6. Подводите краткий итог рассмотрению каждого вопроса. Обобщив суть всех высказываний, огласите решение. Прежде чем переходить к следующей теме, добейтесь понимания и согласия присутствующих. Еще раз повторите, с каким решением согласились участники.
7. Назначайте ответственных за реализацию решений. Если решение принято, то кто-то должен нести персональную ответственность за соответствующие действия и сроки. Помните, что обсуждения и решения без назначения ответственных лиц и сроков – это пустые разговоры.
8. Ведите записи и рассылайте участникам протоколы совещаний. Максимальная эффективность достигается лишь тогда, когда содержание обсуждения и принятых решений записано и разослано всем по возможности в течение 24 часов. Наличие протокола совещания, проведенного неделю или месяц назад, ставит вас в более выгодную позицию по сравнению с теми, кто полагается лишь на память.
4. Авралы
Четвертый фактор потерь времени – это «тушение пожаров» в непредвиденных ситуациях. Стоит вам только углубиться в важную работу, как случается что-то неожиданное и заставляет отвлечься от основного дела на несколько минут, а иногда и часов или даже больше.
Когда возникает чрезвычайная ситуация или кризис, необходимо выполнять следующие рекомендации:
1. Прежде чем что-либо предпринимать, подумайте. Помните, что причина всех неудач – необдуманные действия. Глубоко подышите, успокойтесь и сохраняйте объективность. Не поддавайтесь соблазну моментально отреагировать на ситуацию. Вместо этого остановитесь и подумайте. Выясните, что произошло. Четко уясните проблему, прежде чем ее решать.
2. Делегируйте ответственность. Существует такое правило: старайтесь не принимать решений, если в этом нет острой необходимости. Если есть хоть какая-то возможность поручить кому-нибудь улаживание кризиса, сделайте это любой ценой. Возможно, этот человек лучше подготовлен к подобным ситуациям. А может, данный случай вообще находится вне вашей компетенции.
3. Ведите записи. В чем бы ни заключался кризис, прежде чем что-либо предпринимать, изложите его суть письменно. Это позволяет сохранить трезвость ума, спокойствие и объективность. Запишите, что произошло, и только потом начинайте действовать.
4. Соберите факты. Не ограничивайтесь предположениями. Факты являются самыми важными элементами в решении любого кризиса. Задайте себе следующие вопросы:
✓ Что произошло?
✓ Когда это произошло?
✓ Где это произошло?
✓ Как это произошло?
✓ Кто в этом участвовал?
✓ Что можно предпринять в данный момент?
Помните: факты не лгут. Чем больше фактов вы соберете, тем больше у вас появится возможностей для решения проблемы, когда придет пора действовать.
5. Выработайте тактику. Если кризис периодически повторяется, разработайте порядок действий, который должен быть достаточно простым, чтобы им мог воспользоваться кто угодно. Когда кризис случается в первый или во второй раз, для эффективной борьбы с ним от вас потребуется интеллект, опыт и энергия. Но, если проблема возвращается раз за разом и у вас нет возможности ее упредить, необходима система, позволяющая любому сотруднику отреагировать на ситуацию в ваше отсутствие.
Рассчитывайте на худшее
Проблемы и кризисы – это нормальное, естественное и неизбежное явление в жизни каждой организации.
Все выдающиеся лидеры в истории обладали одним качеством: они умели думать наперед и были способны предвидеть, что может пойти не так. Они заранее продумывали упреждающие меры. Когда что-то случалось, лидеры были к этому готовы и действовали быстро.
Задайте себе вопрос: «Что самое худшее может произойти в моем бизнесе или в личной жизни и как мне с этим справиться?»
5. Волокита
Пятый крупный расхититель времени – это привычка откладывать все на потом. Она крадет не просто время. Она крадет жизнь. Избавление от нее поможет вам полностью изменить свою жизнь.
Предлагаю семь способов, которые позволят вам покончить с этой привычкой.
1. Думайте на бумаге. Тщательно готовьтесь. Продумывайте каждое действие заранее. Разбейте предстоящую задачу на отдельные шаги.
2. Прежде чем приступать к работе, подготовьте все нужные материалы и инструменты, чтобы впоследствии не приходилось отвлекаться.
3. Сделайте первый шаг. Зачастую первые 20 процентов действий таят в себе 80 процентов успеха. Если вы сдвинулись с места, вам будет легче продолжать движение.
4. «Нарежьте» предстоящую задачу на ломтики, словно кусок салями. Иногда самый лучший способ одолеть большое задание или проект заключается в том, чтобы двигаться постепенно, делая один маленький шаг за другим.
5. Воспользуйтесь способом, который называется «швейцарский сыр». Разбейте свое рабочее время на пятиминутные отрезки, каждый из которых используется для того, чтобы «проделать очередную дырку» в общем объеме задания.
6. Чтобы преодолеть желание оттянуть начало работы, начните с мелких заданий. Это даст возможность сделать первый шаг, а затем перейти к более сложным задачам.
7. Иногда стоит поступить наоборот – начать с самого трудного. Заставьте себя взяться за ту часть задания, которая требует самых больших затрат времени и усилий. Покончив с ним, вы обнаружите, что все остальное уже значительно легче.
6. Пустые разговоры
Говоря о пустых разговорах, мы имеем в виду не только беседы с глазу на глаз, но и общение в режиме онлайн. Оно отнимает массу времени. По некоторым оценкам, до 75 процентов рабочего дня уходит на разговоры с окружающими. К сожалению, не менее половины этого времени – досужая болтовня, никак не связанная с работой. Подобное общение крадет время, предназначенное для дела.
Такие привычки могут пагубно сказаться на вашей карьере. Слишком многие люди попусту тратят не только свое, но и чужое время. Они работают ниже уровня своих возможностей, поэтому у них остается масса времени на ненужную болтовню.
Я предлагаю вам несколько идей, которыми можно воспользоваться, чтобы не попасть в ловушку расхитителей времени.
1. Для общения существует специальное время. Вы можете поговорить с коллегами за чашкой кофе, в обеденный перерыв или после работы. Если вы чувствуете, что вас втягивают в разговоры, не связанные с делом, скажите: «Извините, мне надо работать». Вежливо прервите беседу и возвращайтесь к своим делам. Нередко такие слова побуждают взяться за работу и вашего собеседника.
2. Сосредоточьтесь на результатах. Если вы заняты умственным трудом, то общение с коллегами неизбежно требует больших затрат времени. Вам приходится расходовать его на обсуждение возникающих в бизнесе проблем и поиск их решений. Однако целью всех этих разговоров должно быть получение результатов, а не разбор последнего футбольного матча или рассказы о том, как вы играли в гольф прошлым летом. Беседы и дискуссии с другими такими же работниками умственного труда должны быть сконцентрированы на деле, над которым вы работаете совместно с ними.
