Бонусная глава. Тайм-менеджмент и руководитель отдела продаж
В этой главе вы найдете подсказки по управлению временем для руководителя отдела продаж.
Прогноз продаж
Первый инструмент, который поможет вам в этом, – прогноз продаж. Это инструмент, который касается краткосрочных планов. Составляется обычно на месяц, реже на два или три. Условно прогноз продаж – это документ, который содержит следующие данные: клиент, сумма сделки, предположительное время заключения контракта и вероятность сделки. Пишется он для крупных сделок, мелкие сделки вносить в него нецелесообразно.
Подробно об этом инструменте и его внедрении можно прочитать в книге Радмило Лукича «Управление отделом продаж». Скажу лишь, что, внедрив прогноз продаж и добившись того, что каждый менеджер раз в неделю будет его заполнять, вы увидите, кому из ваших продавцов нужна помощь и дополнительные ресурсы. Вы будете понимать, кому уделить ваше время. Если вы видите, что какой-то клиент за одну сделку может принести вам 40 % месячного плана отдела – похоже, это место, куда вы должны поехать вместе с продавцом. Это гораздо лучше, чем потом, по факту, узнать, что заказ не получен, потому что вы вовремя не оказали продавцу поддержку. С помощью прогноза продаж вы станете работать с опережением.
Единая база потенциальных клиентов
Ведите единую базу потенциальных клиентов, где все ваши продавцы будут хранить информацию. Я подчеркиваю – именно потенциальных. Все ведут базу существующих клиентов, но мало кто ведет единую базу для клиентов, которые у вас пока ничего не купили. Довольно распространена ситуация, когда каждый менеджер по продажам сам ведет такого рода записи. Это, разумеется, лучше, чем ничего, но единая база потенциальных клиентов – гораздо более мощный инструмент.
Представьте себе, что ваш менеджер № 1 долго пытался получить заказ от клиента, но так и не смог. В конце концов менеджер отказался от дальнейших попыток и вычеркнул его из своего списка потенциальных клиентов. А теперь представьте, что эта информация недоступна другим менеджерам. И «по второму разу» туда пытается прозвониться менеджер № 2. Надо ли говорить, что он попусту теряет время?
Но бывает и по-другому. В моей практике были случаи, когда один менеджер долго и безуспешно пытался пробиться к какому-то клиенту и что-то продать, а потом просто бросал это занятие, переключившись на других. Но когда в эту же фирму обращался другой менеджер по продажам, ему удавалось заключить сделку. Нормальная рабочая ситуация: у одного человека не получилось наладить контакт, а другой смог.
Так вот, сложность в управлении временем состоит здесь в том, что второй менеджер вынужден заново отправлять в эту фирму продающие письма. Заново выяснять контактное лицо. Заново дозваниваться и пробиваться через секретаря. Заново собирать информацию. Все это – трата времени для ваших продавцов. А как было бы здорово, если бы менеджер № 2 сразу получил доступ к нужной информации! Менеджер № 1 все равно не смог продать этому клиенту. Он ничего не потеряет.
Поэтому возьмите за правило: все данные о потенциальных клиентах и контактах хранить в одном месте. Вот как может выглядеть отчет о потенциальном клиенте.
Клиент «Х». Решения о покупке принимает Иванов Петр Сергеевич. Секретаря зовут Светлана. Генерального директора зовут Петров Иван. Его местный номер 21–07. Последний раз пытался продать менеджер Сидоров в мае 2008 года. Продать не смог по такой-то причине. Работу с клиентом закончил.
Имея эти данные, другой менеджер, решивший попытать счастья у этого клиента, сэкономит время. Может быть, он прочтет в отчете, что менеджер № 1 выяснил: фирма покупает то, что вы продаете, у компании, принадлежащей жене их генерального директора. Это значит, что не стоит и пытаться туда звонить – заказа все равно не будет.
Если у вас в фирме текучка и вы опасаетесь, что уволившийся продавец унесет с собой базу, вы можете выдавать информацию из нее дозированно. Например, опрашивайте в начале недели, куда и в какие фирмы менеджеры собираются звонить или делать рассылку. Если вы обнаружите, что данные по этим клиентам уже есть в вашей базе данных, вы можете выборочно распечатать информацию по этим клиентам.
Так же пусть ваши продавцы указывают в базе е-mail всех клиентов, с которыми они когда-либо контактировали. По умолчанию подписывайте всех, с кем контактировали ваши продавцы, на новостную рассылку вашей компании. Естественно, у «насильно подписанных» должна быть возможность отписаться от рассылки.
Уделяйте внимание лучшим продавцам
Уделяйте наибольшее внимание наиболее сильным продавцам. Большинство руководителей делают ошибку, уделяя внимание самым слабым сотрудникам. Не повторяйте эту ошибку. Вкладывайте время в тех, кто принесет больше денег. Помогайте лучшим сотрудникам, расставайтесь с худшими.
Составьте корпоративную «библию продаж»
Обобщите наработанный всеми опыт в корпоративной книге продаж и показывайте ее новичкам. Если у них перед глазами с самого начала работы будут наиболее распространенные отказы – «а у нас все есть», «я могу купить это дешевле», «спасибо, у нас все в порядке», – это намного облегчит дело.
Четко пропишите технологию продаж. Когда у продавца есть простой и понятный алгоритм действий, он не будет впустую тратить свое время и энергию.
Опрашивайте своих продавцов
Проводите регулярные опросы на такие темы, как:
♦ самая глупая и бесполезная работа, которой приходится заниматься продавцам;
♦ ресурсы, необходимые для того, чтобы продавать больше (поясните, что речь идет о реальных вещах, а не о таких, как миллионный бюджет на рекламу или скидки 90 %);
♦ конкретная помощь, в которой продавцы нуждаются.
Работайте в одном офисе с продавцами
Присутствие начальника всегда дисциплинирует. Тратить на глазах у руководителя три часа на отправку факса или выставление счета никто из продавцов точно не станет. Также вы увидите, как ваши продавцы общаются с клиентами. Если у продавца что-то не получается, вы тут же сможете подсказать ему, что он сделал не так и как поступить в следующий раз.
Создайте раздел FAQ на сайте
Если клиенты часто задают одни и те же вопросы, то ответы на них лучше поместить на ваш веб-сайт. Пусть хотя бы часть клиентов прочтет их на сайте – это сэкономит вашим продавцам время, которое они тратят на вопросы-ответы. Можно поместить эти вопросы и ответы на них в буклеты, брошюры, каталоги вашей продукции.
Автоматизируйте все что только можно
Чем больше автоматизирована рутинная работа, тем больше времени у продавцов останется на продажи. Создавайте системы, которые сами продают. По максимуму используйте технологии. Время ваших продавцов могут убивать волокита при заполнении данных на клиента или при разработке коммерческого предложения, и даже банальная отправка прайс-листа.
