Джен – вице-президент, отвечающий за кадровую политику одной из спортивных команд, входящих в Национальную баскетбольную ассоциацию. По своему ведущему стилю она – визуализатор. На стене справа от двери своего кабинета она повесила белую доску размером полтора на полтора метра, которая служит ей генеральным TASK-перечнем. Все ее задачи организованы по проектам и обозначены различными цветами. В нижнем правом углу доски есть черный прямоугольник, на котором Джен перечислила все свои проекты (они выведены красными буквами – одним из цветов ее команды). Когда Джен сидит за рабочим столом, список дел всегда находится у нее перед глазами, что позволяет ей быстро принять решение относительно дальнейших действий.
Мой редактор Карл – фрилансер. По своему основному стилю продуктивности он – приоритетчик. Для ведения списка дел Карл использует простой блокнот с бумагой в клеточку. В душе он писатель, а потому ему нравится записывать все от руки, а не полагаться на технические средства. Его перечень организован по датам, и каждая задача занимает в блокноте одну-единственную строчку. Карл носит этот блокнот на все встречи и заседания и по несколько раз в день сверяется с ним, чтобы удостовериться: ни одно срочное дело не забыто.
Свой собственный перечень дел я веду в небольшой тетрадке со спиралью и ношу ее с собой повсюду. Да, кое в чем я большой консерватор и предпочитаю бумагу электронным гаджетам.
– А что будет, если потеряете ее? – часто спрашивают меня клиенты.
– Конечно, у меня случится приступ паники, – отвечаю я. – Но все же надеюсь: тот, кто найдет ее, выполнит за меня все задачи!
Ниже перечислены дополнительные предложения по выбору инструментов управления задачами, которые подходят для людей с различным стилем продуктивности. Просмотрите всю врезку – и наверняка найдете среди предложенных вариантов идеи, которые заинтересуют вас и облегчат работу над собственным генеральным TASK-перечнем.
Действуйте проще:
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ И ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ
Если вы приоритетчик
Попробуйте следующие инструменты:
• Бумага в линейку или в клеточку.
• iDoneThis – компьютерное приложение, которое будет присылать вам по электронной почте напоминания о необходимости выполнить те или иные задачи.
• IFTTT (If This Then That) – компьютерная программа, позволяющая определять, как должна двигаться информация между приложениями. Она способна автоматизировать задачи путем объединения действий одного приложения с действиями другого.
• Zippy – приложение для iPhone, информирующее о том, как вы управляетесь со своим перечнем задач.
• PhraseExpress – бесплатная утилита для быстрой вставки часто используемых слов и данных. Помогает экономить время при наборе текста: когда вы начинаете вводить слово или выражение из заранее составленного списка, приложение автоматически стирает вашу короткую версию и заменяет ее более длинной фразой.
• Summly – программа для быстрого просмотра новостей.
• Bump – приложение для обмена контактной информацией и фотографиями, для чего достаточно простого соприкосновения двух телефонов. Доступно для iPhone и Android-устройств. Подумать только, до чего дошли технологии!
• Boxer – программа для управления входящей электронной почтой. Сортирует письма, помогает отвечать на них и организовывать по приоритетности. Вы можете ставить «лайки» входящим сообщениям, отвечать на них, используя автоответы, или добавлять письма к своему перечню дел. Программа также работает с Dropbox для обмена данными и синхронизации с LinkedIn и Facebook, так что вы легко можете создавать профили своих контактов. Совместима с Exchange, Gmail и другими службами Google, а также с Yahoo Mail, iCloud, AOL и Outlook/Hotmail.
Если вы плановик
Попробуйте следующие инструменты:
• Тетради.
• Printable Paper – веб-приложение, с помощью которого можно бесплатно скачать 1231 тип и стиль бумаги, в том числе миллиметровую, и целый набор листов в самую разную линейку.
• D*I*Y Planner – веб-приложение, помогающее разрабатывать собственные, на свой вкус, бумажные носители и системы для планирования, используя предлагаемые шаблоны обложек и документов.
• Диспетчер задач программы Outlook.
• Календари.
• Wunderlist – приложение, позволяющее создавать бесконечно длинные перечни задач.
• Feedly – новостной агрегатор для веб-браузеров и мобильных устройств, работающий под iOS и Android. Доступен также в виде облачного сервиса. Его задача – собирать в одно место все, что вы хотите прочитать.
• Cue – приложение – личный ассистент, которое на основе информации из вашей электронной почты, контактов и календаря выдает вам «моментальный снимок» дня.
• Doit.im – бесплатное приложение для всех платформ (Windows, Mac, iPhone и iPad), позволяющее планировать проекты, следующие действия, ставить промежуточные и крайние сроки, делать примечания – и все это синхронизировать, используя сервер Doit.im.
• Rapportive – расширение Gmail, которое выдает вам всю информацию об отправителе послания прямо в окне входящей почты. Это не только все то, что вы знаете о конкретном человеке, но также все, что знает о нем ваша организация, и все, что известно о нем в сети.
• Pocket – веб-приложение, позволяющее собирать, сопоставлять и организовывать статьи, видеоматериалы и другой контент, который вы находите в сети. Все это можно сохранять с компьютера в Pocket и затем просматривать с любого девайса без подключения к интернету. Программа совместима с более чем 300 приложениями, так что все ваши материалы для чтения будут у вас всегда под рукой.
Если вы организатор
Попробуйте следующие инструменты:
• Электронные блокноты для заметок.
• Стикеры.
• Any.do – программа для создания перечней дел с очень приятным дизайном и инновационным подходом к управлению жизнью пользователя.
• Moleskine – онлайн-магазин, предлагающий огромный выбор роскошных записных книжек. Там же можно скачать и приложение для iPad.
• Ommwriter – приложение, подходящее как для Windows, так и для Mac. Представляет собой полноэкранный текстовый редактор, умеющий к тому же добавлять различные содействующие релаксации изображения или умиротворяющую музыку, другой шумовой фон, которые не только поддерживают вашу способность сохранять концентрацию на том, что вы пишете, но и помогают сохранять спокйствие и продуктивность.
• Evernote Hello – очень бойкое приложение для управления контактами, которое позволяет создавать детальные профили для каждого своего визави, сканировать информацию с визитных карточек, извлекать релевантную информацию из электронных писем и – конечно, это же Evernote! – освежать в памяти сведения о человеке при встрече с ним.
