За сумму, меньшую, чем вы потратите на ужин в ресторане с семьей, вы приобретете сканер, который может переводить в цифровой вид огромное количество бумажной информации. А главное – ваша информация может храниться на жестком диске компьютера или на серверах облачных хранилищ, а не в шкафах или стопках на столе. Есть много способов и методик, с помощью которых вы можете освободиться от бумаг в офисе. Одно из лучших – приложение Evernote и связанные с ним продукты (evernote.com). С их помощью можно легко и удобно фиксировать и сохранять ваши идеи и мысли. Гораздо удобнее, чем на бумаге.
Вот несколько советов по разгрузке офиса от бумаг.
• Используйте метки и тэги. Одно из главных преимуществ цифрового офиса в том, что для каждого документа вы можете использовать метки и тэги, которые позволяют легко найти его. Не забывайте помечать каждый отсканированный бумажный документ значком, точно определяющим характер и тему документа.
• Разработайте простую схему хранения файлов. Как и электронная почта, документы должны быть организованы системно, но не сложно. Постарайтесь, чтобы каждый файл находился в предсказуемом месте, чтобы вы могли его легко найти.
• Дублируйте и сохраняйте ценные файлы на разных носителях. Вы наверняка не хотите, чтобы в результате технического сбоя была утрачена важная информационная база. Создайте систему дублирования и хранения информации и постоянно ею пользуйтесь.
• Сохраняйте бумажные копии важных документов. Такие важные документы, как контракты, следует копировать на бумажные носители и хранить хотя бы несколько недель, пока с ними идет активная работа. Если вам нужно открывать контракт каждый час, то его цифровая копия не очень удобна. В процессе работы вы можете столкнуться с необходимостью сохранения небольшого количества документов в бумажном виде. Зато вы наверняка серьезно продвинетесь вперед с переводом в цифровой формат многих других материалов, которые загромождают ваше рабочее место.
Средний житель США использует для работы около 12 тыс. листов бумаги в год.
Статистический справочник ЮНЕСКО
Вы можете не замечать, что чего-то не знаете, но вас может серьезно задевать то, что вы чего-то не помните.
Cовет № 25
Пользуйтесь горячими клавишами
Для продуктивного человека компьютерная мышь – то же, что волосы на теле олимпийского чемпиона по плаванию. Это ценные секунды, которые можно сэкономить. Открытие меню и выбор команд мышью вроде бы не отнимает много времени, но потерянные на это секунды складываются в часы.
Чтобы ускорить взаимодействие с компьютером, научитесь пользоваться сокращенными клавиатурными командами. Практически все программы их поддерживают. Хрестоматийные примеры: Ctrl+S – сохранить и Ctrl+Z – отменить.
Вот несколько советов на этот счет.
• Составьте список наиболее частых команд. Подумайте, какие программы и функции вы чаще всего используете. Определив 10–20 из них, найдите в интернете или руководстве по эксплуатации соответствующие им клавиатурные команды. Можно пригласить консультанта, который за пару часов научит вас пользоваться ими.
• На начальном этапе работы с командами держите их список перед глазами. Поначалу это вполне естественное решение. Со временем вы запомните все команды, и необходимость в подсказках отпадет.
В процессе запоминания сокращенных клавиатурных команд вы можете поначалу заметить снижение скорости работы на компьютере. Но, освоив этот короткий и эффективный способ управления программами, вы сможете экономить несколько десятков минут в неделю и часы в течение месяца.
В 1999 году среднестатистический человек получал за один день больше информации, чем в начале XX века за всю свою жизнь.
Институт производительности
В период существования каждой проблемы есть время, когда она кажется достаточно крупной, чтобы ее увидеть, и слишком мелкой, чтобы ее решать.
Совет № 26
Не будьте заложниками устройств
Хитрая и яркая реклама всевозможных гаджетов может поначалу убедить нас в том, что каждое новое электронное устройство или приложение может решить проблему повышения нашей производительности. Высокотехнологичные продукты иногда демонстрируют поразительные вещи, но на деле часто отнимают у нас гораздо больше денег и времени, чем помогают сэкономить.
Это не значит, что высокие технологии не делают жизнь проще. Конечно, они могут помочь в этом, но при одном условии: если мы будем использовать их с умом.
• Сначала подумайте. Действительно ли приобретение нового электронного устройства поможет вам повысить производительность, стать более самодостаточным и эффективным работником?
• Будьте реалистами. Остерегайтесь импульсивных решений при покупке техники! Не попадайте в западню маркетологов. Прежде чем решиться на приобретение нового устройства, соберите о нем информацию и прочтите отзывы на форумах. В компании поручите тому, кто разбирается в современных технологиях, изучить рецензии и критику, чтобы убедиться, что именно это устройство нужно для вашего бизнеса. Так вы получите реальное представление о том, что новый гаджет может сделать для вас полезного и стоит ли это затрат времени и денег.
• Тщательно изучите технические характеристики и возможности нового электронного продукта. Если вы решились приобрести новое устройство, то досконально проанализируйте все его характеристики и возможную пользу для вас. Ваше новое приобретение может стать для вас более ценным, если вы будете понимать, как оно работает.
31 процент американских водителей в возрасте 18–64 лет признаются, что хотя бы раз в течение 30 дней до опроса принимали или отправляли со своих мобильных телефонов СМС, находясь за рулем.
Центр контроля и предотвращения заболеваний
Мужчины превратились в инструменты своих инструментов.
Генри Торо
Совет № 27
Не попадайтесь на крючок телевизора
Я люблю рыбалку. Чтобы поймать рыбку, я использую блестящий крючок, на который накручиваю тестоподобную наживку, в просторечии именуемую манкой. Телевидение тоже использует наживку, чтобы подцеплять людей на крючок, а они об этом не догадываются. Множество исследований доказало, что долгие часы перед телевизором делают людей пассивными. Жить своей жизнью гораздо лучше, чем наблюдать за жизнью других. Изучите нижеприведенные статистические данные и выводы ученых.
