Полезные советы
Важно, чтобы инструменты для организации труда радовали глаз. Если предмет покажется вам несимпатичным, вы не будете им пользоваться. Ищите новинки среди офисных товаров с уникальными и визуально привлекательными характеристиками. Подумайте о варианте с цветными канцелярскими принадлежностями – яркими папками, зажимами для бумаги, корзинами и контейнерами. Затем создайте себе цветовую схему, в которой документы по различным видам работ, проектов или клиентов будут оформлены в разных тонах. Ваш офисный инструментарий должен также поддерживать вашу тягу к сотрудничеству. Используйте программы типа Skype или GotoMeeting, чтобы во время разговора с коллегами, клиентами и продавцами еще и видеть их. Узнайте, какие опции для обмена файлами предоставляют ваши технологические платформы, выберите те из них, которые удовлетворяют вашему чувству прекрасного, и наслаждайтесь ими.
Если вы визуализатор
Как подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваши офисные принадлежности должны оказывать вам нужную помощь, когда вы будете жонглировать идеями, изучать перспективы и фокусироваться на работе, имеющей для вас наивысший приоритет. Используйте нелинованную бумагу, нелинованные тетради, большие белые доски и цветные ручки и маркеры, чтобы наглядно представлять свои идеи и запечатлевать находки. Не забывайте поддерживать достаточно большие запасы блок-кубиков с многоцветными листочками, чтобы в любой момент можно было обклеить ими стены, двери и белые доски – это замечательный способ перенести игру с идеями в материальный мир.
Полезные советы
Держите свою работу по проекту там, где она всегда будет у вас на виду. «С глаз долой – из сердца вон» – эти слова, должно быть, сказаны о вас. Попробуйте складывать папки в цветные корзины, а не в шкаф, и используйте прозрачные пластиковые контейнеры для хранения расходных материалов.
Разнообразие предлагаемых сегодня инструментов для организации труда гарантия того, что каждый найдет те из них, которые идеально ему подходят и окажут соответствующую помощь в работе. Вопрос о том, каким именно инструментарием пользоваться, вовсе не второстепенен – орудия труда имеют большое значение для повышения нашей продуктивности. При их выборе не идите на компромисс.
Реалистично оцените возможности изменения вашего рабочего пространства
Возможно, вы уже подумали: «Безусловно, все эти стратегии адаптации рабочего пространства под себя – прекрасная идея, вот только у нас в офисе ничего трогать не разрешается, хотя мое рабочее место совершенно нефункционально. И как быть?».
Многие люди, особенно работающие в крупных корпорациях, вынуждены считаться с жестким регламентом относительно интерьера. В такой ситуации вопросы о размере и форме кабинетов и офисных ячеек, цвете их стен и типе мебели и прочего инвентаря могут быть предопределены установленными правилами. Даже те, кто трудится дома или в своих собственных фирмах, могут быть ограничены в выборе, например, необходимостью делить помещение с домочадцами или коллегами. Однако все эти обстоятельства – не повод мириться с неудобствами. Я подскажу вам несколько способов обойти ограничения, с которыми вы, возможно, безуспешно боретесь.
Если вы работаете в большой компании, сначала решите, что вам действительно необходимо изменить на рабочем месте, чтобы сделать его более функциональным, а затем обратитесь к начальству с просьбой поддержать вас. Как говорит Карин Уорнер, моя коллега и надежный партнер по бизнесу: «Не попросишь – не получишь». Ясно дайте понять, что вам никак не обойтись без определенного инструмента или изменения в обстановке, и объясните, как это скажется на вашей продуктивности. Возможно, вас ждет приятный сюрприз и ваша организация пойдет вам навстречу гораздо охотнее, чем вы предполагали.
Зина работает девелопером в компании коммерческой недвижимости. В процессе обсуждения с клиентами аренды или покупки недвижимости ей часто приходится готовить и просматривать сложные многостраничные юридические документы. Но делать это непросто, тем более что Зина должна их еще и перепроверять на предмет соответствия налоговым нормативам, законодательным актам в области имущественного права, а также предыдущим договоренностям, то есть ей одновременно необходим доступ как к самим документам, так и к другим источникам информации. Поэтому Зина решила попросить, чтобы ей поставили два больших монитора вместо одного.
Однако прежде чем сделать это, Зина убедилась, что у нее есть шансы на победу. К тому же она была самым успешным сотрудником фирмы (в последние пять лет именно она заключила все крупнейшие сделки) и надеялась, что это тоже сыграет ей на руку. А еще Зина проявила должную осмотрительность: она проверила, сколько будут стоить мониторы, и была готова подсчитать рентабельность данной инвестиции для фирмы, если руководство согласится купить их. А потому, когда Зина наконец обратилась со своей просьбой, ее с радостью выполнили.
Если вы сотрудник крупной организации, последуйте примеру Зины. Решите, что конкретно вам необходимо для успешной и продуктивной работы, будьте готовы объяснить, как и почему компания выиграет, если пойдет вам навстречу, и затем озвучьте свою просьбу.
Существует и другой способ справиться с корпоративными ограничениями в отношении рабочего пространства, а именно: проявить креативность и придумать что-то новое. Например, среди людей, обращающихся к нам за помощью, немало консультантов, которым приходится работать в офисах своих клиентов. В таких условиях они совершенно лишены возможности что-либо менять в «своем» рабочем пространстве, хотя их нередко усаживают за стол в центре большого помещения либо «ссылают» в пустующие офисные ячейки или же в маленькие темные комнатушки.
В ответ находчивые консультанты придумывают самые разные способы адаптации. Для борьбы с шумом они держат при себе наушники и надевают их, когда нужно спокойно поработать. Чтобы повысить освещенность рабочей поверхности, они приносят с собой маленькие светильники с зажимом. Изначально такие лампы предназначались для чтения книг в постели, но теперь перепозиционировались как аксессуар для ноутбуков. Один мой клиент, чья компания не разрешала вешать на стены офисов что-либо еще, кроме уже висящих там репродукций, выпущенных этой организацией, все равно нашел выход из ситуации. Он изменил предназначение красующейся на стене репродукции, превратив ее в TASK-перечень. Как? Взял белую оберточную бумагу, обрезал ее по размерам рамы «произведения искусства» и прикрепил к стеклу с помощью малярного скотча. А затем облепил бумагу разноцветными стикерами со своими задачами. «Инсталляция» получилась очень функциональной, удовлетворяла потребностям моего клиента-визуализатора и не выходила за рамки корпоративного регламента на пространственные преобразования.
Конечно, не все ограничения на физические трансформации рабочего пространства можно обойти, особенно если вы делите помещение с коллегами. Стандартная ячейка в офисах с открытой планировкой накладывает очень жесткие рамки на объем пространства и тип освещения, сидения, шкафов и рабочей поверхности. Я не советую в подобных случаях вносить масштабные изменения, особенно такие, которые чреваты последствиями для окружающих вас людей, если вы заранее не посоветовались с ними. А обсудить проблему стоит – не исключено, что они разделяют ваше недовольство, и тогда изменение производственной среды станет вашим общим проектом.
