В процессе подготовки места для вашего следующего стратегического совещания помните, что люди становятся все более взыскательными и требовательными к среде своего обитания. (Подумайте, сколько ресторанов, курортов и крупных торговых центров изменились за последние 20 лет.) Эта волна повышенных ожиданий докатилась уже и до деловых совещаний. Мы сами видим, что организаторы и участники совещаний все чаще отказываются от «стерильных», ничем не примечательных залов заседаний, которые все еще используются в бизнес-среде. Рано или поздно наступит время, когда лишь очень немногие готовы будут рассматривать возможность проведения важного стратегического совещания в таких унылых местах.
Ключевая практика № 2
Используйте визуальные средства
Люди по природе своей чаще прибегают к визуальному мышлению. Результаты исследований показывают, что в плане обучения и запоминания информации зрительное восприятие превосходит все остальные виды восприятия. Это явление известно как эффект превосходства изображений. «Можно сказать, что текст или устное изложение не просто менее эффективны для удержания в памяти определенной информации, они гораздо менее эффективны, – пишет в своей книге “Правила мозга”
[8] ученый-когнитивист Джон Медина. – Если информация представлена в устной форме, то по результатам тестов через 72 часа после презентации в памяти остается только 10 % изложенного материала. Но этот показатель поднимается до 65 %, если к тексту добавить изображение».
Профессионалы в разработке совещаний всегда ищут способы задействовать визуальное восприятие участников. Качественные наглядные материалы могут приблизить наступление «момента истины» или нахождение консенсуса. Однако достаточно часто наглядным материалам либо не уделяется достаточно внимания, либо они имеют низкое качество, либо проблема и в том и в другом. Необходимо всего лишь немного подумать и приложить некоторые усилия для эффективного использования наглядного материала, вместо того чтобы показывать презентацию на основе клипарта.
Для проведения стратегического совещания подходят шесть видов визуальных материалов. Они перечислены в таблице ниже. Почти на каждом известном нам успешном стратегическом совещании использовалась та или иная комбинация этих материалов. Главное – вдумчиво выбрать, что, где, когда, зачем и как продемонстрировать.
Искусство видеть одно и то же одновременно
Наглядные материалы не только хорошо запоминаются. Точно отображая идеи, они способствуют установлению взаимопонимания между людьми. Так как на стратегических совещаниях обсуждаются комплексные и неоднозначные адаптивные проблемы, часто непонятно, как и с чего начать. Правильное использование наглядных материалов во многих случаях является наилучшим способом помочь группе перейти непосредственно к решению вопросов и начать продвигаться вперед.
Визуальные элементы стратегического совещания
Самые распространенные визуальные элементы, использующиеся специалистами в стратегических совещаниях, можно условно разделить на фиксированные (созданные заранее) и стихийные (создаваемые в процессе). Это могут быть:
• заранее подготовленные материалы, такие как слайды, постеры, раздаточный материал или графики;
• базовые формы – шаблоны, разработанные для прохождения участниками определенной последовательности действий;
• концептуальные материалы – визуальные модели, которые структурируют совещание и увязывают отдельно взятые проблемы с глобальной задачей; могут быть простыми, как, например, графики, или сложными, как системные диаграммы;
• макеты – чертежи или другие изображения рабочего варианта идей и решений; могут быть набросками или тщательно проработанными материалами, заранее подготовленными или созданными в процессе совещания;
• материалы, фиксирующие происходящее: флипчарты, графическая фиксация, фотографии и цифровые интерфейсы (такие как «Вики»), которые фиксируют и сохраняют информацию в режиме реального времени;
• интерактивные заметки: любой графический интерфейс, используемый для поиска и создания идей в режиме реального времени, такой как построение ассоциаграмм, эскизное представление или импровизированная роспись стен.
Как мы уже упоминали в предыдущей главе, историю стратегического мышления можно отследить посредством запоминающихся визуальных матриц. Матрица БКГ, модель пяти сил конкуренции Портера и три горизонта роста Маккинзи – это идеи, которые можно быстро изобразить схематически, применить к текущей ситуации и ознакомить с ними других участников.
В истории о Toyota Financial Services мы рассказывали о современной визуальной схеме под названием «макет бизнес-модели» и ее девяти составляющих. Этот макет больше всего напоминает пазл, по которому видно, как элементы складываются в единую взаимосвязанную систему. Модель называется макетом в том смысле, что вы используете ее для визуального изображения вашей будущей собственной бизнес-модели.
Вероятно, группе будет непросто решить такую сложную задачу, как разработка бизнес-модели. Ведь в нее входят такие элементы, как структура затрат, пользовательские сегменты, каналы сбыта и потоки поступлений дохода. Макет стимулирует людей выражать свои идеи четко и ясно и показывать, каким образом они соотносятся друг с другом. Без наглядной схемы большинство будет бесцельно переходить от одного пункта к другому в длинном списке проблем и при этом не придет к соглашению ни по одному из них.
«Самый главный урок, полученный мной за последние три года, это то, что наглядные материалы не просто удобная штука, – говорит Александр Остервальдер, один из авторов книги “Построение бизнес-моделей”. – При проведении стратегических совещаний они являются главным фактором воздействия визуальных средств. С их помощью можно легко понять схему создания бизнес-модели и объяснить этот процесс другим людям. При проведении семинаров я всегда вижу разницу между ситуациями, когда люди просто разговаривают и когда они используют наглядные материалы».
Еще одним широко распространенным способом использования визуальных элементов в стратегических совещаниях является графическая фиксация. Она заключается в зарисовке ключевых моментов по мере их обсуждения и выставлении их на всеобщее обозрение. При надлежащем исполнении такая наглядная запись приносит гораздо больше пользы, чем просто ведение записей по ходу совещания. Участники получают полную и оперативную обратную связь. Они понимают, что их идеи были услышаны. Это снижает стрессовость ситуации и делает их более восприимчивыми к идеям других людей. Ключевые моменты и идеи становятся видимыми и понятными. Повышается вероятность того, что в дальнейшем к ним обратятся вновь. Большинство таких графических изображений делается от руки, что привносит в совещание теплоту и человечность, а это, в свою очередь, создает атмосферу открытости. При этом визуальную запись совещания можно сохранить, и в будущем это поспособствует дальнейшему обсуждению проблемы больше, чем аналитические записи и отчеты.
