ОТЧЕТЫ
«В прошлом году экспресс-отчет для Адама потребовал [сбора] большого объема информации и обернулся потерей времени»… «Обновление информации в базе данных Staffwell отнимает много времени, но чрезвычайно важно»…
Адам, занимавший в то время должность генерального директора, отличался прекрасной самоорганизацией, и эта черта мне очень в нем нравилась. Он ввел для наших топ-менеджеров новое правило – подготовку так называемых еженедельных экспресс-отчетов. Они представляли собой короткие письменные отчеты, охватывающие от 5 до 7 сфер ответственности каждого из менеджеров. Такие отчеты сдавались ему каждую неделю. Затем Адам составлял сводный экспресс-отчет и представлял его мне. Мне это очень нравилось, так как постоянно держало меня в курсе дела и помогало принимать необходимые решения, давало представление о проблемах, требующих решения, и об идеях, которые необходимо было обдумать.
Некоторые члены команды, которые были слишком загружены или просто не любили делать письменные отчеты, рассматривали это нововведение как дополнительную обузу, отнимающую у них драгоценное рабочее время, в особенности, если такие отчеты необходимо писать часто, да еще обновлять информацию в базе данных.
В последнее время мы экспресс-отчеты отменили. Хотя, признаться, мне их не хватает. В будущем имеет смысл вернуться к этой системе.
Обновление базы данных Staffwell, которым занимаются сотрудники фронт-офиса, чрезвычайно важно и должно осуществляться регулярно, даже несмотря на то, что данный процесс отнимает много времени. Это позволяет нам хранить и отслеживать информацию по всем проектам, видеть KPI и прогресс как отдельно взятого сотрудника, так и показатели команд и компании в целом.
Сотрудники хотят:
• чтобы система отчетности была простой, эффективной и не отнимала слишком много времени.
НИЧЕГО
«Ничего (x 21)»… «Ничего, кроме незначительных мелочей; все нравится. А один из наших конкурентов тратит 50 % времени на составление отчетов»… «Сейчас лучше, у нас действует упрощенная система»…
Почти половина команды считает, у нас отсутствует такая практика как неоправданная и бесполезная трата сил, времени на отчетность, собрания и бюрократию. Приятно это слышать! Оказывается, мы неплохо справляемся!
Один из наших сотрудников фронт-офиса раньше работал в конкурирующей компании. Меня повергло в шок, когда я узнала от него, что половину своего рабочего времени он тратил на составление отчетов! Что же, нам это только на руку! Работая эффективнее, мы можем себе позволить расширять штат сотрудников и достигать еще более высоких результатов.
Сотрудники хотят:
• иногда ничего не хотят, так как считают, что все и так хорошо;
• тратить как можно меньше времени на отчеты и больше времени – на эффективную работу.
БУМАГА
Ежедневно в процессе работы мы используем большое количество бумаги, например, перед собеседованиями консультанты распечатывают резюме кандидатов и т. п. При том, что сотрудники стараются экономить бумагу, когда это возможно и уместно, все же иногда они об этом забывают. Неплохо было бы им напоминать! Нужно проверить, что об этом говорится в нашем корпоративном кодексе.
Сотрудники хотят:
• экономить и повторно использовать бумагу, когда это возможно.
РУКОВОДСТВО
«Альберт тратит много времени и может странно себя вести, когда очень занят»… «Сейчас все в порядке, после того как Адам ушел»…
Альберт очень хороший директор. Результативный, умный, болеет за бизнес компании и команду. Уверена, со временем он станет первоклассным во всех отношениях топ-менеджером.
Временами Альберт может вести себя странно и быть капризным. При этом он очень интересный человек с огромным потенциалом. Мне он очень симпатичен как личность. Мне вообще нравятся люди с разными характерами.
Прошу обратить внимание на то, что автор приведенного здесь комментария – коллега Альберта, которая, однако, не отличается такой высокой результативностью, как он сам. Поэтому я не придала ее словам большого значения, посоветовав ей работать над собой и повышать свою эффективность.
После ухода Адама мы все немного расслабились, но отчасти это объясняется наступившим затишьем на рынке и тем, что мы меняем структуру руководства. Все изменится, когда рынок оживится или когда я закончу реструктуризацию системы управления и оперативной деятельности. Как бы то ни было, эффективность бизнеса всегда останется моим приоритетом.
Сотрудники хотят:
• чтобы их коллеги и руководители не тратили понапрасну время и не вели себя странно;
• работать в эффективной компании.
СОБРАНИЯ
«Некоторые собрания директоров должны быть короче»… «Иногда собрания директоров слишком длинные, но интересные»… «Кому-то не нравятся еженедельные собрания, но я с этим не согласна»…
Собрания нужны, но они должны быть полезными и очень конкретными. Это условие нужно включить в наш корпоративный свод правил.
На мой взгляд, ничто не может быть более бесполезным и расхолаживающим, чем сидеть на бесполезном и скучном собрании, к тому же затянутом по времени.
Сотрудники хотят:
• чтобы собрания были короткими и по делу;
• еженедельные собрания для обмена полезной информацией.
ПЕРЕРЫВЫ
«Не хватает общения, надо увеличить перерывы»…
Не могу согласиться с этим комментарием. На работе нужно работать. Наш новый офис занимает большое пространство с открытой планировкой, способствующей, в том числе, более тесному общению между сотрудниками. Кроме того, мы увеличили количество перерывов в течение рабочего дня. С моей точки зрения, это личная проблема конкретного сотрудника, которому, полагаю, трудно наладить дружеские отношения с коллегами.
Надеюсь, что идеи, прозвучавшие в других комментариях, например, о корпоративных мероприятиях и обедах с коллегами, помогут укреплению отношений между сотрудниками.
Сотрудники хотят:
• ближе познакомиться с другими сотрудниками компании, установить с ними дружеские отношения.
КОММУНИКАЦИИ
«Слишком много бесполезных электронных писем от коллег. Они всем подряд рассылают резюме – напрасная трата времени. Рассылки AmCham и AEB – они посылают одно и то же письмо по пять раз»… «Сейчас на рынке тишина, но информация о компании важна, о переменах и планах. Чаще обмениваться информацией о компании»…
Я, как и остальные сотрудники компании, тоже получаю по электронной почте массу информационных рассылок. В целом считаю их количество вполне разумным. Бывает, нам необходимо разослать всем резюме кандидата, опыт которого может подойти сразу для нескольких индустрий бизнеса, или он интересуется сразу несколькими вакансиями. В подобных случаях практически все члены команды фронт-офиса должны ознакомиться с резюме. Тем не менее, я решила обратить на проблему больше внимания и поговорить с руководителями, чтобы они приняли меры в отношении сотрудников, которые злоупотребляют рассылкой электронных сообщений.
