важные задания, которые приносят максимум пользы компании и им самим.
Я предлагаю вам несколько испытанных способов избавления от этого недостатка.
1. В самом начале дня составьте список всех дел, которые предстоит выполнить. Этот шаг мы уже подробно рассматривали.
2. Выберите самое важное задание и составьте перечень действий, которые необходимы для его выполнения.
3. Используйте «метод колбасных ломтиков»: разбейте сложное и большое задание на мелкие этапы и выполняйте их один за другим. Это поможет вам включиться в работу и избавит от желания отложить ее на потом.
4. Как вариант можно выбрать один из этапов с твердым намерением тут же взяться за него и выполнить до конца. Зачастую это создает «эффект прорванной дамбы», после чего дальнейшая работа совершается по инерции.
5. Поощрите себя. Завершив очередной этап работы, устройте себе вознаграждение в виде чашки кофе или короткого перерыва.
6. Работайте отрезками по десять минут. Не думайте о полном завершении какой-то части работы, а старайтесь полностью выкладываться в течение десяти минут.
7. Заранее позаботьтесь о том, чтобы у вас под рукой было все необходимое для выполнения задания. Уже сам процесс подготовки позволяет легче включиться в работу.
8. Если задание масштабное, примените правило 80/20, из которого следует, что в первых 20 процентах задания содержится 80 процентов ценности всей порученной работы. Примите решение выполнить первые 20 процентов, и после этого у вас пропадет желание откладывать остаток на потом.
