Хелен была потрясена и не знала, что на это сказать.
– Однако сейчас те же самые коллеги и клиенты прониклись к нему гораздо большим уважением. Они привыкли полагаться на него, как на очень надежного человека. Ведь он своевременно отвечает на каждый пропущенный звонок. Он просто не старается ответить одновременно на все посреди встречи или во время просмотра электронной почты.
Настоящим спасением для него (а в перспективе и для вас, Хелен) стало то, что он научился использовать свой календарь, чтобы заранее определить, когда он собирается разобраться с «прерывателями» его рабочего дня.
– Он не переключается между задачами, – произнесла Хелен тихо.
Фил кивнул.
– Существует одна иллюзия, в которую верят многие люди, – продолжил он. – Это предположение, что современные технологии: сотовые телефоны, электронная почта, факсы, текстовые сообщения и все самое новое – делают нас более продуктивными. Правда же заключается в том, что эти вещи могут сделать нас продуктивными только в том случае, если мы научимся их контролировать. Они – слуги. Мы – хозяева. Если мы не будем сами планировать свое расписание и беречь свое время, то позволим потоку информации захлестнуть себя с головой.
Истина
Фил вытащил небольшую флэш-карту и протянул ее Хелен.
– Прежде чем мы свернем наш тренинг сегодня, я хочу, чтобы вы выполнили еще одно упражнение. Вам не трудно будет распечатать этот файл?
– Хорошо, – согласилась Хелен, подходя к компьютеру. – Все, что угодно, лишь бы избавиться от привычки переключаться между задачами. – Ее принтер загудел и начал печатать.
– Я обнаружил, что люди быстро меняют свое поведение, когда понимают все его недостатки. Разобравшись в том, как на самом деле тратите свое время, вы сможете гораздо яснее представить, чего хотите взамен.
Фил выхватил отпечатанный лист из принтера и показал его Хелен:
– То, что нам предстоит сделать, довольно просто, – объяснил он, – но это расскажет нам о том, как вы обычно тратите свое время.
– На работе? – спросила Хелен.
– Во всей жизни в целом, – ответил Фил. – У нас еще будет возможность подробно обсудить каждое из дел, которыми вы занимаетесь на работе, во время нашей следующей встречи. Как видите, в этой рабочей таблице уже перечислены несколько категорий, общих для всех людей.
– Что ж, я готова начать. – Хелен протянула руку к листку с таблицей.
Фил усмехнулся:
– Сначала мы заполним колонку «Занятие». В этой колонке мы подробно перечислим все те вещи, которыми вы обычно занимаетесь в течение недели.
– А что значит потерянное время? – Хелен указала на первое из занятий, указанных в колонке.
– Потерянное время – это среднее время, которое люди теряют день за днем, делая вещи, едва замечаемые ими, – пояснил Фил. – Как объясняется в колонке «Рамки», оно включает в себя такие вещи, как потирание носа, вставание с кресла, оправление одежды, походы в туалет и т. д.
Каждый из нас незаметно, но стабильно теряет на этом около часа в день.
– Хорошо, значит, мне предстоит разделить на категории все дела, которыми я занимаюсь, неделя за неделей… – Хелен безучастно смотрела на листок несколько минут. – Не могли бы вы помочь мне? Какие примерно категории перечисляют другие люди?
– Некоторые из виденных мною занятий включали время, расходуемое на семью, какое-нибудь общество или церковную службу, домашнюю работу, общение с супругами или даже специфические, затратные по времени хобби, вроде игры в оркестре или баскетбольной команде, – предложил варианты Фил.
– Ясно, – сказал Хелен отрывисто, начав быстро писать в своей колонке.
Через пару минут она объявила:
– Готово.
– Отлично, – произнес Фил. – Теперь давайте перейдем к колонке «Рамки». Вы видите, что некоторые из ее строчек уже заполнены. Например, напротив слова «работа» указано «Основные занятия, связанные с работой, включая дорогу в офис и обратно».
– Вы включили дорогу в категорию работы? – спросила Хелен удивленно.
– Верно. Вообще-то, это на ваше личное усмотрение. Некоторые люди ее включают, некоторые нет. Для ясности я сделал время на дорогу частью категории «Работа». Главное здесь – не сделать какую-то категорию слишком широкой или не посчитать какое-то время дважды.
Например, – продолжил Фил, – одни люди могут сказать, что время, потраченное на семью, включает и общение с супругами, тогда как другие сказали бы, что время для семьи – это время, проведенное с детьми, а общение с супругами заслуживают отдельной категории.
На самом деле совершенно не важно, как вы захотите определить границы между делами. Важно лишь четко понимать различия между каждой из категорий. Это очень поможет при оценке нынешней траты вашего времени.
– Ладно, – сказала Хелен. – Итак, личный отдых для меня означает время, которое я провожу, просто занимаясь своими делами. Например, время от времени я люблю клеить в альбом разные вырезки, потому и написала это в колонке «Рамки». Это правильно?
Фил кивнул. Хелен вписала еще несколько строчек в колонку «Рамки» для каждой из категорий.
Когда она закончила, Фил быстро просмотрел ее таблицу и сказал:
– Отличная работа. Теперь нам следует оценить, сколько сейчас времени (в неделю) вы тратите на каждое из занятий. Как видите, графа «Потерянное время» уже заполнена для вас в колонках «Настоящее» и «Будущее» из расчета в среднем один час в день и в общем – семь часов в неделю.
Следующая категория из нашего списка – это «Сон». Поскольку она является одной из самых простых для определения, давайте с нее и начнем. Сколько времени вы обычно тратите на сон?
Хелен рассмеялась.
– Не так много, как мне нужно, это уж точно! – Она на минутку задумалась, а потом вписала в колонку «Настоящее» для сна число 49. – Думаю, примерно шесть часов в будни и чуть больше на выходных, что, в среднем, дает около семи часов каждую ночь.
– Как по мне, звучит разумно. – Фил указал на следующую графу. – Продолжайте в том же духе и напишите, сколько времени вы посвящаете каждому из остальных занятий. Не забывайте только поглядывать на колонку «Рамки», чтобы не посчитать какое-нибудь время дважды.
Последняя часть инструкции: не беспокойтесь о результате прямо сейчас. Просто пишите то, что считаете наиболее правильным для себя. Результат мы выведем и подробно обсудим в конце.
Следующие десять минут Хелен провела, скрупулезно записывая свои соображения в таблицу. Первое из них она несколько раз вытирала, исправляя оценки, которые посчитала не слишком правильными. Наконец она откинулась на спинку кресла и сказала:
