Установите числовую квоту, определяющую, какое количество электронных сообщений может содержаться в вашем почтовом ящике.
Как приоритетчик, вы, наверное, склонны фокусироваться на конкретных целях, особенно на тех, которые имеют числовое измерение. Воспользуйтесь этой своей наклонностью и задайтесь целью не допускать скопления электронных сообщений в почтовом ящике выше определенного количества. Так, например, мой клиент Джин установил для себя лимит в 20 писем. В конце каждого дня он прочитывает, обрабатывает и организует свой ящик входящей корреспонденции до тех пор, пока не сводит количество писем, ожидающих решения своей судьбы, до 20 и менее. Наличие такого лимита помогает ему держать ситуацию под контролем, а ежедневное достижение поставленной цели приносит чувство удовлетворения от хорошо выполненной работы.
Ограничьте время, выделяемое на обработку электронной почты.
Приоритетчики, как правило, способны выполнять значительные объемы работы в сжатые сроки. Запрягите эту свою способность, для чего введите лимит времени на обработку почты. Выделите себе всего 30 минут на чтение писем и написание ответов и посмотрите, что произойдет! Когда начнете придерживаться этого строгого временного регламента, удивитесь, насколько быстро умеете читать, обрабатывать и организовывать свои электронные сообщения.
Если вы плановик
Если вы – плановик, то ваше мышление, несомненно, отличается организованностью, последовательностью, систематичностью и детальностью. Это означает, что вам следует применять стратегии, дающие возможность лучше организовывать и одновременно планировать как свои временные инвестиции в работу с электронной почтой, так и собственно ответы на поступающие сообщения. А вот и некоторые конкретные идеи.
Проверяйте ящик входящей почты по графику.
Как плановик, вы наверняка любите составлять графики и умеете выстраивать работу в соответствии с ними. Используйте эту свою наклонность и в управлении потоком электронной почты. Определите конкретные часы дня, когда будете заглядывать в почтовый ящик. В разные дни недели и разные недели месяца часы могут меняться. Смысл в том, чтобы ввести некий порядок и структурировать время, которое вы тратите на обработку электронной почты. (Этот подход я рекомендую практически всем, с кем мне доводится работать, но лучше всего он подходит плановикам.) В итоге вы увидите, насколько резко повысится ваша эффективность.
При составлении писем используйте строку «тема», чтобы сообщить получателю, каким должно быть его следующее действие.
Плановикам важно очень быстро получать ответы, причем именно так, как они рассчитывали. Используйте строку с темой письма, чтобы сообщить адресату, каких именно действий вы от него ждете. То есть вписывайте в эту строку и саму тему письма, и шаги, которых добиваетесь от получателя, например: «Требует принятия мер: пересмотреть прогноз по объемам продаж на 4‑й квартал до 16 мая». Таким образом вы гарантируете себе: адресат будет точно знать, что вам от него нужно и к какой дате он должен выполнить ваше поручение.
Организуйте папки в своем почтовом ящике, используя цифры и символы.
Плановики, как правило, любят порядок во всем. Если вы – из их числа, создайте собственную систему упорядочивания электронной почты. Используя различные цифры и символы, вы можете легко адаптировать под себя встроенный в почтовую программу алфавитный принцип организации папок. Посмотрим, как это делается. Представим себе, что в данный момент у вас запущены три очень важных проекта под кодовыми наименованиями «Хендерсон», «Фигуэра» и «Бернстайн» и по каждому у вас создана папка с таким же именем. Вы можете позволить папкам «упасть» туда, куда их закинет алфавитная система сортировки документов в соответствии с их начальными буквами – Б, Ф и Х. А можете вставить цифру перед каждым названием: «1Хендерсон», «2Фигуэра» и «3Бернстайн». В таком случае эти три папки окажутся в самом начале списка папок в вашем архиве электронных сообщений, и уже за ними последуют остальные, ненумерованные папки, выстроенные в традиционном алфавитном порядке. (При этом – заметьте! – как только проект «Хендерсон» будет завершен или по какой-либо другой причине выпадет из вашего перечня приоритетов, вы можете просто убрать цифру перед названием и папка разместится по алфавиту.) Если вставить перед названием папки специальный символ типа «собачки», «решетки», «звездочки» и так далее, то эта папка продвинется еще выше и встанет перед всеми пронумерованными папками. Например, вы захотели создать отдельную папку «Проконтролировать» и складывать туда все сообщения с описанием дальнейших шагов, за выполнением которых вы хотите проследить. Если вы назовете эту папку «@Проконтролировать», то она поднимется на самый верх списка папок в вашем архиве.
Если вы организатор
Если вы – организатор, то склонны к более экспрессивному и эмоциональному языку и стилю мышления, которые помогают людям чувствовать вашу поддержку. Чтобы выбранные вами стратегии управления электронной почтой соответствовали вашему стилю, они должны увлекать вас, сокращать или минимизировать отвлечение внимания и оставлять время для общения с коллегами. Вот несколько идей, к которым вам стоит присмотреться.
Внимательно подумайте, прежде чем добавить кого-то еще в строку получателей копии письма.
Как организатор, вы любите командную работу. Такая инклюзивная манера действия часто приводит к чрезмерно активной коммуникации с коллегами, продиктованной стремлением поддерживать с ними связь. Помните об этой предрасположенности при составлении черновиков писем и внимательно обдумывайте, кого стоит включить в круг получателей сообщения. Старайтесь не загружать строку «Копия» адресами партнеров, для которых информация, содержащаяся в письме, попадает в категорию «приятно узнать». Вносите только тех, кому действительно «нужно узнать», тем самым вы избежите лишнего захламления почтовых ящиков других людей, как, впрочем, и своего собственного.
Попробуйте во время обработки почты включить себе музыку – веселее будет!
Организатору, который получает удовольствие от общения с людьми, работа с электронной почтой может казаться скучной и неэффективной. Многие люди этого типа вообще сомневаются в ценности электронной коммуникации, потому что она не способна в полной мере удовлетворять их сильно выраженную потребность в межличностном общении. Возьмем, к примеру, одну мою клиентку – классического организатора Эйвори. Она буквально утопала в электронной почте и при этом получала от шефа и торговых партнеров обвинения в черствости, забывчивости и нежелании делиться важной информацией. В чем проблема? Да в том, что электронная почта воспринималась Эйвори как нечто холодное, безликое, обусловливающее колоссальные потери времени. Вот мы с ней и нашли решение, позволяющее сыграть на двух слабостях моей клиентки – к музыке и шоколаду. Теперь каждый раз, когда Эйвори берется за обработку электронной почты, она включает музыку, а после расчистки ящика вознаграждает себя небольшой долькой шоколада. Как видите, довольно просто сделать процесс работы с почтой более приятным и увлекательным.
