Этап 3: просмотрите оставшиеся письма и сделайте с каждым одно из следующего:
• Удалите.
• Создайте правило обработки таких писем в будущем.
• Разложите письмо на составляющие (события, задачи, контакты, заметки) для работы впоследствии, а потом удалите его!
• Сразу же ответьте на письмо, если это требует не более минуты.
Обработка 200 сообщений не должна отнять слишком много времени, поскольку вы просто определяете, куда поместить каждое из них. Вы не тратите время на принятие ответных действий по ним, если это занимает более одной минуты. Таким образом, в три приема вы освобождаете почтовый ящик и устанавливаете базовые правила поддержания порядка в нем.
Если по какой-либо причине вам понадобится письмо из папки «Очистка», то его всегда можно найти там. (Это вы уже делали!) Скорее всего, такие поиски не будут слишком частыми, и с очищенным почтовым ящиком у вас начнется новая жизнь!
Чтобы не терять контроль над ситуацией, следует выделить постоянное время для работы с почтой и вводить новые правила для сообщений при необходимости. Очень скоро вы получите прекрасно функционирующий, достойный мастера почтовый ящик.
Манифест квадрата 2 для почты: Создание стандартов
Самое лучшее, что можно сделать для победы в битве с электронной почтой в организации, это создать общие стандарты для электронных писем и других форм коммуникации. Если вы босс, то у вас есть все возможности для этого. В остальных случаях действуйте в своем круге влияния и измените характер входящей информации в масштабах команды или даже всей организации.
Например, замечали ли вы в своей компании манию «отвечать на все»? Похоже, что эта бездумная реакция охватила весь мир. Ну а копии чужих писем? Не кажется ли вам, что ваше имя включено буквально во все списки рассылки? А как насчет благодарственных писем? Как часто к вам приходят благодарственные и другие этикетные письма? Ниже приведен пример манифеста квадрата 2, который можно использовать (как есть или с изменениями) для выработки стандартов коммуникации в вашей организации.
НАШ МАНИФЕСТ КВАДРАТА 2 ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Устанавливая следующие стандарты, мы помогаем друг другу оставаться в квадрате 2, целенаправленно избегать дел из квадратов 3 и 4 и излишних дел из квадрата 1. Мы обязуемся:
• Отправлять только необходимые электронные письма. Спрашивать себя, не навязываем ли мы адресатам дела из квадратов 3, 4 и 1.
• По возможности ставить в теме письма обозначение К1 или К2, чтобы помочь в определении приоритетности сообщения.
• Щелкать по кнопке «Ответить всем», только когда это действительно необходимо.
• Поддерживать актуальность списков рассылки.
• Указывать в копии только тех, кому дубликат действительно необходим.
• Ясно обозначать цель письма в строке темы.
• Писать письма как можно лаконичнее, чтобы облегчить ответ.
• Звонить для обсуждения вопроса после обмена двумя или тремя сообщениями.
• Проявлять здравый смысл при определении важности вопроса и ставить флажок «очень важно» или «высокий приоритет», когда это действительно необходимо.
• Установить ожидаемое время получения ответа. Не дергать адресата через 15 минут после отправки письма, чтобы выяснить, получил ли он его. Это деятельность из квадрата 3.
Настоящий манифест ориентирован на электронную почту, однако существует множество других форм коммуникации (например, СМС или чаты), где полезно установить границы или базовые правила. Вы можете добавить их в манифест своей организации.
Эти идеи применимы и к взаимодействию с родственниками и другими людьми. Не пожалейте времени на объяснение того, на что они могут рассчитывать, обращаясь к вам в течение рабочего дня или другое время. Совместное определение ожиданий избавит от множества разочарований и позволит не испортить отношения.
Одной из сфер, где ясное определение ожиданий очень полезно, является коммуникация в нерабочее время. Например, вы получаете письмо или СМС от босса поздним вечером с просьбой что-то сделать, что-то взять или что-то изучить. Ожидает ли он от вас немедленных действий? Сможете ли вы спокойно спать? Постоянная доступность в цифровую эру создает массу проблем в поддержании баланса работы и личной жизни.
Мы знаем случай, когда руководитель, частенько отправлявшая электронные письма подчиненным по вечерам, четко объяснила своей команде, что на такие письма можно не реагировать, если в теме нет символов К1. А если они есть, то письмо действительно важное. На самом деле не так уж много дел, которые нельзя отложить до утра или понедельника. Кроме того, она никогда не посылала СМС-сообщения после работы. Они создают ощущение срочности, их трудно игнорировать, так зачем же нервировать людей? Четко определенные ожидания в отношении реакции на такие сообщения избавляют и вас, и других от множества стрессовых ситуаций.
Дополнительную информацию о том, как выработать общие стандарты и облегчить формирование культуры квадрата 2 в организации, можно найти в главе «Создание культуры квадрата 2 в организации».
Активаторы продуктивности квадрата 2: Существуют приложения на все случаи жизни!
Ни одну главу, посвященную технологиям, нельзя считать законченной без упоминания о мире приложений и мобильных устройств.
Хорошая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на все случаи жизни.
Плохая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на всех случаи жизни.
Великое множество фактически бесплатных, интересных и легко доступных приложений снижает барьер на пути отвлечений и рассеивания внимания. Экономические соображения практически не учитываются при принятии решения о применении приложения. Именно поэтому магазины приложений так успешны!
Впрочем, теперь, когда вы ясно представляете, что такое квадрат 2 и какова цена отвлечения, а также знаете о естественной привлекательности всего нового и блестящего, у вас есть возможность более рационально подойти к этому источнику входящей информации. Опираясь на ясное понимание ролей и целей из квадрата 2, взгляните по-новому на текущий набор приложений в своем смартфоне и планшете. К какому квадрату они относятся, 2, 3 или 4? Какие из них следует удалить, а какие оставить? Что следует добавить теперь, когда вы знаете основополагающие правила эффективного использования технологий и эффективности?
Посмотрите на свои приложения через призму матрицы управления временем, и вы увидите, что некоторые из них очень полезны. Они экономят время и деньги, они помогают достигать значимых целей. Приложения для отдыха и путешествий, для здоровья и фитнеса, для управления личными финансами, для социальных сетей, новостные приложения и т. д. помогут повысить эффективность в соответствующих областях. Существуют даже прекрасные игры, помогающие отдохнуть.
