В некоторых обстоятельствах могут назначаться нереальные сроки выполнения задач, пересмотр которых не может являться предметом обсуждений. Они могут являться результатом требований иностранных компаний, регулирующих органов или клиентуры. Если такое произойдет, единственное правильное решение в этом случае будет заключаться в пересмотре других требований к вашему рабочему времени с тем, чтобы высвободить достаточный промежуток времени для соблюдения вышеупомянутого конечного срока. Еще раз хочу повториться, это следует сделать как можно раньше, чтобы у вас оставалось достаточно времени для внесений изменений.
Перед началом работы следует убедиться, насколько вам доподлинно ясно, что от вас требуется, какие ресурсы находятся в вашем распоряжении и к какой дополнительной поддержке вы можете прибегнуть в случае необходимости. Несоблюдение этих требований является основной причиной нарушения конечных сроков выполнения задач.
Планирование с целью соблюдения конечных сроков
Итак, предположим, что вы согласились с установленным конечным сроком реализации задачи. Теперь вам следует спланировать выполнение этой работы. Разделите всё задание или проект на серии этапов, которые приведут вас к успешному выполнению всего задания, и попытайтесь определить, какое количество времени уйдет на выполнение каждого этапа. Рассчитайте количество рабочих дней, необходимое для выполнения всего задания, начиная с даты его получения и заканчивая датой его полного завершения. Затем определите, что вам следует делать каждую неделю (или каждый день, если вы имеете дело с близким конечным сроком) с тем, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Оставьте для себя резерв времени, достаточный для решения внезапно возникающих задач и неожиданных отсрочек. Кроме того, проверьте, учли ли вы при оценке времени, необходимого для выполнения каждого этапа поставленной задачи, что у вас, помимо вышеупомянутого поручения, имеются и другие обязательства, законно претендующие на ваше время.
Работая над претворением в жизнь проекта, используйте конечные точки для отметки каждого выполненного этапа. Они будут служить вам своего рода вехами, с помощью которых вы сможете следить за своим продвижением вперед и иметь постоянное представление о том, в правильном ли направлении вы движетесь. Кроме того, они являются прекрасным инструментом, поддерживающим вашу мотивацию. Если на каком-то этапе вы поймете, что движетесь быстрее графика, постарайтесь не расслабляться и не снижайте темпа. Используйте выигранное таким образом время, чтобы обеспечить некоторую дополнительную гибкость на конечном этапе выполнения проекта. Конечные элементы проекта зачастую незаслуженно недооцениваются.
Невозможность приступить к работе
Несовершенное планирование часто сопровождается именно этим недостатком. Причины такого положения могут заключаться в вашей неуверенности в том, обладаете ли вы всем объемом необходимой информации, чтобы приступить к осуществлению поставленной задачи, или же в том, что конечная дата решения задачи кажется вам необозримо далекой. Здесь надо действовать следующим образом. Постарайтесь убедить себя в том, что у вас больше, чем достаточно времени для выполнения стоящей перед вами задачи, и сделайте все возможное, чтобы приступить к ее реализации как можно скорее. Зачастую люди задерживаются со стартом из-за неуверенности в своих способностях довести начатое дело до конца или же из-за того, что не знают, как к нему подступиться. Если вас мучают именно эти сомнения, отбросьте их в сторону и принимайтесь за дело с любой точки, которая, как вам кажется, является наиболее прямым путем к выполнению вышеупомянутой задачи. Импульс, который вы при этом почувствуете, обычно перевешивает все недостатки, проистекающие из трудностей, возникающих вследствие задержек на том или ином этапе выполнения проекта.
Избегайте зависимости от ошибок других
Часто завершение проекта или задания зависит не только от вас, и в этом случае, если вы хотите соблюсти конечные сроки выполнения той или иной задачи, Вам придется полагаться на информацию, получаемую от других лиц. Еще раз хочу напомнить, что высококачественное планирование является ключевым моментом, обеспечивающим уверенность в том, что другие лица не смогут создать вам проблем на пути выполнения постав ленных перед вами задач. Постарайтесь осознать, что у других лиц есть свои собственные приоритеты, которые, что вполне вероятно, не совпадают с Вашими. Не уставайте повторять им, что именно и к какому сроку вы от них хотите. В данном случае не следует пренебрегать тактикой зазоров, ставя перед ними более ранние конечные сроки, чем это необходимо в действительности для того, чтобы их небрежность или халатность не сказались на конечном итоге выполнения вами поставленных задач. Ваши требования к ним должны быть четкими и ясными, чтобы исключить какие бы то ни было разночтения.
Чрезмерно не гонитесь за совершенством
Стремление к совершенству во всем является еще одним недостатком, говорящим о неуверенности в своих силах. Оно может быть вызвано неадекватным объемом проведенных предварительных исследований и собранной информации по выполнению поставленной задачи, что может привести к тому, что лицо, перед которым поставлена задача, увязнет в излишней или второстепенной информации и за деревьями не увидит леса. Здесь также прослеживается другая тенденция, суть которой заключается в нежелании расставаться с любимым вами проектом, который вы продолжаете неустанно шлифовать в попытках добиться полного совершенства. Вам следует избегать обеих этих тенденций. Будьте при этом внимательны и постарайтесь определить тот момент, когда прилагаемые усилия уже не дают адекватной отдачи.
ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
· С какими трудновыполнимыми конечными сроками решения задач я сталкивался в последнее время?
· Какие причины вызывали затруднения при решении этих задач?
· Что мне делать, чтобы достойно встретить эти проблемы в будущем?
Управление временем и проекты
В данной главе я уже несколько раз применял термин «проект», и поэтому считаю необходимым потратить несколько минут на рассмотрение тех особенных требований, которые должны быть учтены в проекте, если вы хотите, чтобы он соответствовал вашему отношению к времени. В контексте этой главы мы будем рассматривать термин «проект» как любое предприятие, ведущее к осязаемому результату, для обеспечения которого требует CJJ завершение целого ряда компонентов задачи за определенный период времени. К проектам могут относиться задания, выполняемые исключительно вами без посторонней помощи, или же задания, для исполнения которых требуется сотрудничество с другими лицами.
Одна из основных трудностей по выполнению проекта совместно с управлением временем заключается в том, что проект должен осуществляться одновременно с другими видами работ. Возвращаясь к вопросу классификации работ по важности и срочности, которую мы ранее использовали в данной главе, хочу сказать, что работы сектора В, являющиеся важными, но не срочными, могут быть отложены, а вместо них можно приступить к выполнению более срочных работ, которые, не являясь важными, тем не менее, требуют первоочередного выполнения с тем, чтобы можно было продолжать движение вперед. Таким образом, можно сказать, что внимательное отношение к планированию и контролю выполнения проектов является жизненно важным элементом достижения успеха.
