• Просмотрите свой календарь на предстоящий месяц и задайте себе следующие вопросы:
– Все ли этапы и крайние сроки моих проектов отмечены в календаре?
– Предусмотрел(а) ли я достаточно буферного времени?
– Сколько дней в рамках этого месяца у меня пройдут в непрерывных заседаниях и встречах? Какие из них я могу передвинуть или отменить, чтобы получить необходимое время на их обдумывание и выработку стратегии?
– Предусмотрено ли в календаре на предстоящий месяц личное время? (Оно вам жизненно необходимо, если хотите постоянно демонстрировать хорошее качество работы.)
– Если у вас есть семья, значимый для вас человек или некие иные жизненные приоритеты, то предусмотрено ли в вашем календаре время на удовлетворение потребностей этих людей и общение с ними?
• Анализируйте свой календарь до тех пор, пока не будете довольны своими ответами на все вышеперечисленные вопросы.
Лучшие методы недельного планирования
Смысл недельного планирования – освободить мозг от необходимости помнить, что и в какой момент нужно сделать, чтобы не расходовать зря драгоценную умственную энергию. Основная ваша цель – проконтролировать ход выполнения всех проектов, собрать и обработать информацию, которая накопилась за неделю, и позаботиться о том, чтобы она и впредь обрабатывалась и упорядочивалась. Такое планирование позволяет разгрузить мозг и подготовиться к предстоящей семидневке.
Я рекомендую завести привычку выделять время на составление плана на неделю в один и тот же день, например в конце пятницы или ранним утром в понедельник, чтобы вы были готовы приступить к работе без раскачки, сразу по приезде в офис в понедельник. Вот что нужно для этого сделать:
• Соберите все разрозненные документы, отдельные листки, визитные карточки и прочие материалы, которые накопились на вашем столе, в сумке и карманах. Нужное подшейте, остальное выбросите или добавьте в перечень дел – и так по каждой бумажке.
• Просмотрите и обработайте свои записи: заметки, которые вели во время заседаний, примечания, нацарапанные на отдельных листочках или полях документов, записи, сделанные в компьютере, например в OneNote. Включите вопросы, требующие принятия мер, в перечень дел, отметьте на календаре дни сдачи проектов и разложите по лоткам и ящичкам все записки и материалы с совещаний и встреч.
• Внимательно просмотрите свой календарь за прошедшую неделю, чтобы выявить невыполненные поручения или неучтенную информацию. Перенесите эти задачи в свой перечень дел и разложите информацию по папкам.
• Посмотрите на календарь на следующую неделю. Зафиксируйте все шаги, которые необходимо предпринять, все действия по проектам и все задачи по подготовке, организации или участии в предстоящих мероприятиях.
• Перечитайте список своих целей. Оцените степень приближенности к каждой из них и степень завершенности каждого проекта. Убедитесь, что на следующей неделе совершите хотя бы один шаг по направлению к их достижению.
Лучшие методы ежедневного планирования
Цель составления плана на день – выделить приоритетные задачи на конкретный день и решить их. Заранее определив, на чем именно следует сконцентрироваться, вы сведете к минимуму влияние отвлекающих факторов, которые неизбежно будут возникать. В идеале планировать свой день нужно после обеда или вечером накануне, чтобы наутро незамедлительно приступить к работе в соответствии с поставленными задачами. Если же составить план заблаговременно невозможно, выделите на него несколько минут в самом начале дня до того, как на вас обрушится поток электронных писем, телефонных звонков и личных встреч. Я рекомендую предпринять следующие шаги.
• Просмотрите текущие проекты и задачи. Прежде чем что-либо сделать (в том числе и проверить ящик электронной почты), определите три главных приоритета на день. Используйте их в качестве ориентиров и структурируйте свой день в соответствии с ними.
• Начните работу с самой важной задачи – той, которая будет максимально способствовать достижению ваших целей и наиболее тесно связана с итоговой строчкой в балансе, куда вписывается сумма заработанного вами и вашей организацией дохода.
• Отреагируйте на изменения, произошедшие в приоритетах и требованиях, и решите, что делать дальше в течение дня с учетом следующих моментов:
• Убедитесь в наличии нужных инструментов. Есть ли у вас все средства и орудия труда, необходимые для выполнения конкретных действий, которые вы запланировали на сегодня? Многие задачи могут потребовать вашего присутствия в том или ином месте (у себя в офисе или в офисе клиента, например) и/или наличия определенных инструментов (скажем, некоего конкретного приложения для смартфона или компьютера). Удостоверьтесь в начале дня, что весь требуемый инструментарий у вас под рукой.
• Проверьте наличие буферного времени. Если интервал между встречами всего пять минут, вы будете ограничены в выборе действий. Попробуйте передвинуть одно или несколько мероприятий так, чтобы иметь возможность немного передохнуть в течение дня.
• Оцените свой запас сил. Некоторые проекты и задачи требуют значительных объемов свежей, креативной умственной энергии. При необходимости перенесите те или иные виды деятельности на другой день, чтобы самые важные и сложные проекты и задачи пришлись на время, когда вы будете наиболее работоспособны.
• Расставьте задачи в порядке приоритетности. Посчитайте, сколько времени, сил и других ресурсов понадобится для их выполнения и какие из них дадут наибольшую отдачу и окупят ваши временные инвестиции.
Все описанные выше подходы к планированию работы на тот или иной период эффективны независимо от вашего основного стиля продуктивности. Однако между людьми с различным стилем всегда есть небольшие отличия, и их нужно учитывать, чтобы сделать процесс планирования оптимальным. Ниже перечислены вопросы, которые стоит себе задать при составлении планов на предстоящий день, неделю, месяц.
Действуйте проще:
СПЕЦИФИКА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ
Если вы приоритетчик
Как вы составляете планы
От природы вы человек целеустремленный, так что планирование дней, недель и месяцев в целях решения поставленных задач дается вам легко. Хотя порой ваша склонность фокусироваться исключительно на результате негативно сказывается на вашей способности предвидеть то, как именно нужно выполнять данную работу, кого еще следует к ней привлечь и почему она настолько важна.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Как следует выполнять эту работу, чтобы добиться поставленной цели?
• Кого еще необходимо привлечь или проинформировать о моей работе, чтобы заручиться его поддержкой в достижении цели? Кто входит в круг основных заинтересованных лиц? Кого затронут результаты работы?
