2. Включение в план больших камней. После пересмотра ролей и целей проанализируйте перечень главных задач, а затем задайте вопрос, касающийся больших камней:
Какие одно-два важнейших дела я могу выполнить в данной роли на этой неделе?
По мере того как вы тщательно обдумываете каждую свою роль и задаете этот вопрос, ответы приходят сами. Одни из них очевидны, как в случае с крупным проектом, срок которого наступает на этой неделе. Другие требуют большей проницательности, например, когда нужно понять, что делать в сфере ключевых взаимоотношений или какая подготовительная работа необходима для повышения результативности крупного совещания, запланированного на более поздний срок.
В мозге отражаются все события нашей жизни. Однако если вы не удосужитесь разобраться с более тонкими связями и чувствами, соединяющими вас с ними, то легко можете упустить наиболее важные объекты для инвестирования времени и внимания на предстоящей неделе.
Прежде всего заметим, что эти тонкие аспекты могут просто не попасть в перечень главных задач. Обычно они не настолько сильны, чтобы пробиться сквозь шум и дела в рабочее время. Обдумывание ролей и целей из квадрата 2 в спокойной обстановке позволяет намного лучше понять, на чем сконцентрировать время, внимание и энергию для получения максимальной отдачи. Когда есть такое понимание и ясно, что нужно делать, можно включить это дело в перечень главных задач.
Определившись с важнейшими задачами на неделю, включите эти большие камни в свой календарный план!
Реальное включение в план намного действеннее внесения дела в общий список задач на день. Такой список часто превращается в перечень пожеланий, которые практически без изменений переносятся с одного дня на другой.
Закрепление за делом конкретного времени и места создает обязательство более высокого уровня и значительно увеличивает вероятность его выполнения. Так происходит потому, что конкретность заставляет мозг действовать, когда приходит время. Это также помогает защититься от отвлекающих дел из квадрата 3, которые возникают, когда ваш график кажется свободным и к вам то и дело кто-нибудь врывается с вопросами.
При планировании дел на неделю прибегайте к общему списку задач на день только в крайнем случае, если действительно нет ясности, когда необходимо выполнить дело и нужно ли оно вообще. Если вы хотите сделать что-то, практически всегда лучше назначить конкретное место и время в течение дня.
Наконец, когда речь идет о больших камнях, выберите одно-два важнейших дела для каждой роли. С бóльшим вам не справиться, поэтому установите планку достаточно высоко и выбирайте то, что действительно имеет значение. Это повышает вероятность исполнения в условиях напряженной рабочей недели.
3. Организация остальных дел. После распределения больших камней можно включить в план другие важные задачи, пусть даже гальку, которые не являются критическими, но требуют выполнения, например стирка белья.
Эти три этапа еженедельного планирования дел из квадрата 2 позволят сделать вашу неделю результативной.
Вот как может выглядеть типичная неделя Кивы, наполненная мелкими камешками.
Если бы Кива занималась планированием дел из квадрата 2, то ее расписание на неделю могло бы выглядеть так:
Планирование дел из квадрата 2 на день
Хорошо известно, что жизнь редко, если вообще когда-либо, идет по плану. Недельный план требует ежедневной корректировки, поскольку на вас непрерывно сыпется галька, возникают кризисы квадрата 1 и даже меняются приоритеты квадрата 2. Необходимо осознанно и целенаправленно корректировать планы на каждый день, чтобы так или иначе выполнять приоритетные задачи.
Чтобы спланировать предстоящий день, найдите тихое место и уделите как минимум 10 минут анализу прошедшего дня, кроме того, выполните следующее:
1. Завершение дня. Пробегитесь по задачам и встречам, которые стояли в плане завершившегося дня. Все ли выполнено? Если нет, то перенесите невыполненные дела на другое время в календарном плане, вычеркните их, если они потеряли актуальность, или оставьте в перечне главных задач, изменив дату или другие детали. Идея заключается в ежедневном самоотчете, который позволяет фокусироваться на самом важном и не забывать о перенесенных делах и сроках.
Вы также можете делать то, что мы называем золотодобычей. В течение дня вам наверняка попадается ценная информация, возникают новые задачи, приходят идеи. Золотодобыча предполагает сохранение этой информации в определенном месте для последующего использования. (Более подробно об этом рассказывается в главе, посвященной правилу 4.) В идеале все должно происходить в процессе работы, но если вы этого не сделали, то теперь самое время заняться этим.
2. Идентификация нескольких «первоочередных задач». Спросите себя: «Какие первоочередные задачи мне нужно выполнить на следующий день?» Первоочередная задача – это нечто настолько важное, что обязательно должно быть сделано в течение дня. Обычно это большие камни, однако у вас может возникнуть потребность в выполнении какого-либо дела из квадрата 1.
3. Организация остальных дел. Организуйте все, что связано с первоочередными задачами.
Эти три пункта можно выполнить в конце дня или на следующее утро.
Одни делают это в конце дня, считая, что тогда можно без забот отдыхать вечером. Появляется уверенность, что все учтено и находится на своем месте. Отсутствие незаконченных дел и нерешенных вопросов позволяет спокойно спать ночью.
Другие считают, что лучше заниматься ими на следующее утро, поскольку в конце дня голова не такая ясная, как утром после хорошего сна.
Есть и такие, которые разбивают эти пункты – выполняют пункт 1 (завершение дня) вечером, а пункты 2 и 3 оставляют на утро, когда во время размышлений чаще приходит понимание того, что наиболее важно.
Какой бы подход вы ни выбрали, главное, чтобы у вас была возможность осмыслить задачи из квадрата 2 до начала нового дня. Иначе поток мелких камешков поглотит вас и останется лишь надеяться на то, что вам удастся вынырнуть и выполнить несколько более важных дел. Для достижения высокой эффективности такой подход не годится.
Планирование дел из квадрата 2: Размышления под душем
Когда к вам приходят самые удачные идеи? Рано утром? После хорошего сна? В душе? Случались ли у вас моменты, когда цели и приоритеты становились предельно ясными и все вставало на свои места? Скорее всего, вы не раз переживали подобные мгновения, но они быстро тонули в повседневной суете.
