Екатеринославские казаки переселились в количестве 3277 д. м. п. и были распределены по станицам следующим образом: в станице Ладожской осело 232 семьи, в Тифлисской – 181, в Казанской – 223 и в Темишбекской – 226 семей. Годных к службе оказалось 1106 человек, престарелых 586 и малолетних 1505. Четыре сотни полка были распределены каждая в особой станице, а пятая сотня в станицах Казанской и Темишбекской. При организации из них Кавказского полка в состав администрации его вошли 4 лица из старшин бывшего Екатеринославского войска, 4 из Хоперского полка и 1 из Волгского. Военная коллегия предписала генералу Шеншину выбрать из трех кандидатов одного войскового старшину и других недостающих в полку чинов. Старинные казачьи порядки, хотя и в измененном уже виде, были применены к новому казачьему полку. Инспектор Кавказской кавалерии г.-л. Шепелев рапортом 12 августа донес командующему войсками в Грузии князю Цицианову, что, согласно указу Государственной военной коллегии от 11 июня 1803 года об образовании Кавказского, по образцу Кубанского, полка, он поручил г.-м. Шеншину произвести в его присутствии выборы офицеров. Казачий обычай выбора офицеров был осуществлен под надзором генерала.
В октябре генерал Шепелев сообщил кн. Цицианову, что с 14 октября 1803 года Кавказский полк «принял свое существование», т.е. были произведены выборы офицеров, а исправлявший должность полкового командира есаул Гречишкин снабжен «общими правилами» по Кордонной линии.
Того же 14 октября особым предписанием по Кавказскому полку генерал Шепелев установил временные порядки во вновь возникшей военной части.
До утверждения полковым старшиной выбранного на эту должность, соединенную с командованием полком, есаула Гречишкина, на него были возложены обязанности полкового командира.
При пятисотенном составе полка в каждую сотню были назначены один сотник, два квартирмейстера и два хорунжих.
Каждый казак обязан был иметь одну верховую и одну вьючную лошадь, ружье, пику, пистолет и шашку или саблю. Из пятисотенного состава полка не имели вьючных лошадей 450 казаков, а 50 казаков, кроме того, и оружия. Всем им вменено было в обязанность обзавестись лошадьми и оружием.
Порохом и свинцом казаки снабжались из арсенала в гор. Георгиевске, куда и посланы были приемщики для получения зарядов.
Штаб-квартира назначена была в ст. Тифлисской.
Нормы для мелких передвижных частей полка были установлены для резерва в станице и на разъезды 40 казаков и для конвоирования 20 казаков.
Таким образом, прежде чем бывшие екатеринославские казаки успели прочно осесть и оборудовать как следует жилища и хозяйственную обстановку, они уже были вооружены для борьбы со своими соседями – черкесами.
Наконец, 14 октября 1803 года генерал Шепелев донес в Государственную военную коллегию о сформировании полка и о результатах выбора офицеров. Считая есаула Гречишкина достойным быть войсковым старшиною по тому глубокому уважению, каким он пользовался в среде казаков, Шепелев тем не менее находил невозможным назначить его полковым командиром, так как он не умел ни читать, ни писать. Точно так же квартирмейстер Макеев был вполне достойный офицер, но ему нельзя было поручить квартирмейстерских обязанностей по незнанию грамоты. Поэтому Шепелев назначил Макеева сотником, а квартирмейстером по одобрению всего полка был избран рядовой казак Антон Леденев. Шепелев вообще жаловался на отсутствие грамотных людей в среде казачьей старшины.
