• Устанавливайте лимиты времени. Установите сроки, за которые вы должны справиться с группами одноплановых задач. Это позволит вам сосредоточиться на том, чтобы двигаться вперед без остановок и проволочек. В течение каждого рабочего дня выбирайте для себя определенный временной промежуток, когда ваш персонал и администратор офиса не будут вас беспокоить. Они могут помочь вам экономить время при выполнении задач.
• Будьте усидчивыми. Когда вы начинаете работу над группой задач, примите твердое решение не отвлекаться, пока вы их не выполните. Это поможет вам сосредоточиться и сделать вашу работу быстрее.
• Установите для себя «день совещаний». Быстро справиться со всеми совещаниями, например, недели просто, если организовать специальный «день совещаний». Если к тому же вам удастся назначить их с минимальным интервалом, то это поможет сохранить необходимый настрой. Высока вероятность того, что эти совещания пройдут конструктивно. Если условия вашей работы не позволяют применить такой метод, то можно установить «день, свободный от совещаний».
Исследования показывают, что если удается освободить служебную электронную почту от всякого рода пересудов, шуток и другого непродуктивного контента, это может сэкономить до 30 процентов времени, которое работники офисов тратят на чтение писем.
Gartner Group
Эффективность – это умная лень.
Совет № 30
Не зацикливайтесь на сложности своих проблем
Иногда сама сложность проблемы или проекта лишает нас ясного видения пути, по которому следует двигаться. Перед нами оказывается так много промежуточных задач, что мы не знаем, с чего начать. В такие минуты нас парализует стресс. Попросту говоря, мы зацикливаемся.
Есть хорошая новость: зациклиться – еще не значит оставаться зацикленным. Обычно достаточно сделать хотя бы маленький шаг вперед, раскрепостить свой ум и вновь обрести уверенность в себе. Вот что можно сделать, чтобы стряхнуть умственное оцепенение.
• Не откладывайте решение сложной задачи на потом. Самое легкое, что можно сделать с трудной работой, – отложить ее. Но почти всегда это гарантирует усложнение ситуации, а не наоборот. Решите, что вы немедленно возьметесь хотя бы за какой-то аспект проблемы, и не сдавайтесь, пока не продвинетесь вперед хотя бы немного. Не откладывая, беритесь за то, что должно быть сделано, хотите ли вы этого или нет.
• Если вам трудно, начинайте с любого «конца» задачи. Нет правила, которое заставляло бы вас начинать решение проблемы именно с начала. Если вам сложно подойти к ней в лоб, попробуйте какой-нибудь другой угол. Не исключено, что вы раскрепостите свой ум и повернете ситуацию в нужную вам сторону.
• Двигайтесь вперед мелкими шагами. Если вы ошеломлены размерами стоящей перед вами задачи, разделите ее на как можно более мелкие части. Например, 50-страничный доклад может состоять из трех частей, а каждая часть – из 10 разделов. Начните с какого-то из этих разделов, и ваша работа очень быстро сдвинется с мертвой точки.
• Не бойтесь плохих результатов. Пусть даже на начальном этапе работы у вас получится что-то ужасное. Не давите на себя, и тогда вы быстро отойдете от разочарования и волнений первого этапа и будете в состоянии предпринять новую, более целенаправленную попытку.
• Используйте кинетическую энергию, набранную при старте. Описанные выше методы позволят вам начать движение вперед. Взяв старт, вы обнаружите, что вам гораздо легче сохранять энергию и двигаться к решению проблемы.
Канадский промышленный психолог, завершив гигантский 10-летний исследовательский проект, который по первоначальным расчетам должен был занять пять лет, установил, что в североамериканском бизнесе прокрастинация не только усиливается, но и делает людей беднее, толще и несчастнее.
Университет Калгари
Движение порождает движение.
Стейси Столдорф Гутлинг
[31]
Совет № 31
Держите всё по рукой
Помните: все, что отвлекает ваш разум или тело от работы, снижает продуктивность. Отвлечения и незапланированные перерывы – главные враги производительности.
Загляните в ящики своего рабочего стола. Что вы видите? Если ответом будет: «Все, что необходимо для работы, и ничего лишнего», то, скорее всего, вам незачем читать этот совет. А другой ответ будет означать, что вы теряете время, отвлекаясь на походы в канцелярию за какими-то принадлежностями.
Поэтому важно так оборудовать свое рабочее место, чтобы на нем всегда было все, что может понадобиться для завершения работы. Каждый раз, когда вы встаете, чтобы взять новую ручку, бумагу или справочный материал, вы теряете время. И не только на то, чтобы получить нужное, но и на то, чтобы вновь сосредоточиться на работе.
Вот несколько советов по поводу того, что стоит сделать, чтобы отвлекаться от дела как можно реже.
• Всегда имейте запас необходимых для работы предметов. Большинство магазинов розничной торговли проводят учет товаров пару раз в неделю, чтобы быть уверенными в полноте товарной номенклатуры. Возьмите эту идею на вооружение. Потратьте несколько минут на то, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые для работы материалы, причем там, где вы легко можете найти их. Если вы не знаете, где они, то попросите кого-то из сотрудников обеспечить их доступность для вас и ваших коллег. Если ящики вашего стола заполнены ненужными вещами, почистите их. Сделайте так, чтобы все нужное вам находилось на виду и было доступно.
• Положите в свой стол пару пакетиков легкой еды. Голод очень мешает сосредоточиться на работе. Если вы чувствуете, что вам необходимо регулярно подкрепляться, приготовьте для себя один-два пакетика полезной легкой еды. Это могут быть миндальные орешки или пачка фруктового сока, которые придадут вам сил, чтобы завершить начатое дело.
• Держите справочные материалы под рукой. Если по работе вам необходимо часто обращаться к словарям, медицинским справочникам или другим подобным материалам, приобретите более крупный монитор или даже второе такое устройство, чтобы держать открытыми сразу несколько необходимых вам окон. Некоторые полагают, что для быстрого поиска справочного материала в интернете лучше подходит планшет.
Треть офисных работников признаются в том, что играют в компьютерные игры на работе.
