• Прежде чем приступите к организации мероприятия, составьте список расходов: сколько вам придется потратить на страховку, оборудование, гонорары докладчикам, аренду помещения и так далее.
• Не забудьте о налогах. Они могут весьма значительно сказаться на вашем бюджете.
• Планируя будущие расходы, учитывайте инфляцию.
• Убедитесь, что в приглашении указана вся необходимая информация. Одна компания, организующая конференцию, забыла указать в приглашении время ее начала, и была вынуждена потратить еще три недели на то, чтобы обзвонить всех приглашенных.
Как успешно провести само мероприятие
• Подготовьте все необходимое на случай непредвиденных ситуаций, в том числе запасные маркеры, степлер, ручки, чистые аудиокассеты, дополнительные экземпляры тезисов докладов и так далее.
• Пусть в вашем офисе присутствует кто-нибудь на протяжении всей конференции, чтобы люди могли позвонить туда в любой момент и получить ответы на возникшие вопросы.
• Храните письма с приглашениями в отдельных конвертах. Не разбрасывайте их на своем столе, это выглядит неопрятно. Кроме того, гости будут отвлекаться на то, чтобы постараться разглядеть, кто еще приглашен на конференцию.
• Организуйте приход гостей так, чтобы они заходили в переднюю дверь. Люди почему-то всегда заходят в заднюю дверь, а опоздавшие затем на цыпочках крадутся вперед через весь зал.
• Во время конференции люди обычно заказывают напитки и закуски. Чтобы это не подкосило ваш бюджет, договоритесь с администрацией гостиницы, чтобы она принимала заказы только от одного, назначенного вами человека.
• Всегда следуйте намеченному плану мероприятия. Это одно из главных правил проведения любой конференции или выставки.
• В течение всего года обращайте внимание на то, какие места показались вам подходящими для проведения конференций и почему. Запомните их.
Глава девятая
Обустройство своего рабочего места и командировки
«Сначала думай, а только потом действуй».
«Офисные ангелы»
[1]
• Приберитесь на своем рабочем месте.
• Будьте последовательны в своем стремлении к чистоте. Убравшись однажды, поддерживайте чистоту постоянно.
• Будьте аккуратны, даже если вы находитесь в пути. Усвойте привычку умываться и убираться в дороге.
• Следите за тем, чтобы на вашем рабочем столе не находилось никаких бумаг, кроме тех, над которыми вы в данный момент работаете.
• Следите за порядком в своей директории на компьютере.
• Ваш письменный стол должен быть удобным для работы.
Итак, приступим к уборке. Вы знали, что вам рано иди поздно придется взяться за нее, и вы знаете, что в ваших же интересах ее провести. Вы похожи на Гомера Симпсона из мультфильма, когда, окруженные мусором, заявляете: «Ну и что, что мой стол превратился в свалку, зато я легко могу найти на нем все что угодно» или «У меня нет времени на уборку». В обоих случаях мне за вас просто стыдно. Если на вашем столе беспорядок, ваше присутствие меня оскорбляет. Все в офисе должно доставлять эстетическое наслаждение и радовать глаз. Вид неубранного стола может на целые недели отбить всякое желание работать.
Вот по каким причинам вам нужно следить за порядком:
1. У вас больше свободного места.
2. Вы работаете лучше и быстрее, потому вашей работе не мешает старый хлам.
3. Вы лучше выглядите.
4. Окружающие вас люди думают, что вы работаете так же хорошо, как выглядит ваш рабочий стол.
5. От вас не исходит неприятного запаха.
6. Вы чувствуете себя свежим и бодрым.
Уборки, как принятия горького лекарства, нельзя избежать. Она лечит душу. Она превращает вас из неуверенного в себе неудачника в маленький самолет-истребитель.
Вам потребуется:
• По меньшей мере один или два пакета для мусора.
• Как минимум один час.
• Тряпка для вытирания пыли.
• Несколько пустых папок.
• Несколько обложек для журналов.
• Решимость и терпение.
• Последующее вознаграждение.
Не ждите, когда вас посетит нужное настроение, возьмитесь за дело прямо сейчас
Соответствующее настроение, конечно, очень важный фактор успеха в деле уборки, однако его отсутствие вовсе не позволяет вам вообще отказываться от его выполнения. Уборка — занятие не для малодушных. Она требует решительности, особенно в том, что касается выкидывания мусора. Вы должны научиться быть жестоким. Здесь нет места жалости: мусор есть мусор. (Вот совет для тех, кто беспокоится, как бы не выбросить то, что еще может пригодиться: отложите вещи, которые вы предназначили к выкидыванию, и храните их в течение одного месяца. Если за это время вы ни разу не хватитесь этих вещей, смело относите их на помойку.)
Не бойтесь разъяриться
Будет просто замечательно, если вы сумеете разозлиться на мусор. Возненавидьте его за то, что он превращает в хаос вашу жизнь, которая без него могла бы стать ясной и организованной. Прокляните его за то, что он лежит здесь, насмехаясь над вами. Он издевается и смеется. Он не имеет к вам ни малейшего уважения. Вы должны преподать ему урок. Он заслуживает кары. (Я открыла для себя, что в таких ситуациях бывает очень полезно вести внутренний диалог на языке гангстеров и бандитов. Если вы не знаете этого языка, посмотрите фильм «Карты, деньги, два ствола». Главное чтобы он не прорвался наружу. Если вы обратитесь на нем к своему начальнику, то лишь спровоцируете бесполезный конфликт.)
Большая уборка
Она должна послужить основой всех последующих «прибираний». Это совсем не та уборка, которую вы проводите в конце каждого рабочего дня, когда сваливаете весь свой мусор в ящик стола, чтобы наутро снова достать его оттуда. Большая уборка призвана совершить главное: положить конец хаосу и разумно организовать вашу жизнь.
Чтобы провести большую уборку, вам придется встать рано утром потому, что ее лучше всего совершать тогда, когда вы находитесь в одиночестве и никто не может вам помешать. Это важно по двум причинам:
1. Ничто вас не отвлекает. Вы ведь не можете одновременно убираться и работать за одним и тем же столом.
2. Не страдает ваш имидж. Люди не должны видеть, как вы работаете над собой. Ведь главное правило здесь таково: другие не должны догадываться, каким образом вам это удается. Не позволяйте им стать свидетелями того, как вы вытаскиваете свои омерзительные старые штаны из-за батареи.
Начните с простого
