2. У меня возникают трудности, связанные с вычленением приоритетных направлений деятельности из всего объема задач, стоящих передо мной.
3. Мне кажется, что мой рабочий день проходит очень неэффективно, и мне не удается достичь желаемого результата.
4. Мне не удается добиться правильного планирования рабочего времени.
5. Мой рабочий день заканчивается с большим числом задач в списке «что надо сделать», чем он начинался.
6. Мне трудно оценить, сколько времени займет выполнение тех или иных задач.
7. Установленные мною самим предельные сроки выполнения тех или иных задач постепенно затягиваются.
8. У меня нет уверенности, что я эффективно использую то время, когда нахожусь на подъеме.
9. Я берусь за выполнение то одной, то другой рутинной задачи и, тем самым, отвлекаюсь от решения более сложных задач, стоящих передо мной.
10. Я заметил в себе тенденцию откладывать на потом решение тех задач, которые по той или иной причине мне не нравятся.
11. Стоящим передо мной тривиальным задачам я придаю большую значимость, чем они того заслуживают.
12. При решении сложных задач или выполнении проектов мне трудно определить то, с чего начать.
13. Мне хотелось бы иметь более четкий системный подход в области принятия решений.
14. Объем предстоящих канцелярских работ создает для меня проблему.
15. При первом взгляде на объем канцелярской работы у меня часто не возникает желания браться за нее.
16. Мне очень часто не удается решить, что делать с полученными документами.
17. Мне хотелось бы усваивать содержание документов с большей скоростью, чем я это делаю.
18. Из того, что я прочитываю, многое сразу забывается.
19. Я часто ловлю себя на мысли, что посещаю слишком большое число непродуктивных совещаний.
20. Я не уверен, достаточное ли количество поручений я даю своим подчиненным.
21. Коллеги «бомбардируют» меня информацией, которая мне не нужна.
22. Помехи в работе вызывают у меня сильное чувство досады.
23. Я слишком часто принимаюсь за ту работу, от которой должен был бы отказаться.
24. Мой офис расположен не слишком удачно для постановки качественной организационной работы.
25. В моем офисе кипы бумаг; рабочий стол находится в полном беспорядке; секретер и ящики стола забиты до отказа.
26. Я много времени провожу в поисках тех или иных вещей.
27. Мои компьютерные файлы находятся в полном беспорядке.
28. Я беспокоюсь, что в недостаточной мере использую какую-либо современную технологию для организации работы.
29. Я использую Интернет не так эффективно, как хотелось бы.
30. Мне хотелось бы быть более организованным, находясь вне офиса.
Данная книга предназначена не для какой-то конкретной профессиональной группы или представителей менеджмента. Напряжение, существующее на современных рабочих местах, достаточно универсально, а поэтому шаги, предпринимаемые для повышения степени личной организованности, представляются нам практически одинаковыми, независимо от занимаемого вами положения в организации, на которую вы работаете. Конечно же, здесь будут наблюдаться различия в объеме поддержки, на которую вы можете рассчитывать со стороны руководства, а также в количестве персонала, находящегося в вашем распоряжении. Однако независимо от того, являетесь ли вы всего лишь кандидатом на определенную должность или честолюбцем, стремящимся к карьере, недавно назначенным супервизором или доказавшим свою состоятельность менеджером; работаете ли вы в частном или государственном предприятии, или вы работаете исключительно на себя, в любом случае эта книга — для вас. Разделы, которые посвящены различным аспектам новых технологий, предполагают, что большинство читателей хотя бы ограниченно, отрывочно знакомо с компьютерной техникой. Там же, где речь идет о специальной технике, я использовал в качестве примеров наиболее популярные, на момент написания работы, приложения. В особенности, это касается таких операционных систем, как: «Windows 95/98», «Microsoft Internet Explorer» и программного обеспечения электронной почты «Outlook Express». Пользователям других приложений и операционных систем, возможно, предстоит просмотреть литературу по программному обеспечению или соответствующий файл справочника.
1. ЗНАТЬ, К ЧЕМУ ВЫ СТРЕМИТЕСЬ
Когда вы каждый день подвергаетесь «бомбардировке» многообразными задачами и проблемами других людей, когда вы досадуете на нарушения и беспорядки, от которых у вас, буквально, глаза лезут из орбит, вам следует научиться держать правильный курс. Это не сложно. Надо только понять, как вычленять главное из второстепенного. Первый шаг на пути к самоорганизации происходит не в папке входящих документов, картотеке или на вашем компьютере, он происходит в вашей голове. Если вы хотите взять в свои руки управление вашей профессиональной деятельностью и начать какие-то изменения, то сначала вам следует убедиться в том, достаточно ли четко вы представляете себе свою роль в трудовом процессе и его основные цели.
Четкое понимание своей роли
В быстроизменяющейся производственной среде это может оказаться не таким уж простым делом. По всей вероятности, у вас имеется должностная инструкция, которую сразу же по получении теперешней должности вы куда-то засунули и благополучно забыли. Просматривали ли вы ее в последнее время, и, если да, дала ли она вам хоть что-нибудь? К сожалению, должностные инструкции зачастую написаны очень туман но, кроме того, для них характерна тенденция к быстрой потере актуальности в связи с изменением профессиональных ролей в соответствии с новыми потребностями организации.
Если у вас такой инструкции нет или же она бесполезна, можете ли вы, по возможности коротко, обобщить, в чем заключается ваша работа, то есть ваша основная функция в организации, на которую вы работаете? Имеется ли у вас тот набор основных целей, которым определяется направление вашей деятельности и измеряется интенсивность вашего труда? В идеальном случае такие цели должны быть твердо прописаны в уставе вашей организации. Эффективной организацией будет та, которая ставит перед своим персоналом ясные корпоративные цели и спускает их сверху донизу, начиная от ведомственных планов и кончая индивидуальными целями, согласованными вами с вашим начальником. Этот идеал иллюзорен. Но если вы сможете ответить на нижеследующие вопросы, у вас есть все шансы для приличного старта в деле самоорганизации:
· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами организацией, на которую вы работаете?
· Согласуются ли они логически с целями того подразделения организации, в котором работаете вы?
· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами вашим начальником?
