А правда вот в чем: чтобы ваше сообщение звучало разумно, вы должны очень хорошо понимать, для чего вы проводите свою презентацию. Это критически важно, потому что тем самым вы создаете каркас, вокруг которого будет выстроен контент и визуальные материалы презентации.
Однако есть и хорошие новости: для большинства презентаций мы не подписываемся на полный процесс создания так называемых SMART-целей – «конкретных (Smart), измеримых (Measurable), достижимых (Attainable), актуальных (Relevant) и ограниченных во времени (Time-bound)». Как и вы, мы уже очень хотим приступить к созданию презентации. Но прежде чем погрузиться в эту работу, нам все же надо обеспечить себе хороший фундамент.
Чтобы составить ясное представление о целях презентации, мы используем простую процедуру мозгового штурма «непременно – надо – хорошо бы». Эту процедуру можно использовать где угодно и для чего угодно – от формулирования целей важного телефонного звонка до семейного решения о том, где проводить следующий отпуск. Это очень полезная процедура.
Шаг 1
Используя любой привычный вам способ (маркерная доска, интеллект-карта, документ Word, обратная сторона конверта и т. п.), набросайте основные моменты, которые нужно учесть в предстоящей презентации:
• Кто будет присутствовать?
• Сколько времени у вас будет на работу с аудиторией?
• Как давно эта презентация включена в ваш график?
• Это свежий пункт повестки или презентация уже была запланирована какое-то время назад?
• Почему обратились к вам?
• Чего, как вам кажется, клиенты стремятся достичь с помощью этой презентации?
Не беспокойтесь: вы не должны здесь писать «Войну и мир». Просто нужно сформулировать свои мысли явным образом, чтобы подумать о тех возможностях, которые дает презентация.
Шаг 2
Вы составляете еще один список. На этот раз в нем все о вас:
• Каковы главные причины, заставившие вас выступить с презентацией?
• Совершить продажу?
• Поделиться идеей и получить поддержку аудитории?
• Отчитаться о ходе выполнения работ?
• Почему презентацию проводите именно вы?
• Из-за ваших знаний и опыта?
• Из-за вашей должности или деловой репутации?
• Что связывает вас с вашей аудиторией?
• Знает ли аудитория вас и/или вашу компанию?
• Достигнут ли уже какой-то уровень взаимного доверия?
• Является ли эта презентация логическим продолжением какого-то предшествовавшего взаимодействия (презентации, коммерческого предложения, неформального общения)?
Шаг 3
Возьмите еще один лист и разделите его на три колонки: «Непременно», «Надо» и «Хорошо бы». Просмотрите собранные на предыдущих шагах сведения и наблюдения и начните формулировать свои соображения по поводу предстоящей презентации.
Непременно
Здесь следует указать те минимальные результаты, которых вы стремитесь достичь с помощью презентации.
Например, для торговой презентации минимальная планка может выглядеть так: «Произвести хорошее впечатление и позаботиться о том, чтобы наша репутация как достойного партнера осталась безупречной». Для внутренней презентации это может быть сформулировано в таком виде: «Добиться того, чтобы все стороны понимали, чего мы достигли за последний квартал и как это повлияет на наш бизнес в дальнейшем».
Все время возвращайтесь к своим предыдущим записям. Если вам кажется, что аудитория лишь делает вид, что хочет что-то купить, и не собирается в ближайшее время становиться вашим клиентом, отразите это в колонке «Непременно».
Очень важно не занижать эту планку. Цели, которые вы обозначаете здесь, формируют основу истории для вашей презентации, так что, если вы поставите слишком простую задачу, она просто-напросто ограничит вашу эффективность в целом.
Надо
Сюда вы вносите те результаты, которые ожидаете получить, если презентация пройдет хорошо, времени на все хватит и аудитория отреагирует правильно. В сценарии продаж это может быть: «Выстроить такую атмосферу доверия между нами и потенциальным клиентом, чтобы он попросил нас провести еще одну встречу с демонстрацией нашего решения». А в случае внутренней презентации это может звучать так: «Запросить дополнительные сведения, чтобы на следующем заседании правление могло предъявить результаты нашей работы инвесторам».
Смотрите на вещи реалистично. Если ваши исходные соображения свидетельствуют о том, что аудитория консервативна, или если у вас на работу с ней меньше времени, чем хотелось бы в идеале, это необходимо учесть при постановке целей.
Хорошо бы
Здесь можно побыть оптимистом и поставить чуть более амбициозные цели. Колонка «Хорошо бы» может быть несколько более личностной и не обязана опираться на коммерческие соображения, однако будет прекрасно мотивировать вас при работе с контентом презентации.
Например, для торговой презентации здесь можно записать: «По их просьбе тут же перейти к демонстрации». А вариант для внутреннего совещания может выглядеть так: «Чтобы генеральный директор предложил мне личную встречу, где выслушает мои соображения о проекте».
Постановка правильных и реалистичных целей имеет первостепенное значение для создания мощного сообщения. Процедура «непременно – надо – хорошо бы» поможет поставить такие цели, а также не забыть в процессе подготовки презентации, зачем вы над ней работаете.
А теперь перейдем к созданию сообщения.
Элемент C6
Сообщения: «просто» не значит «глупо»
Сообщение должно быть простым – я голосую за это обеими руками. Контент презентации оставляет много других возможностей показать аудитории, насколько вы умны, если вы так уж этого хотите. Но при создании сообщения вы должны руководствоваться идеей простоты.
Причина сама по себе тоже проста: простота дает результат!
Однако «простой» не значит «упрощенный до абсурда» – вовсе нет! В действительности сделать сообщение простым, сохранив при этом смысл, – непростая задача. А уж в наше время, когда для создания слайдов есть сто тысяч миллиардов разнообразных инструментов и технических возможностей, а время на подготовку часто ограничено, легко усложнить все сверх меры (причем как для себя, так и для аудитории).
