2. По возможности отвечайте на голосовые сообщения по электронной почте. Переписка приучает к лаконичности. Помогите окружающим приобрести привычку изъясняться кратко.
Подобно началу телефонного разговора общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: «Мы можем встретиться в 16:00?», можно составить иначе: «Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени».
Эта конструкция «если… то…» приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: «Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555-5555 или по электронной почте john@doe.com (ему направлена копия письма) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555-4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо». Таким образом, удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию «если… то…» и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос.
3. Совещания следует проводить только с целью принятия решений по заранее известной ситуации, а не для выявления проблемы. Если вам предлагают встретиться или «уделить время для телефонного разговора», попросите сначала изложить суть дела в письме, например, так:
«Это можно устроить. Но чтобы я подготовился к встрече, не могли бы вы изложить в письме суть проблем, которые нам предстоит обсудить? А также темы и вопросы, которые предполагается затронуть? Это было бы очень полезно. Заранее благодарю».
Не давайте собеседнику шанса увильнуть. Приписка «заранее благодарю» увеличивает вероятность получения подробных разъяснений в письме.
Общение по электронной почте заставляет людей заранее оценивать желаемый результат встречи или телефонного разговора. В девяти случаях из десяти встреча оказывается необязательной, а вопросы удается решить по почте. Приучите к этому окружающих. Уже более пяти лет я ни с кем не встречался по делу. За это время я участвовал всего в 12 селекторных совещаниях, и все они продолжались не более 30 минут.
4. Кстати, о 30 минутах: если встреча или телефонный разговор абсолютно неизбежны, заранее определите, когда они должны закончиться. Время, отведенное на разговоры, должно быть непродолжительным и ограниченным. Если суть проблемы была определена заранее, принять решения удается за 30 минут. Ссылайтесь на то, что у вас на ближайшее время назначена другая встреча (например, в 15:20 или 15:30), называйте время с минутами, чтобы отговорка выглядела убедительнее, заставьте собеседника сосредоточиться на деле, а не на пустом общении, обмене любезностями и лирических отступлениях. Если вам предстоит присутствовать на совещании, которое может затянуться, если время завершения встречи не установлено, попросите у организатора разрешения выступить первым и объясните, что через 15 минут у вас назначена другая встреча. Если понадобится, сымитируйте срочный телефонный звонок. Уносите оттуда ноги, а потом расспросите кого-нибудь, чем закончилось совещание. Есть еще один путь – абсолютно честный: выскажите все, что вы думаете по поводу необходимости встречи. Но, выбрав этот путь, будьте готовы выдержать грозу и предложить альтернативу.
5. Ваш кабинет (отсек) – ваш храм: случайным посетителям в нем не место. Остановить их можно с помощью недвусмысленной таблички «Не беспокоить» на двери, но этот способ хорош, если у вас полноценный кабинет с дверью, в противном случае на табличку будут просто чихать. Я предпочитаю не снимать наушники, даже когда ничего не слушаю. А если кому-то вздумается вломиться ко мне, несмотря на наушники, я делаю вид, что говорю по телефону. Я прикладываю палец к губам, произношу в микрофон что-нибудь вроде «Да-да, слушаю», затем добавляю: «Подождите минутку, пожалуйста». И наконец я поворачиваюсь к незваному гостю и говорю: «Привет. Чем могу помочь?» Главное — не предлагать ему зайти попозже, а заставить за 5 секунд изложить суть дела, а остальное потом в письме.
Если игры с наушниками не в вашем стиле, рефлекторная реакция на появление незваного гостя должна быть такой же, как на неожиданный звонок по мобильнику: «Привет, X. У меня тут кипит работа. Чем могу помочь?» Если собеседник не уложится в 30 секунд, попросите его сообщить о проблеме в письме. Не стоит упоминать о письме с самого начала: «Я буду рад помочь, только сначала закончу одно дело. Не могли бы вы прислать мне вопросы по почте?» Если отделаться от гостя не удалось, дайте ему ограниченное время, опять-таки сославшись на телефонный звонок: «Через пару минут мне должны позвонить. А пока расскажите, в чем дело и чем я могу вам помочь».
6. Воспользуйтесь методом «питомец на пробу», чтобы приучить начальство и коллег свести собрания и встречи к минимуму. Этот метод получил такое название потому, что изначально его применяли в зоомагазинах. Если покупателю по душе щенок, но он не отваживается сделать судьбоносную покупку, ему предлагают взять щенка домой ненадолго, на испытательный срок, а если не понравится, вернуть обратно. Само собой, люди привыкают к питомцу и уже не желают расставаться с ним.
Невозможно переоценить метод «питомец на пробу», если окружающие решительно противятся переменам. Не дайте им захлопнуть дверь перед вашим носом, вставьте в щель ногу, иными словами, предложите «попробовать только один раз». Сравните два торговых предложения:
«Думаю, вы полюбите этого щенка. Вам придется взвалить на себя ответственность и заботиться о нем 10 лет, пока он не умрет. Забудьте про отпуск. Зато вы научитесь соскребать какашки с асфальта. Ну что скажете?»
или
«Думаю, вы полюбите этого щенка. Попробуйте просто взять его к себе домой, а там будет видно. Если передумаете, приносите его обратно».
А теперь представьте себе, что вы догнали босса в коридоре и похлопали его по плечу:
«Знаете, я ничего не имею против собраний, но я придумал кое-что получше. Давайте просто не будем проводить его, ведь мы все равно зря потеряем время и не добьемся ничего путного»
или
«Знаете, я ничего не имею против собраний, но мне просто необходимо закончить несколько важных дел. Можно мне пропустить сегодняшнее собрание? Такие перерывы здорово отвлекают от работы. Обещаю, я попрошу коллегу X. ввести меня в курс дела. Договорились?»
