Существует семь способов борьбы с помехами такого рода.
1. Используйте телефон и электронную почту только как рабочий инструмент. Если вам необходимо к ним обратиться, старайтесь сделать общение максимально коротким. Не разговаривайте на личные темы во время работы. Общение с собеседником должно быть предельно эффективным. Приучите себя к тому, что с девяти до пяти телефон и компьютер существуют только для дела. Это же касается и смартфона.
2. Классифицируйте свою электронную корреспонденцию по степени важности. Прежде чем начинать разговор по телефону, узнайте, кто вам звонит. Преодолейте естественное любопытство, просыпающееся от звонков незнакомых людей. Первым делом выясните цель беседы.
3. Отводите в своем ежедневном расписании время, когда вас нельзя ничем отвлекать. Не становитесь рабом телефонных звонков и сигналов о поступлении почты и СМС. Просто отключите их. Нет ничего такого срочного, к чему нельзя было бы вернуться в более удобное для вас время.
4. Если вы сами звоните или отправляете сообщение по электронной почте, установите строго определенное время для ответа. Скажите собеседнику, что в этот период вы сможете принять от него ответный звонок или письмо. Не раздавайте свои телефонные номера и электронные адреса кому попало. Делайте это только тогда, когда необходимо.
5. Объединяйте все свои звонки и переписку по электронной почте в «пакеты». Постарайтесь разделаться с ними за один раз. Не распределяйте их по всему расписанию дня. Попробуйте до И часов обойтись без звонков и переписки, а накопив их, посвятить им один час с 11:00 до полудня. Затем точно так же «копите» звонки и сообщения до 15:30, чтобы разделаться с ними к 16:30.
6. Планируйте звонки заранее. Рассматривайте телефонный разговор как деловую встречу. Наметьте вопросы, которые хотели бы обсудить в ходе звонка или электронной переписки.
7. Ведите записи. Разговаривая по телефону, записывайте по ходу дела все ключевые высказывания собеседника и свои. Никогда не беритесь за трубку, не имея под рукой бумагу и ручку. Чем подробнее записи, тем сильнее ваша позиция.
2. Нежданные посетители
Вторая по распространенности причина потерь времени – это посетители, которых вы не ждали (имеются в виду не только личные визиты, но и звонки). Они могут отнять у вас массу времени. Посетителями могут быть как сотрудники вашей же компании, так и люди со стороны. Они являются, когда им заблагорассудится, отрывают вас от работы, нарушают ход ваших мыслей и снижают эффективность вашей деятельности. Иногда посетители готовы до бесконечности болтать о чем угодно, только не о том, над чем вы работаете.
Необходимо держаться от таких расхитителей времени как можно дальше. Вот пять советов, которые помогут вам в этом.
1. Установите определенное время в течение дня, когда вас никто не должен беспокоить. Сконцентрируйтесь на работе и не допускайте, чтобы вас что-то отвлекало. Выключите все электронные устройства. Сделайте себе табличку «Не беспокоить». Объясните всем, что, когда она висит на двери, вас нельзя тревожить ни при каких обстоятельствах, кроме чрезвычайных происшествий.
2. Если непрошеные гости заходят к вам в кабинет, быстро встаньте, делая вид, что вам надо уходить. Демонстрируйте всем своим видом, что срочно куда-то собрались. Объясните визитеру, что у вас сегодня дефицит времени и вам еще предстоит многое сделать. Если кто-то звонит по телефону, скажите, что вам надо куда-нибудь идти и у вас нет ни минуты свободного времени. Это побудит звонящего сразу перейти к делу.
3. Научитесь прекращать дискуссии. Если беседа затянулась, вы можете сказать: «И наконец, последний вопрос, прежде чем мы разойдемся». Придумайте что угодно, чтобы закончить ненужный разговор, пожмите посетителю руку и возвращайтесь к работе.
4. Установите специальное время для посещений. Для эффективного общения согласуйте с визитером время, удобное для вас обоих. Старайтесь договариваться о встречах заранее. Сообщите коллегам, что ваши двери открыты для них только в определенное время дня.
5. Не крадите время у других. Избегайте роли незваного гостя. Если вам необходимо зайти к кому-нибудь без предупреждения, вежливо поинтересуйтесь: «Мы можем побеседовать сейчас или встретимся позже?» Лучше спросить об этом заранее. Просто удивительно, как часто люди попусту расходуют чужое время, даже не замечая этого.
Если вы хотите повысить эффективность своей работы, поинтересуйтесь у окружающих, не считают ли они вас расхитителем чужого времени. Будьте готовы выслушать откровенный ответ. Что бы они вам ни сказали, не защищайтесь и не оправдывайтесь. Молча выслушайте и поблагодарите.
3. Совещания
Третий расхититель времени – это запланированные и стихийные совещания. Они отнимают от 40 до 50 процентов времени. Такие мероприятия могут носить организованный характер, и в этом случае в них участвует несколько человек, а могут проводиться с глазу на глаз в кабинете или на ходу в коридоре.
В принципе, любая беседа с одним или несколькими людьми может считаться совещанием. Из-за некачественного планирования и слабой подготовки многие совещания крадут неоправданно большое количество времени.
Однако нельзя однозначно считать их злом. Совещания – необходимый инструмент бизнеса, служащий для обмена информацией, решения проблем и отслеживания прогресса. Вместе с тем ими необходимо умело руководить. Я предлагаю восемь способов повышения эффективности совещаний.
1. Заранее установите продолжительность совещания. Помните, что для определения общих потерь драгоценного времени длительность совещания необходимо умножить на количество присутствующих. Поэтому, помня о том, что время – деньги, надо всегда учитывать, какой будет отдача от совещания.
2. Задайте себе вопрос: «Есть ли необходимость в совещании?» Если нет, постарайтесь любыми способами отказаться от его проведения. Если присутствие какого-то сотрудника необязательно, заранее предупредите его о том, что он может не приходить.
3. Разработайте повестку дня. Если вы пришли к выводу, что без совещания не обойтись, то необходимо иметь четкое представление о его цели и порядке проведения. Составьте список вопросов, которые хотите обсудить. Рядом с каждым пунктом укажите имя человека, который должен осветить данный вопрос. Это касается и бесед с глазу на глаз с начальником, подчиненным, клиентом, поставщиком и так далее.
Вы сами удивитесь, насколько быстрее и эффективнее протекает беседа, когда вопросы для обсуждения подготовлены в письменном виде.
4. Строго установите время начала и окончания совещания. Нет ничего хуже, чем совещание, которое началось вовремя, но затягивается до бесконечности.
И еще одно правило: не ждите опаздывающих. Исходите из того, что если человек опаздывает, значит, он и не собирался приходить. Несправедливо из-за одного человека наказывать всех пришедших вовремя.
5. Сначала обсудите самые важные вопросы. При составлении повестки дня исходите из правила 80/20. Организуйте работу так, чтобы 20 процентов рассматриваемых тем приносили 80 процентов всей пользы, которой вы ждете от совещания.
