В процессе поиска собственного помещения со свободной планировкой вспоминайте о строении 20. При поиске помещения необходимо в первую очередь обратить внимание на наличие базовых характеристик, включая эксплуатационную гибкость, чтобы впоследствии адаптировать его под свои нужды.
Было бы неплохо получить и другие опции. Например, замечательный вид из окна, зоны отдыха на открытом воздухе, приятную цветовую гамму, удобно расположенные уборные. Наш список требований к «Комнате 101» (см. врезку) включает в себя основные характеристики искомого помещения, и поверьте нашему опыту – найти место, отвечающее всем требованиям, довольно непросто. Иногда, чтобы подыскать подходящее помещение со свободной планировкой, надо отказаться от привычных стандартных залов в отелях или офисных зданиях. Мы проводили стратегические совещания в абсолютно разных местах: в школах, галереях искусств, ночных клубах, на стадионах и даже в монастыре в Малайзии.
«Комната 101»
Вот наш список требований к помещению для проведения стратегического совещания.
Выберите помещение, соответствующее следующим критериям.
• Размер: в нем не чувствуешь себя стесненно или как в пещере.
• Форма: позволяет видеть всех и быть на виду у всех.
• Площадь: подходит как для пленарных, так и для секционных заседаний (которые могут проходить либо в отдельных комнатах, либо в одной) с достаточным открытым пространством.
• Наличие окон: впустите в помещение солнечный свет!
Оно должно легко изменяться под ваши требования.
• Мебель: переносные сборные комплекты мебели, устанавливаемые по необходимости.
• Рабочая поверхность: у участников должно быть место, где они могут писать, делать наброски или рисовать, а также фиксировать идеи на бумаге.
• Свободная поверхность стен: должно быть достаточно места, чтобы повесить постеры, временны’е графики, таблицы и другие наглядные материалы.
В помещении не должно быть отвлекающих факторов, и оно должно быть комфортным.
• Места для сидения: удобные и «дышащие».
• Температура в комнате: регулируемая, установленная на комфортном уровне.
• Акустика: все слышат друг друга хорошо, без отвлекающего фонового шума.
• Минимум визуальных отвлекающих факторов: никаких излишеств вроде психоделических ковров, безвкусных предметов искусства, куч хлама, а также никакого интенсивного движения за окном.
Следующий шаг – адаптируйте помещение под собственные нужды
Как только вы нашли подходящее место со свободной планировкой, необходимо модифицировать его под собственные нужды. Часто для этого необходимо придумать основную тему, лозунг или девиз совещания.
Помните ребят из Amway? Драфт и ее команда получили редкую возможность привлечь группу лидеров к выявлению потребностей дистрибьюторов компании. Несколько десятков руководителей из различных подразделений организации прилетели в Чикаго с четырех континентов для участия в двухдневном мероприятии. В процессе подготовки к встрече команда провела исследования 20 основных трендов – от урбанизации и появления новых развивающихся рынков до изменения роли женщины в обществе. Учитывая огромный объем информации, они понимали, что сложность и многообразие затронутых тем может привести к переутомлению участников. Кроме того, члены команды сильно сомневались, что у участников нашлось время внимательно прочитать материалы предварительной рассылки.
Так что команда начала мероприятие с погружения участников в ознакомление с материалами «вживую». Именно для этого предназначались три зоны – кафе, кинозал и мастерская.
Команда Драфт разделила участников на три группы по восемь человек и каждой отвела свою зону. В кафе Expertista, оформленном в стиле местной кофейни, участники в неформальной обстановке общались с тремя приглашенными экспертами по вопросу социально-экономических изменений. (С целью улучшения взаимодействия между участниками пленарное заседание также проводилось в этой зоне.) В кинозале участники, расположившись в удобных креслах, смотрели записи выступлений на конференции TED (Тechnology Entertainment Design – Технологии, развлечения, дизайн) на тему новых моделей ведения бизнеса. В мастерской участники с ножницами и клеем в руках трудились над созданием тематических коллажей из тщательно отобранных статей и картинок из журналов. Так команда Amway использовала не одну, а три темы для начала совещания и сделала самую сложную часть – информативную – более увлекательной.
Далеко не всегда есть возможность пользоваться такой свободой действий. Иногда приходится работать в условиях жестких ограничений. В этом случае еще важнее проявить креативность.
Джервейс Томпкин, глава архитектурной компании Gensler, однажды получил необычный заказ: помочь команде клиента разработать проект по дизайну нового комплекса административных зданий не как обычно – за месяц, а всего за четыре часа.
Не располагая большим запасом времени для дискуссий, зато имея в наличии длинный список задач, команда Gensler придумала забавный способ оптимизировать совещание, на котором требовалось быстро принять конкретные решения. Они придумали фирменное название для совещания «Черное и белое», исключив таким образом возможность использовать какие-либо оттенки серого. При проведении совещания участников попросили активно и достаточно быстро обсудить каждый пункт повестки дня, проголосовать по принятому решению и двигаться дальше. Чтобы подчеркнуть характер совещания, все материалы, подготовленные к нему, а также оформление помещения, были выполнены в черно-белой цветовой гамме. Дресс-код команды в этот день? Только черное и белое. Тема двух цветов помогла подготовить место для проведения результативного совещания – привнеся чуточку юмора, чтобы снизить уровень стресса.
Но иногда подготовка места действия означает отказ от привязки к конкретному помещению. Наш коллега Имонн Келли однажды получил задание помочь руководителям отдела продаж справиться с глобальными переменами в их сфере деятельности. В течение многих лет наиболее ходовой товар компании занимал почти монопольное положение на рынке. А прибыль, получаемая компанией от его продажи, была достаточно велика. Но когда срок действия патента на продукт истек, специалисты по продажам столкнулись с жесточайшей конкуренцией на рынке.
Чтобы помочь им справиться с новой реальностью, Келли решил переместить руководителей из привычного пространства – в прямом и переносном смысле. Он отправил их в образовательное путешествие. На пути «студентам» предстояло сделать восемь остановок, во время каждой из которых они получали урок, как справляться с текущей ситуацией. Четвертой остановкой было казино. Там руководители очень скоро обнаружили, что терпят унизительное поражение в покере от актрисы Мими Роджерс, которая оказалась искусным игроком.
Роджерс позволила «студентам» ощутить, на что похожа непредвиденная, нарастающая конкуренция. «Она показала им, что в ситуации, когда количество игроков увеличивается, динамика за игровым столом полностью изменяется, – говорит Келли. – Когда игроков больше, то шансы выиграть при каждой раздаче сильно уменьшаются, так что в стратегию игры и блефа также необходимо вносить изменения». Урок был достаточно понятным, и руководители быстро его усвоили.
