· вашей активности при поддержании контактов и развитию новых направлений.
Планирование вашего времени
В соответствии с тем, что уже было сказано ранее об охвате всей картины в целом и по отдельным деталям, вам следует осуществлять планирование в различных временных рамках. Относительная важность долгосрочного и краткосрочного планирования будет различаться в зависимости от природы вашей работы. Возможно, вам подойдет планирование времени по следующим трем направлениям. Первым и наиболее общим направлением может стать всеобъемлющий обзор ближайшего трехмесячного периода с учетом основных видов деятельности, направленных на развитие. Вторым направлением является еженедельный обзор, цель которого заключается в определении степени вашей готовности и необходимой подготовки для решения задач с истекающим сроком исполнения. Третье направление представляет собой детальное ежедневное планирование, обеспечивающее достижение баланса между важными и срочными вопросами и задачами, решение которых вносит свой вклад в достижение долгосрочных целей.
На первый взгляд, все перечисленное кажется очень сложным, но на самом деле это необязательно так. Детализированные цели как бы входят в состав общих, по типу русской матрешки. Если планирование времени на данном этапе не является вашей сильной чертой, вы можете начать с регулярного ежедневного планирования, но примерно в течение недели вы должны стремиться охватить все три направления планирования времени.
Планирование вашего дня
Планирование своего дня надо проводить в конце предыдущего рабочего дня, а не с утра текущего. Когда это войдет в привычку, вы будете тратить на подготовку плана на следующий день всего несколько минут перед уходом домой после работы. Работа по подготовке плана осуществляется в то время, пока ваш мозг все еще находится в рабочем режиме, и, таким образом, на следующее утро вы избавлены от всякой нерешительности и пустой траты времени при подготовке к работе. Вы точно знаете, к чему стремитесь, и поэтому способны с ходу взяться за дело. Избегайте искушений и не будьте сверхамбициозным в деле постановки задач с точки зрения их количества; не перегружайте свой рабочий день, оставьте место для маневра — решения внезапно возникающих задач. Возможно, вам покажется удобным распределять приоритеты между задачами категорий А, В, С следующим образом: А — «обязательно должна быть выполнена сегодня»; В — «должна быть выполнена сегодня»; С — «было бы неплохо выполнить, если позволит время». Вычеркивая завершенные задачи из вашего списка, вы получаете глубокое моральное удовлетворение и возможность постоянно быть в курсе всех дел; но при этом постарайтесь избежать искушения и не включайте в свой список слишком много легких задач только потому, что они просты (имеются в виду незначительные задачи, которые можно вообще безболезненно вычеркнуть из списка).
Планирование вашей недели
Как и в случае с ежедневным планированием, планирование на неделю должно осуществляться в конце предыдущей недели. Здесь вам уже не нужно расписывать все очень скрупулезно, как в случае с ежедневным планированием, но все же стремитесь установить общий баланс вашей недели и обеспечить все условия, чтобы не быть застигнутым врасплох. Вы будете думать о том, какую информацию вам следует запросить в понедельник, чтобы она была в наличии для решения задачи, завершение которой запланировано на пятницу; что вам следует сделать во вторник, чтобы быть готовым к совещанию, запланированному на среду; какой объем задач должны выполнять ежедневно, чтобы успешно продвигать вперед основную долгосрочную инициативу.
Регулярное планирование на предстоящую рабочую неделю вечером по пятницам — это, кроме всего прочего прекрасная возможность подвести итоги вашей работы и объективно оценить ваши достижения за минувшую неделю. Не поддавайтесь чувству разочарования по поводу задач, которые вам не удалось завершить. Редко удается достичь всего, что вы намечаете. Тогда пересмотрите ваши планы и продолжайте движение вперед.
Обзор следующих трех месяцев
Данный уровень также отличается от уровня недельного планирования. Здесь речь идет об основных временных рамках, которые следует устанавливать для планирования проектов и задач развития. Цель данного уровня заключается в предотвращении нестыковок между сроками завершения различных заданий и в том, чтобы временные рамки, отводимые для решения основных задач, были реалистичны. Вам, вероятно, предстоит заниматься такого рода деятельностью вкупе с планированием определенных проектов. Более подробно мы рассмотрим планирование проектов в конце данной главы.
Ведение учета вашего времени
Ведение учета времени подразумевает нахождение в курсе запланированной деятельности: организации работы так, чтобы вас всегда заранее предупреждали об окончании сроков той или иной деятельности; контроль продвижения вперед к достижению поставленных вами Целей. Ключ к правильному учету времени лежит в простоте такого учета. По мере возможности, избегайте записывать информацию в разных местах. Использование настольного календаря в офисе и карманного календаря на собраниях или в дороге ведет к потере невыявленных возможностей. Если все же для вас существенно иметь информацию в различных формах, обеспечьте наличие главного носителя информации. Во избежание упущений и для минимизации усилий, потраченных впустую, ограничьте объем информации, перемещаемой вручную, насколько это возможно.
Инструменты планирования и ведения учета
Инструменты, которыми вы можете воспользоваться для облегчения своей деятельности, могут охватывать широкий диапазон оргтехники, начиная от чистого листа бумаги и заканчивая портативным компьютером. Здесь не стоит гнаться за модой. Делайте свой выбор в соответствии с вашим индивидуальным стилем и учетом природы вашей деятельности. Следует осознать, что неправильно используемый инструмент скорее снижает, чем увеличивает эффективность вашей деятельности.
Списки «что надо сделать?»
Несмотря на технологический прорыв, произошедший за последние годы в управлении персональной информацией, простой список «что надо сделать?», выполненный на обычном листе бумаги, все еще является наиболее распространенным инструментом в данной области. Основная проблема, конечно, заключается в том, каким образом этот список был составлен? Естественно, ценность его невелика, если он включает в себя вопросы, которые неожиданно всплывают в вашей голове каждое утро. Некоторые программы управления содержат основной список, включающий весь объем задач, которые предстоит осуществить. С помощью данного списка вы можете вычленить проблемы, требующие немедленного решения, или проблемы, которые можно решить в течение недели. Список «что надо сделать?» должен быть тесно увязан с расписанием ваших совещаний и условленных встреч. Если с помощью списка ежедневно решаемых задач вам не удается вести учет других задач, составляющих часть вашего рабочего дня, значит, составленный вами список разработан недостаточно четко и его воплощение в жизнь не приведет к достижению поставленных целей.
