• Учитывайте то, что другим членам команды для выполнения задач по тому же проекту может потребоваться больше времени, чем вам.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Tom’s Planner – бесплатное и интуитивно понятное веб-приложение для создания графиков Ганта, которое может работать и как индивидуальный инструмент для управления проектами. Простое в использовании. С его помощью можно вносить поправки в свои графики буквально на ходу.
• OpenProj – программа с открытым исходным кодом, бесплатная альтернатива Microsoft Project (к тому же свободно открывает «родные» Microsoft Project-файлы). Идеально подходит для управления проектами. Имеет очень динамичный движок, позволяющий легко строить не только временные графики и планы работ на основе ресурсов, но и ленточные и столбчатые диаграммы, сетевые графики (сетевые логические диаграммы), графики структуры трудозатрат, а также производить расчеты издержек и прибавочной стоимости и тому подобное.
Если вы организатор
Ваши сильные стороны:
• Способность быть лидером команды.
• Умение строить партнерские отношения с людьми.
• Интуитивное понимание того, каким должен быть следующий шаг к выполнению проекта.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Проявляйте осторожность в работе с цифрами, датами, финансовыми документами, любыми количественными данными, техническими требованиями и вообще с анализом осуществимости решений, так как любая ошибка в них может оказаться роковой для успеха проекта.
• Избегайте чрезмерного оптимизма по отношению ко времени, которое может потребоваться для выполнения задач. Убедитесь, что временные рамки, которые вы фиксируете, реалистичны.
• Сведите к минимуму коммуникации в процессе реализации проекта, так как это может замедлить темпы его выполнения.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Collabtive – бесплатное веб-приложение, позволяющее членам команды сотрудничать друг с другом в процессе планирования проекта, выполнения задач, определения этапов работ, а также обмениваться файлами и мгновенными сообщениями. С помощью функции экспорта задач iCal можно получать электронные письма с напоминаниями и предупреждениями о различных вопросах по проектам, а также синхронизировать свои графики.
• Asana – инструмент, сочетающий в себе возможности приложений для управления проектами, задачами и осуществления сотрудничества. Здесь все в одном месте – и переписка, и задачи, и файлы. Вы уже никогда ничего не потеряете. Письма и задачи можно группировать, так что вам больше не придется подолгу плутать в дебрях электронной почты.
Если вы визуализатор
Ваши сильные стороны:
• Способность стратегически мыслить.
• Умение выдвигать креативные, инновационные идеи и проекты.
• Способность высматривать и соединять несопоставимые на первый взгляд вещи в единое целое.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Убедитесь, что планы проектов конкретны и ясны. В противном случае они могут показаться членам вашей команды нереалистичными и невыполнимыми, что будет вызывать у них стресс.
• Старайтесь концентрироваться на различных аспектах проекта по очереди, а не одновременно на всех.
• Учитывайте свою склонность избегать задач, которые кажутся вам неинтересными и рутинными. Боритесь с этим качеством, чередуя скучные задачи с увлекательными.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Things – программа для управления задачами и проектами, которая работает под Mac OS X и iOS. У нее простой и симпатичный интерфейс, что предельно упрощает навигацию. Хорошо интегрируется во все основные Mac-приложения, такие как iCal. Так что вы легко сможете перетаскивать задачи, организовывать их по проектам и привязывать к своему календарю. И все это элементарно синхронизируется с вашим iPhone.
• Liquid Planner – мощное веб-приложение для управления проектами. Его гибкость позволит заниматься таск-менеджментом, расписывать графики проектов и сотрудничать с членами своей команды, буквально не сходя с места. Приложение позволяет завести ящик входящей почты для совместного использования и реагирования на поступающие по проекту запросы. Программа легко интегрируется с календарем и различными почтовыми клиентами, а также обеспечивает быстрый поиск и доступ к документам и комментариям.
Краткое руководство по стратегиям управления задачами и проектами вы можете также скачать, зайдя на сайт www.carsontate.com.
Настройтесь на долгосрочный успех
Эмили – одна из моих клиенток, с ней вы познакомились во второй главе книги. По стилю продуктивности она – визуализатор. Когда я начала с ней работать, она трудилась по 80–90 часов в неделю. Груз усталости давал о себе знать: качество работы Эмили постепенно ухудшалось. По оценке ее менеджера, она стала вести себя безответственно, постоянно увязала в текучке и не могла эффективно коммуницировать со своей командой.
Вот так! Неужели это правда? Ведь Эмили отдавала работе все свои силы!
Как оказалось: в том-то и проблема. Эмили просто выдыхалась: она не высыпалась, а последствия умственного и физического истощения пыталась преодолеть путем увеличения количества рабочих часов. Но такой подход неэффективен. Эмили следовало научиться рассчитывать свой темп и силы, ориентируясь на долгосрочный успех.
Лично я впервые узнала о том, насколько важно уметь регулировать свой темп, в колледже – от Джима Фемистера, тренера нашей команды по бегу по пересеченной местности. Он был мудрым, чутким и наблюдательным человеком. Прежде чем переехать в Лексингтон и начать преподавать будущим адвокатам – студентам Юридической школы Университета Вашингтона и Ли, – он сделал блестящую карьеру прокурора.
За те четыре года тренировок у Фемистера я получила от него множество жизненных уроков, облаченных в форму спортивных наставлений, как лучше тренироваться и побеждать на соревнованиях. Приведу пример. Поскольку наши тренировки проходили в горах Блу-Ридж, нам приходилось постоянно бегать вверх-вниз по холмам. И тренер посоветовал мне при подъеме в гору смотреть прямо перед собой – на два-три шага вперед, а не на вершину холма. И я обнаружила, что таким образом мне действительно удается концентрироваться на текущем моменте и поддерживать темп в течение всего затяжного восхождения. Жизненный урок: когда становится тяжело идти, сохраняй концентрацию на текущем моменте, используй предоставленную тебе возможность сделать следующий шаг и не слишком зацикливайся на конечной цели, потому что иначе дорога покажется тебе еще длиннее и утомительнее.
К числу любимых традиций, которые у нас появились по инициативе тренера, следует отнести и последний забег с подругами по команде перед свадьбой одной из девушек. Итак, утром моего самого счастливого дня я проснулась, честно говоря, разбитой после вчерашней вечеринки, но… надела шорты и кроссовки и пошла на встречу с тренером и подругами – Ким, Джозефиной и Натали, – чтобы в последний раз пробежаться с ними в своем прежнем статусе. Из нашей четверки только я еще не была связана узами брака.