Очень характерные указания в этом отношении дает официальный документ – «Список Кавказского полка старшинам, пятидесятникам и казакам, удостоенным по выбору общества к производству в чиновники». В список внесены избранные уже в офицеры лица, бывшие в действительности один есаулом, один сотником, два квартирмейстерами, три хорунжими, два пятидесятниками и семь казаками. При баллотировке из 5 кандидатов, избранных есаулами, оказалось только двое грамотных, избранных в сотники – четыре грамотных и один неграмотный, и избранных в хорунжие – три грамотных и два неграмотных, а всего, следовательно, из 15 лиц, избранных в офицеры, оказалось 9 грамотных и 6 неграмотных. Замечательно, что из 10 нижних чинов, избранных в офицеры, только трое было неграмотных и семь грамотных, а из пяти лиц, уже бывших офицерами, только два грамотных и три неграмотных. Другими словами, рядовое казачество в лице своих избранников дало только 30 % неграмотных, а офицеры 60 %, вдвое более, чем нижние чины. Сам будущий командир полка был тоже неграмотный.
Указом 25 января 1804 года Военная коллегия утвердила штат Кавказского казачьего полка в 500 нижних чинов при 1 полковом командире, 5 есаулах, 5 сотниках, 5 хорунжих, 1 квартирмейстере и 1 писаре. Избранный в полковые командиры Гречишкин, как неграмотный, был назначен есаулом, а полковым командиром был утвержден, согласно представлению генерала Шепелева, войсковой старшина Волгского полка Усков. В таком виде Кавказский полк представлял точную копию Кубанского казачьего полка, существовавшего с 1794 года. Денежное жалованье, провиант и фураж кавказцы получали в том же размере, как и кубанцы.
Между тем однодворцы Змиевского и Изюмского уездов, в количестве 479 душ, исключенные из списков переселенцев, образовавших Кавказский полк, не успокоились и продолжали, в свою очередь, хлопотать о переселении на Кавказскую линию в казаки. Получивши на это разрешение, они, по примеру своих предшественников, послали также доверенных лиц на Кубань для выбора места под станицу. Харьковский губернатор 30 июля 1803 года сообщил кн. Цицианову, что по распоряжению министра внутренних дел однодворцы Змиевского и Изюмского уездов, изъявившие желание переселиться на Кавказ в числе 479 д. м. п., послали выборных для осмотра мест. Выборные эти выбрали особое место для расположения станицы близ реки Кубани и Лихачева Кута. Здесь в 1804 году была основана пятая станица, вошедшая в состав Кавказского полка, – Воронежская. Для перехода на Кубань записалось 311 однодворцев Змиевского уезда из селений Шебилинки, Лозовенки, Верхнего и Нижнего Бишкина, Охогей, Верхней Береки и Алексеевской и 108 душ Изюмского уезда из селений Веревкиной, Протопоповки, Волобуевки и Чепелинки. В действительности же на место переселения в мае 1804 года пришло только 378 д. м. пола, которые вместе с ранее пришедшими на Кубань 3277 душами составили 3655 д. муж. п. Воронежцы составили пятую сотню Кавказского полка.
Но это увеличение Кавказского полка навело Военную коллегию на мысль об образовании не одного, а двух пятисотенных полков из казаков бывшего Екатеринославского войска. Мнение коллегии по этому вопросу было сообщено 13 октября 1804 года кн. Цицианову. Последний в свою очередь предложил высказаться по этому вопросу инспектору кавалерии по Кавказской инспекции г.-л. Глазенапу, как близко стоявшему к переселенцам лицу. Глазенап, при наличности даже 3655 д. м. п. в Кавказском полку, не нашел все-таки возможным учредить два казачьих полка по чисто экономическим соображениям. Переселенцы в это время еще не устроились и не обзавелись как следует хозяйством, терпя крайнюю нужду во всем на новых и к тому же неспокойных местах. Практичнее было бы, по мнению Глазенапа, причислить к Кавказскому полку станицу Усть-Лабинскую, как входившую в него территориально, а взамен ее включить в Кубанский полк станицу Темишбекскую, связанную также территориально с этим полком. Тогда образовалось бы два обособленных полка и по каждому полку можно было бы увеличить строевой пятисотенный состав еще на 150 казаков.
