Когда Энди посмотрела свой график, она наконец осознала: то, как она тратит время, никак не связано с ее целями, даже наоборот – порой вступает с ними в противоречие. Календарь Энди демонстрировал несогласованность ее действий. Именно этим и объяснялось, почему, когда Энди «выстрелила», то есть привела в исполнение задуманное, она так и не достигла цели. Просто она целилась в другую сторону.
Чтобы прицелиться эффективно, очень важно все делать в соответствии со своим стилем продуктивности, а не вопреки ему. Например, я как плановик люблю рассчитывать все шаги к поставленным целям заранее и выделять под них соответствующее время в своем графике. А вот мои коллеги-визуализаторы, наверное, будут чувствовать себя как в смирительной рубашке от одной только мысли о необходимости строго фиксировать время выполнения работы. То, что годится для меня, может быть совершенно неприемлемо для них – или для вас.
Ниже приведен ряд конкретных предложений по организации вашего календаря, что позволит извлечь максимальную пользу из природных наклонностей. Прочтите все предложения – не исключено, что вы найдете интересный для себя эффективный подход в разделе, предназначенном для людей с иным стилем продуктивности. Посмотрите также три рисунка – 6.1, 6.2 и 6.3. На них представлены три различных способа построения календаря. Они спроектированы таким образом, чтобы отражать особенности трех различных стилей продуктивности. Из них вы также можете почерпнуть парочку идей, которые будут успешно работать на вас!
Действуйте проще:
ИНВЕСТИРУЙТЕ СВОЕ ВРЕМЯ
Если вы приоритетчик
Поделите свое время на небольшие, четко фиксированные отрезки, предназначенные для выполнения конкретных задач (см. рис. 6.1). Такой подход подойдет вашему аналитическому складу ума. Например, выделите в своем графике первые 20 минут после 10:00 утра на проверку электронной почты и ответов на письма. Затем 10 минут – на подготовку к намеченному на 10:30 заседанию по вопросам маркетинга. А потом еще 15 минут – на то, чтобы доехать до ресторана, где вы собирались пообедать с деловым партнером.
Рис. 6.1. Пример трехдневного графика для приоритетчика. Обратите внимание на небольшие временные блоки, зарезервированные под конкретные виды деятельности, в том числе под поездки до места проведения сторонних мероприятий
Если вы плановик
Подумайте о том, чтобы поделить свое время на относительно большие отрезки длиной примерно около часа или даже на части дня (утро, предобеденное время, обед, время после обеда, конец рабочего дня). Данный подход позволит вам конструировать свой календарь так же, как разрабатывают план проекта (см. рис. 6.2). Ведь подобная работа вам ближе и приятнее, нежели создавать тактические линейные календари с перечислением задач, как любят делать приоритетчики.
Рис. 6.2. Пример трехдневного графика для плановика. Время поделено на относительно большие блоки, календарь своим видом напоминает план проекта
Если вы организатор или визуализатор
Перечитайте еще раз свои цели, а затем направьте временные инвестиции на их достижение путем обособления тематических дней, то есть дней, в течение которых все построено вокруг определенной темы, категории или типа работы. Такими темами, например, могут стать административные задачи, развитие команды, работа с письмами, поиск потенциальных клиентов, творчество, восстановление сил и так далее. Чтобы определиться с графиком (см. рис. 6.3), выберите тему или несколько тем на каждый день недели. Обозначьте тему в вашем календаре и, когда наступит время, выполняйте задачи и проекты, связанные с темой этого конкретного дня. Тематические дни дадут вам возможность ощущать свободу и проявлять гибкость, о которых вы так мечтаете, и при этом обеспечат достижение целей.
Рис. 6.3. Пример трехдневного графика для организатора или визуализатора. Обратите внимание на использование тематических дней (понедельник и среда) для формирования и активизации различных видов деятельности
Однако организаторы и визуализаторы несколько отличаются друг от друга схемой использования тематических дней. Организаторам лучше подумать о тематических временных отрезках, нежели о тематических днях. Например, темой утра четверга может стать административная работа, а темой второй половины дня – развитие команды. Тематические отрезки разнообразят работу и помогают избавиться от скуки, одновременно способствуя структурированию рабочего дня. Визуализаторы, как правило, предпочитают тематические дни или даже тематические недели, что дает им простор для инноваций и творчества в условиях, не стесненных строгими временными рамками.
У Энди доминирует стиль продуктивности, характерный для визуализаторов, а потому она выбрала вариант с организацией тематических дней. Поскольку она работает на корпорацию, входящую в число 500 крупнейших компаний (по версии журнала Fortune), у нее нет таких возможностей контролировать свое время, как у человека со свободной профессией или владельца бизнеса. Это означает, что тематические дни, которые Энди для себя определила, вряд ли получатся такими в чистом виде. Они неизбежно будут корректироваться. Тем не менее Энди понравилась идея о тематических днях. Она увидела в них способ добиться разнообразия, в котором нуждалась, чтобы поддерживать интерес к профессиональной жизни и увлеченность своим делом.
Сегодня рабочий график Энди строится вокруг пяти тем: взаимоотношения с клиентами, анализы и отчеты, управление рисками, административные задачи, развитие команды. Каждая из этих тем напрямую связана с одной или несколькими ее целями. В разные недели тематические дни могут меняться местами, например на этой неделе административная работа может выпасть на понедельник, а на следующей – на пятницу. Однако Энди делает все возможное, чтобы каждая тема была отражена в ее недельном календаре и чтобы встречи, разговоры и проекты, осуществляемые в конкретный день, соответствовали заданной теме.
Энди убедилась: подобная организация работы и мышления повышает ее эффективность и, что еще более важно, подпитывает креативность, поскольку позволяет фокусироваться на более общих вопросах и свободно их исследовать. Благодаря смене подхода Энди удалось разработать инновационный метод проведения аудиторских отчетов и внести важные изменения в одну из знаковых для ее компании программ по управлению рисками.
