Вот несколько советов по «автоматизации».
• Внимательно изучите вашу почту. Есть ли в ней вопросы, которые появляются из раза в раз? Если вам приходится отвечать на один и тот же вопрос чаще чем раз в неделю, полезно подготовить шаблон ответа.
• Постарайтесь составить шаблон основательно. Поскольку вы намереваетесь использовать шаблон многократно, составьте его так, чтобы он был максимально подробным и полным. Если в поступающих вам письмах будут дополнительные вопросы или замечания, учтите их при подготовке ответа конкретному корреспонденту. При необходимости вносите в шаблон изменения.
• Сделайте так, чтобы шаблон было легко направить конкретному адресату. Я в работе с шаблонами применяю одну хитрость: помечаю специальными значками места, которые требуют заполнения. Прежде всего это ИМЯ и АДРЕС получателя. Увидев эти маркеры, я автоматически вношу эти реквизиты в письмо и отсылаю его.
• Сохраняйте такие шаблоны и образцы на своем компьютере. Одно из лучших мест для хранения таких шаблонов в компьютере – рабочий стол. Вы легко можете найти там любой файл, который вам понадобится.
Правильное использование шаблонов поможет вам сэкономить до 10 часов рабочего времени в неделю.
Попробуй еще. И снова проиграй. Но проиграй УМНЕЕ.
Сэмюэл Беккет, Worstward Ho
[21]
Совет № 20
Азбука планирования
Независимо от того, составляете ли вы свои ближайшие планы на бумаге или в электронном виде (например, используя программу Microsoft Notebook Layout), вам будет полезно знать азбучные правила планирования.
Например, пункты моих планов, которые я обычно храню в записной книжке, подразделяются на четыре категории. Обычно эти пункты я записываю на стикерах. Прежде всего это СВД (см. совет № 2). Обычно я составляю его в спокойные утренние часы. Далее я распределяю дела по категориям.
• Категория А. Дела, которые должны быть завершены сегодня. Каждый пункт вычеркивается по мере его выполнения. Если у меня остается время, то я занимаюсь пунктами категории Б.
• Категория Б. Эти дела должны быть сделаны в ближайшее время, но не обязательно сегодня; важные, но не первоочередные. Например, скоро истекает срок действия моего загранпаспорта. У меня уже запланирована зарубежная поездка, и нужно получать новый паспорт, но не обязательно именно сегодня.
• Категория В. Это дела, которые предстоит сделать в будущем, но пока не безотлагательные. Например, я планирую приобрести новый навык, скажем быстрого чтения, или арендовать новое помещение под офис. Когда-нибудь эти задачи встанут в ряд приоритетных, но не в этом месяце и даже не в этом году. Сохраняя их в своей записной книжке, я время от времени получаю напоминания о них, но не перегружая память.
Хорошее случается, когда вы правильно расставляете приоритеты.
Секрет продвижения вперед состоит в том, что надо начать двигаться.
Совет № 21
Делайте всё быстрее
И в бизнесе, и в личной жизни мы иногда упускаем очевидное. И больше всего это касается продуктивности. Растерявшись среди обилия всяких советов и методик, мы подчас забываем самое важное, от чего зависят результаты каждого нашего дня: от того, что мы должны делать всё быстрее.
Многие горько вздохнут и скажут: «Но мы и так работаем с максимальной интенсивностью и скоростью». А правда в том, что эти люди работают настолько интенсивно и настолько быстро, насколько им самим хочется. Их руководители могут относиться к этому иначе: считать, что их команды недостаточно эффективны. Посмотрим на этот вопрос как с точки зрения индивидуума, так и с точки зрения коллектива. Уверяю вас: вы найдете способы улучшения вашей работы!
Есть методики, которые позволяют сэкономить ценное время при выполнении каждодневных задач. Возможно, кто-то из ваших подчиненных нуждается в специальной тренировке, повышающей скорость чтения или печати на компьютере. Средние сотрудники офисов могут сэкономить до нескольких часов в неделю, приобретя навыки быстрого выполнения обычных задач.
Правильная организация рабочего места позволила мне существенно повысить производительность. Но только тогда, когда я понял, что все надо делать быстрее, моя продуктивность увеличилась кардинально. Я также научился правильному общению с персоналом по поводу того, что между скоростью и качеством выполнения задачи должен быть четкий баланс. Благодаря этому я смог изменить свой подход к подбору кадров.
Вот несколько советов по поводу того, как делать свои дела быстрее.
• Ищите полезные советы. Приобретение деловым человеком навыков скоростного чтения, быстрой печати, правильной работы с компьютерными программами, систематизации и анализа информации приносит ему большую пользу в каждодневной деятельности. В любой сфере бизнеса есть десятки других особых профессиональных навыков. Собирайте сведения о возможности их приобретения в интернете, а еще лучше – отыщите успешного коллегу, который владеет ими и мог бы поделиться с вами своим опытом.
• Посещайте учебные классы и кружки. Во многих городах есть недорогие образовательные курсы для повышения компьютерной грамотности, освоения скорочтения и т. д. Не проходите мимо досок объявлений, местных СМИ и рекламы в интернете, которые помогут подобрать то, что необходимо именно вам. Компаниям следует учесть, что относительно небольшие затраты на оплату дополнительного обучения персонала могут принести пользу бизнесу.
• Не стесняйтесь привлекать специалистов со стороны. Вы можете быстрее справиться с задачами, если привлечете к их решению хороших специалистов со стороны. Возможно, вам необходимо освоить новые технологии, но у вас не хватает времени для их самостоятельного изучения. Наймите того, кто сможет подготовить для вас материалы. Или привлеките хорошего профессионала в команду. Каждому исполнителю подбирайте задания в соответствии с его навыками и умениями. Возможно, кто-то особенно хорошо умеет принимать посетителей или разговаривать с клиентами по телефону. А другой имеет особую склонность к планированию служебных командировок персонала и подготовке деловой документации тогда, когда ему не мешают.
