По сути, одна из целей организаторов – концентрация. Мы хотим, чтобы наши гости были сконцентрированы на мероприятии, которое мы делаем. На тех элементах, куда мы вложили свои силы, идеи и деньги.
В то же время, мы это знаем, у аудитории свои планы. Мысли о чем-то личном, о собаке или новой машине, об отношениях и здоровье, о проблемах на работе. Наша аудитория, будучи формально «здесь», чаще всего очень далеко. Часть нашей работы – контроль за вниманием аудитории, какое бы мероприятие мы ни делали.
Поэтому главный вопрос, который евентист должен задавать себе во время мероприятия: «В какой момент моя аудитория уснет и как я буду с этим бороться?»
Есть много различных способов сделать это. Можно дать множество советов. Но, пожалуй, самое главное – сделать аудиторию частью мероприятия, так, что без участия аудитории мероприятие просто не состоится.
– Что не так с этим мероприятием? Почему люди скучают? – спросили мастера Бу.
Мастер Бу ответил:
– Когда вы поставили стул, стол, пригласили спикера, а напротив посадили слушателей, дело уже почти сделано. Мы привыкли спать в этом мире. Мы привыкли, что будет как угодно, но не интересно. Но мир с лектором и слушателями – только у нас в голове.
Подумайте о направлении коммуникации. Сейчас она идет сверху вниз, от вышестоящего к нижестоящему, от главного к подчиненному, от того, кто знает, к тому, кто не знает.
Одно из главных заблуждений в области специальных мероприятий – будто они делаются ради знаний. Знания – это книги, статьи, собственные исследования. Зачем вкладывать так много сил и времени, чтобы дублировать книги? Просто вышлите распечатки с данными.
Подумайте, что коммуникация может идти горизонтально, от одного слушателя к другому. Сделайте так, чтобы слушатели общались и делились опытом друг с другом. Разбейте их на группы такой величины, чтобы были представлены разные мнения. Дайте им задания, предложите алгоритм и сценарий дискуссии. Создайте ситуацию, в которой выскажется каждый участник.
После этого направьте коммуникацию снизу вверх, и пусть каждая группа расскажет всем о своих выводах. Соберите данные с каждой группы, объедините их в понятную инфографику, презентацию, статистику. Пусть данные станут известны в президиуме.
Это как раз тот случай, когда пригодятся приложения. Для сбора данных и мнений можно использовать специальное приложение, оперативно обрабатывающее данные, чтобы уже через несколько минут показать их на большом экране в основном зале.
История 115: Мудрое замечание
Однажды Ле Ра подошла к Бу и Шу и сказала:
– Кажется, я поняла важную вещь.
– Какую, Ле Ра?
– Я знаю, когда мы ошибаемся. Когда повторяем что-то много раз и начинаем относиться к задаче как к рутине. Если же мы делаем что-то впервые, пусть задача и превосходит наш опыт, у нас получается на самом высоком уровне. Мы стараемся изо всех сил и выдаем лучший результат.
– Мудрое замечание, Ле Ра. Какой же вывод сделать?
– Не бояться проверять новичков, ведь для них наша рутина – что-то совершенно новое. В моменты рутинных проектов помнить об этом законе. И стараться делать как можно больше новых для нас проектов.
– Все верно!
История 116: Мероприятия как тест для сообщества
Однажды у компании Бу и Шу было два мероприятия подряд на одной площадке. Это был праздник Нового года для двух уважаемых компаний.
В первой компании люди пришли вовремя, принесли с собой красивую сменную обувь, повеселились и не позже полуночи спокойно разошлись. Состоялось много задушевных бесед, за столами и на сцене прозвучало много тостов и радостных лиц.
Во второй компании уже через пару часов люди начали засыпать в салате, начались курьезные танцы, а уже совсем скоро и драки. В качестве кульминации кто-то кинул напольную пепельницу в стеклянную дверь.
Две компании. Один праздник. Одна площадка.
– Знаешь, Шу, я думаю, это важно. Мероприятия отражают корпоративную культуру компании или, если ты позволишь, ее душу. Поначалу можно что-то скрыть, но вскоре основное проявится. В вежливости или хамстве, в дружеской атмосфере или соперничестве, в умении радоваться моменту или косых взглядах. Это прекрасный тест для руководителя: увидеть компанию как она есть.
Принцип также распространяется и на страны. Вы можете изо всех сил стараться сделать модный уличный праздник, но получится все равно фестиваль варенья или парад. В то же время в другой стране любой парад превратится в легкий уличный праздник, как бы вы ни старались.
Тем не менее роль мероприятий не только в этом. Меняя стиль мероприятий, вы можете демонстрировать сообществу желанные для вас изменения в компании. Например, убрав VIP-зону с мероприятия, покажете новый формат отношений с руководством. А перекрыв дороги для велопробега в городе, сделаете тонкий намек: необходимо учитывать интересы разных групп жителей.
История 117: Евентист – профессия будущего
В империи И-Го наступила зима. Беговые дорожки залили льдом, и мастер Бу вместе с близкими отправился на каток в Таганский парк.
В теплом домике у катка организовали пункт проката. Работали две кассы, но стояла одна очередь, расходившаяся на два потока уже у самых окошек. Время от времени кто-нибудь двигался сразу к окошку, минуя очередь. Это ситуация конфликта № 1.
После оплаты в кассе нужно было подойти к стойке аренды коньков. Усталая и раздраженная девушка за стойкой рассказывала каждому, как давать ей чеки: «Неужели вы не видите? Мне нужен только этот чек, а эти не нужны. Здесь же написано. Неужели трудно посмотреть?» Это ситуация конфликта № 2.
Бу обрадовался: он в очередной раз понял, что евентист – профессия будущего. Компетенции евентиста необходимы в совершенно разных сферах жизни.
И вот почему понимание пришло к нему не где-нибудь, а на катке.
1. Если один и тот же сотрудник старается объяснить каждому Клиенту одно и то же правило поведения, значит, что-то давно идет не так. Правило нужно доводить до сведения иначе, чтобы понятно стало сразу всем. Например, повесить над кассами табличку: «Обрати внимание на чек для аренды». Или задать алгоритм для кассиров: «Обрати внимание гостя на чек для аренды, пометь его маркером». Умение выстраивать понятную навигацию – компетенция евентистов, и она обязательно будет востребована в разных сферах жизни.
2. В И-Го исторически сложилась традиция стоять в очереди. Странно, что не прижились простые правила работы с ней. Любую двусмысленность в очереди определенный тип людей (free riders, или халявщики) истолкует в свою пользу, и это вечный источник конфликтов. Нельзя допускать стихийной самоорганизации очереди. Никаких самостоятельных решений стоящие принимать не должны. Правила должны быть визуализированы сверхнаглядно – с помощью разделения потоков лентами, номерков, инфографики. Накопленный опыт работы с очередями – еще один навык евентистов, делающий эту профессию актуальной в будущем.
