Действуйте проще:
ВОВЛЕКИТЕ ВСЕХ УЧАСТНИКОВ СОБРАНИЯ В ЕГО РАБОТУ
Как увлечь приоритетчика
Приоритетчиков интересуют прежде всего данные, факты и цифры. Они хотят знать ответы на вопросы, в основе которых лежит слово «что»: «В чем цель? В чем задача? О чем говорят нам факты? Чем мы располагаем в плане информационных ресурсов?».
Как увлечь плановика
Плановики сконцентрированы на процессе, порядке, структуре. Они хотят знать, «как» именно будут претворяться идеи в жизнь: «Как мы добьемся цели? Какой крайний срок? Сколько людей вовлечено в проект? Как мы будем решать эту проблему или задачу?».
Как увлечь организатора
Организаторы сфокусированы на людях, командах и коммуникации между участниками проекта. Их волнует вопрос «кто?»: «Кто принимает участие? Кого еще необходимо поставить в известность? Кто входит в нашу аудиторию, и как они предпочитают получать информацию?».
Как увлечь визуализатора
Визуализаторов волнует общая картина, новаторские идеи и концептуальные рамки, а также то, как совещание связано со стратегическими целями организации. Они хотят получить ответ на вопрос «почему?»: «Почему это важно? Почему изучалась именно эта идея или подход? Почему участники вовлечены в происходящее? Почему им следует об этом знать?».
Один из моих клиентов – транснациональная строительная корпорация – хотел предложить свои услуги крупному медицинскому учреждению со штаб-квартирой в Вашингтоне. Компании раньше не доводилось работать с организациями из сферы здравоохранения, и потенциальная сделка рассматривалась как большой шанс. И презентацию, и команду к встрече с представителями медучреждения готовила Лейси, руководитель отдела развития. В тот четверг, когда должны были состояться переговоры, я находилась в офисе моего клиента: мы работали с руководством компании над совершенствованием навыков эффективной коммуникации с учетом индивидуального стиля продуктивности. Внезапно Лейси воскликнула: «Постойте минутку! Наша презентация для сегодняшней встречи отвечает только на вопросы “что” и “как”. А о том, “кто” и “почему”, там нет ни слова!».
Лейси была права. Все презентации компании до сих пор фокусировались исключительно на фактах, цифрах и данных проектов. И новая презентация тоже содержала несколько страниц с расчетами издержек и данными о безопасности, а также множество слайдов с описанием плана проекта и важнейшими вехами принятия решений. Данная информация, конечно, была и важна, и полезна. Но Лейси осознала, что она и ее команда не уделили внимания тому, кто будет использовать новые здания и почему они понравятся тяжелобольным и их семьям, как и местной общественности в целом.
Итог: в имеющемся виде презентация с наибольшей долей вероятности вызвала бы в аудитории резонанс у приоритетчиков и плановиков, а вот организаторов и визуализаторов оставила бы равнодушными и скучающими.
Лейси и ее сотрудники поспешили включить в презентацию информацию, содержащую ответы на вопросы «кто» и «почему», добавили картинки и цитаты из высказываний довольных клиентов, что придало презентации, которая раньше была строго аналитичной и прямолинейной, завершенность.
Когда пару недель спустя я снова зашла к Лейси, она пребывала в приподнятом настроении. Ее компания выиграла тендер – именно ей доверили возвести новый кардиоцентр под крылом того самого медучреждения. «Мы раньше никогда не проводили настолько успешной презентации! – заявила Лейси. – В зале не осталось ни одного человека, который бы не сказал, что мы – безусловно, лучший выбор для этого проекта. Они просто влюбились в нас!»
Проследите за выполнением принятых решений, чтобы добиться максимальной рентабельности своих инвестиций
Встреча может быть тщательно спланирована и безупречно проведена, но если ее организатор и участники не реализуют принятые на ней решения, выделенное на мероприятие время окажется потраченным впустую.
Чтобы максимально повысить рентабельность вложенных в заседание сил и времени, используйте следующие две простые стратегии: определите, кто «О», а затем установите контроль за выполнением решений. Давайте рассмотрим эти стратегии подробнее.
Мой коллега Пол Джойс – выдающийся консультант. Именно он помог мне понять, что такое настоящая подотчетность. Пол и его команда разработали очень четкую систему распределения ролей, ответственности и подотчетности среди руководителей высшего звена, которую они назвали «Картой подотчетности».
Реализация системы начинается с опроса топ-менеджеров организации. Им задают серию вопросов об их роли и обязанностях, а также о критериях оценки их работы и проектах, которыми они в настоящий момент занимаются. Далее Пол и его команда составляют наглядную карту, демонстрирующую, в каких местах наблюдается дублирование ответственности, а в каких – пробелы в отчетности. Затем эта карта обсуждается с руководством. По каждой конкретной инициативе или продукту задается вопрос: «Кто “О”?».
«О», конечно же, означает «ответственен». Как говорит Пол, настоящую ответственность за ту или иную инициативу может нести только один человек. Это не значит, что он должен выполнять всю работу сам, вовсе нет. Просто он несет полную ответственность за обеспечение ее успешного завершения независимо от того, кто еще вовлечен в проект.
Ничего сложного, не правда ли?! Однако я нередко становлюсь свидетелем того, как мои клиенты просят двух или трех человек взять на себя ответственность за реализацию проекта. Такой способ распределения ответственности никогда не дает хороших результатов. Наоборот, он неизбежно приводит к тому, что в итоге никто ничего не делает, так как каждый надеется, что «кто-то другой» возьмет всю ответственность на себя. «О» может быть только один человек. По каждому конкретному шагу, согласованному во время совещания, необходимо назначить ответственного за его успешную реализацию. Сделайте паузу и решите, кто именно будет руководить, контролировать и обеспечивать выполнение этого шага. Не переходите к следующему пункту, пока не назначите «О».
Определившись с «О», обсудите дальнейшую процедуру. К какому сроку нужно получить результат? В какой форме? Следует ли уведомить об этом всех участников совещания? Если да, то каким образом? Отправить электронное письмо всей группе? Или сообщить устно на следующем заседании? Или же разместить информацию на корпоративном сайте или в программе для совместного управления проектами, внедренной в компании? Кто будет получать уведомления о ходе работ? Может быть, какой-то конкретный сотрудник, который будет вносить полученные данные в план проекта или повестку дня следующего совещания, а затем рассылать ее остальным членам команды? А может, вы примените привычный инструмент для совместной работы и управления проектами или существующую систему электронных сообщений, так как у вас уже есть человек в команде, который отвечает за внесение задач в программу, их распределение и отслеживание их выполнения?
Все эти варианты имеют право на существование – выбор всецело зависит от принятой у вас в команде форме коммуникации. Как вам сподручнее контролировать выполнение решений собрания, так и поступайте. Однако чтобы гарантировать себе успех, я советую вам действовать следующим образом:
