Деловые письма – это официальные документы, которые используются для разрешения разнообразных проблем, возникающих в процессе делового общения, а также многочисленных оперативных вопросов. Кроме того, в формате деловых писем могут направляться или вручаться поздравления и благодарности от имени руководства предприятий, учреждений, организаций, в том числе от дипломатических и консульских представительств. При этом грамоты и благодарственные письма от руководителей органов государственной власти приравниваются к наградам.
Многие справочные пособия разделяют деловые письма по их функциональному признаку на две группы:
✓ письма, требующие ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.);
✓ письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
Однако общепринятые протокольные правила, которые обязательны не только для дипломатов и официальных лиц, но и для всех служащих, требуют обязательного ответа на все полученные письма (за исключением циркулярных и сопроводительных писем, а также вербальных нот). Таким образом, не только сообщается об их получении, но и выражаются слова благодарности за приглашение и подтверждение участия или неучастия в мероприятии, а также согласие или несогласие с напоминанием или же неоправданным предупреждением.
По структурным признакам деловые письма делятся на:
✓ стандартные, составленные по определенному регламенту в соответствии с темой и написанные в виде стандартных синтаксических конструкций,
✓ авторские, написанные в присущей автору манере и с учетом характера адресата.
По тематическому признаку деловые письма подразделяются на:
✓ собственно деловые, оформляющие экономические, правовые и финансовые отношения с партнерами,
✓ коммерческие, которые затрагивают вопросы материально-технического снабжения и сбыта, гарантируют обязательства и т. д.
По форме отправления деловые письма делятся на:
✓ конвертные, которые посылаются с курьером или по почте,
✓ факсимильные, отправляемые по факсу,
✓ электронные, отправляемые по электронной почте.
При этом допускается отправка сообщений в несколько адресов одновременно. Однако, согласно общепринятым нормам этикета, письма, предназначенные для одновременной отправки в несколько адресов, могут быть только циркулярными, сопроводительными или же в виде сообщений, предназначенных для широкого круга лиц, а также в виде пресс-релизов для СМИ.
По содержанию деловые письма делятся на:
✓ благодарственные и поздравительные,
✓ рекомендательные,
✓ содержащие просьбы,
✓ содержащие сообщения,
✓ сопроводительные письма,
✓ циркулярные письма,
✓ выражающие соболезнования,
✓ содержащие напоминания,
✓ сообщающие об отказе,
✓ письма-приглашения,
✓ служебные записки,
✓ гарантийные письма,
✓ коммерческую корреспонденцию,
✓ пресс-релизы,
✓ письма-резюме.
Глава II
Общие правила составления деловых писем
Благодарственные и поздравительные письма
В данном виде писем выражается благодарность за образцовое выполнение какого-либо рода деятельности или же содержится поздравление (илл. на стр. 20).
Тексты таких писем могут быть написаны как на специальном бланке – грамоте, так и на фирменных бланках органов власти, предприятий, учреждений или организаций, изготовленных на особом виде бумаги, например, тверже (илл. на стр. 21).
В грамотах обычно коротко перечислены заслуги, достойные благодарности, а в поздравлении присутствуют три основополагающие части: констатация достоинств, благоприятный фон, на котором осуществляется деятельность, и конкретные пожелания (илл. на стр. 22).
Или вот такое поздравление, менее официального содержания, адресованное творческой личности по случаю юбилея:
А.Е. БУТХАШВИЛИ
Выдающемуся грузинскому и российскому поэту
Многоуважаемый Автандил Ефремович!
От имени редакции информационно-аналитического журнала «Консул» поздравляю Вас с 80-летним юбилеем.
Ваша жизнь, насыщенная яркими и сложными событиями в истории грузинского и российского народов, наполнена и продолжает наполняться новыми страницами, которые Вы создаете своим творчеством.
Несмотря на то, что в Петербурге нет горных вершин и стремительных рек, Вы, как орел, с высоты своего таланта способны увидеть в струях холодного дождя и в блеске белых ночей красоту родной, теперь уже привычной для Вашего взгляда природы и воспеть замечательным поэтическим словом.
Созданный Вами добрый огонек «Аиси» притягивает к себе не только Ваших соотечественников, но и многочисленных любителей грузинской культуры, тоскующих по домашней кухне и похорошей компании, где всегда поймут, поддержат и помогут найти место в нынешней непростой жизни.
Позвольте пожелать крепкого здоровья, новых творческих успехов и вечной любви родных и близких Вам людей в России, Грузии и во всем мире.
Как видим, написание поздравительного письма или же благодарственного текста требует от составителя, прежде всего, знания объекта. Иными словами, приступая к написанию текста, особенно в адрес незнакомого лица или ведомства, необходимо собрать о них максимальную информацию. В этом могут помочь сведения, полученные не только из Интернета (хотя все они нуждаются в дополнительной проверке), но и из популярных справочников, например из ежегодника «Кто есть кто в Санкт-Петербурге», где размещены актуальные биографии видных деятелей науки, культуры, представителей успешного бизнеса.
