Создайте и используйте шаблоны для рутинных запросов и задач.
Досадная монотонная работа способна выжать из организатора все соки. Чтобы минимизировать проблему, обзаведитесь серией шаблонов, используя функцию «автотекст» почтовой программы или создав письмо и сохранив его как шаблон с помощью соответствующей функции Outlook и Lotus Notes. (К сожалению, пользователи Gmail пока лишены такой возможности.) И в том и в другом случае, получив сообщение, требующее стандартного ответа, вы сможете быстро отправить шаблонное письмо и избежите необходимости снова и снова набирать один и тот же текст. Внедрение данной системы облегчит и ускорит выполнение ваших обязанностей, чтобы вы могли вернуться к более интересной и увлекательной работе, не игнорируя при этом важные сообщения, заслуживающие развернутого ответа.
Если вы визуализатор
Если вы – визуализатор, то ваш стиль мышления отличается холистичностью и интуитивностью. Вы сильны в синтезе и интеграции идей, а также в осмыслении общей картины. Поэтому вам нужны имейл-стратегии, которые позволят отслеживать важные сообщения и синтезировать входящую информацию быстро и легко. Ниже описаны приемы, которые вам стоит опробовать.
Введите цветовую маркировку входящих сообщений по отправителю или по теме.
Подумайте, как сгруппировать письма в вашем почтовом ящике по категориям, и задайте для каждого типа сообщений конкретный цвет. Например, вы можете создать правило, по которому письма от вашего шефа будут помечаться красным флажком, сообщения от ключевых клиентов – зеленым, а от основных поставщиков – желтым. (Заглядывая в почтовый ящик, вы будете сразу видеть, какого «цвета» письмо.) Или правило, по которому, скажем, синим будут помечаться сообщения, отправленные только вам, чтобы вы с первого взгляда могли выделить их на фоне сотен других, в которых вы значитесь просто одним из получателей копии письма. Цвет – ваш друг. Позовите его, и он поможет вам быстро отыскивать письма, требующие незамедлительного или своевременного ответа.
Отключите функцию уведомления о поступлении электронной почты.
Какие только звуки не нарушают и не отвлекают наше внимание в офисе! Но самый коварный из них – звук, оповещающий о приходе очередного письма. И особенно он пагубен для визуализаторов, которые легко откликаются на всякого рода раздражители. Не позволяйте техническим устройствам завладеть вашим вниманием. Выключите их, и пусть электронная почта подождет, пока вы не будете готовы почитать ее и ответить на поступившие сообщения. (На самом деле данный прием принесет пользу всем, но особенно важно его применять визуализаторам – от этого их эффективность существенно возрастет.)
Включите режим автопросмотра, чтобы видеть первые несколько строк письма, не открывая его.
Задав нужные настройки отображения писем в ящике входящей почты, вы сократите время на открытие и прочтение сообщений. Включив режим автопросмотра, вы сможете видеть первые несколько строчек письма, не открывая его. Очень часто их бывает вполне достаточно, чтобы решить, как поступить далее с сообщением. Пусть ваши глаза и технический прогресс работают на вас.
Когда я встретилась с Эмили месяц спустя, изменения были налицо. Она чувствовала себя намного свободнее, спокойнее и дееспособнее. Ее коллеги также отметили наступившие перемены. Те, кто до этого жаловался, что Эмили не отвечает на их письма и не выполняет работу в срок, теперь считали мою клиентку человеком ответственным и надежным. И что самое приятное: Эмили снова могла наслаждаться свободным временем по вечерам и уик-эндам. Она даже начала регулярно смотреть игры своей любимой команды New England Patriots по воскресениям – причем не украдкой, сидя за включенным компьютером, как делала еще недавно!
Я не могу гарантировать, что укрощение потока входящей почты изменит вашу жизнь в такой же степени, как это произошло с Эмили. Но я обещаю, что вы заметите разницу и оцените ее. Тем самым вы сделаете еще один шаг на пути к свободе, продуктивности и счастью.
10. Создайте себе пространство для физической и ментальной свободы
Все знают, что покойный Стив Джобс, основатель Apple, был гением дизайна, технологических инноваций и маркетинга. Но вряд ли вам известно, что он, как никто другой, понимал и умел решать проблемы индивидуальной продуктивности.
Когда встал вопрос о строительстве нового здания для штаб-квартиры Pixar – выдающейся киностудии, специализирующейся на компьютерной анимации, к становлению которой приложил руку Джобс, – он выдвинул требование: пространство должно проектироваться с таким расчетом, чтобы туалеты оказались в центре здания. Почему? Джобс хотел, чтобы студия была местом, где процветает креативность, и знал, что энергию для роста она черпает из постоянного случайного взаимодействия людей с различными талантами и интересами. Поэтому он и решил, что туалеты – единственные помещения, которые так или иначе вынужден посещать каждый, – должны находиться там, где пересекаются пути сотрудников самых разных подразделений. Говоря словами журналистки Карлийн Хоун: «Джобс понимал: когда люди вступают друг с другом в контакт, когда встречаются взглядом, возможно все. Вот почему он сделал так, чтобы вы просто не могли отгородиться от остальной части компании»
{37}.
Результат получился впечатляющий: сотрудники Pixar трудились по 12 часов в сутки и даже не помышляли жаловаться, потому что им было «на работе нескучно»
{38}. Киностудия могла похвастать непревзойденным перечнем коммерческих и художественных достижений: она выдавала на-гора один блокбастер за другим и завоевала больше дюжины «Оскаров».
Pixar – не единственная компания, которая воспользовалась силой толковых архитектурных решений для стимулирования креативности, продуктивности и способности добиваться успеха. Инженеры Motorola покинули свои офисные «ячейки» и перешли работать в открытое пространство, где и создали свою феноменально популярную модель мобильного телефона Razr. Компания – производитель игрушек Fisher-Price выделила специальное помещение, так называемую пещеру, где дизайнеры, инженеры и маркетологи могли собираться и строить прототипы игрушек из пеноматериалов, картона, клея и акриловой краски
{39}. Подразделение «Развлечения и устройства» корпорации Microsoft спроектировало студию с прозрачными стенами и открытым рабочим пространством, через которую тянется один центральный хребет, а к нему пристыкованы рабочие станции; вдоль него можно формировать отдельные зоны или адаптировать их к текущим потребностям. При этом все легко реконфигурируется. Каждый сотрудник может включить еще один монитор для собственных нужд или передвинуть свое рабочее место ближе к другому члену команды, с которым в данный момент сотрудничает
{40}.
