Вы видите, что на нашем рисунке бизнес выглядит как способ производства продукта (товара, работы, услуги) без вертикальной схемы, когда на самом верху значится директор и только от него идут другие должности.
Пример
Этот пример иллюстрирует неэффективную модель управления. Эта схема рабочая, но методы ее управления не отвечают критериям стиля БУР. Управление здесь происходит вертикально – сверху вниз.
Структура управления стиля БУР (будем называть ее «Ромашка» из-за схожести очертаний с одноименным цветком) – это горизонтальные потоки коммуникаций (а не вертикальные). Что это значит? Это значит, что коммуникация между сотрудниками происходит на уровне соседних отделов (сотрудников). Это значит, что сотрудник не бегает к своему начальнику за указанием, а работает в тандеме с «соседними функциями» по прописанной схеме (модели) поведения. Механика взаимодействия сотрудников любого вида организации (компания, временный проект, симпозиум, путешествие или выборы) выглядит довольно просто: «сделал свой КР – передай его тому, кто его ждет для того, чтобы сделать свой КР и передать его следующему для того, чтобы тот начал очередной цикл».
Пример. Специалист по кадрам нашел нужного сотрудника (КР) и направил его к начальнику цеха. Специалист по продажам заключил сделку (КР) и передал все документы по ней в бухгалтерию. Производственный цех создал продукцию (КР) и отправил ее на склад готовой продукции, откуда она попадает к покупателям.
Запомните: секрет эффективности организации (команды) состоит в 1) организации горизонтальных потоков коммуникаций, то есть общение между отделами и людьми (горизонтальными функциями), а не общение между начальником и подчиненным (вертикаль), и 2) общении только между соседними отделами. В этом один из секретов правильного управления.
Пример. Сотрудник отдела продаж (департамент № 3) общается с сотрудниками бухгалтерии (департамент ¹ 4) напрямую, а не через своего начальника отдела продаж, и наоборот. Все другие виды общения, включая общение так называемых несоседних отделов (второго с пятым или третьего с шестым и т. п.), проходят на совещаниях, где присутствуют представители отделов (начальники).
Что такое несоседний отдел? Это отдел, с которым нет прямой производственной связки.
Пример. Отдел продаж (3) и отдел готовой продукции (5) не находятся в прямой связке. Отдел готовой продукции (5) находится в прямой связке с бухгалтерией (4; складом), но не с отделом продаж (3) или отделом кадров (2). Все это мы рассмотрим более детально, подробно изучая модель «Ромашка».
Модель «ромашка»
Эта модель универсальна в том смысле, что она позволяет управлять любым продуктом: банкет, свадьба, предвыборная агитация или поездка в кругосветное путешествие. Вы, кстати, должны помнить, что продукт – понятие универсальное. Например, что является продуктом свадьбы? Ответ: довольные гости, а также широкая огласка (извещение) о том, что я «не свободен(на)». Или, к примеру, предвыборная агитация. Здесь продуктом будет симпатия избирателей к определенному человеку (кандидату). Так вот, для всех видов продуктов существует одна и та же универсальная организационная схема – «Ромашка».
Функции матрицы «Ромашки» остаются всегда одними и теми же: главных семь и под каждую еще по три. Получаем 21 функцию. То есть продукт любой деятельности (спортивная обувь, полученный кредит, таксист на линии, потушенный именинником торт или сделанный ремонт в летней веранде к началу сезона) может хорошо делаться лишь при условии, что в его создании участвует 21 подпроцесс. Когда хоть один из подпроцессов не работает или дает сбои – любое дело начинает барахлить или останавливается вовсе. Оно может долго существовать в состоянии шараханья, прежде чем прекратит свое существование. И что обидно, вы как бы не можете взять в толк – а в чем, собственно, причина того, что бизнес хромает то на одну, то на другую ногу, а иногда падает на пол с криком: «Не могу больше». Причина одна – сбой в матрице. Не имеет значения, сколько в вашем бизнесе людей или вы вообще один. Матрица – это набор функций, а не количество людей с фамилиями. Если у вас есть продукт, но трудно его делать – это проблема матрицы, и можете не искать другой причины. Ее нужно хорошо понять, поэтому мы посвятим этому некоторое время прямо сейчас.
Давайте введем такое понятие, как «штатная единица». Штатная единица имеет три составляющие: а) название должности, б) функция и в) конечный результат функции. Теперь подробнее.
1. Название должности (роли) в каждой компании и деловой деятельности может иметь самые разные наименования.
Пример. Главный бухгалтер – финансовый директор. Секретарь – офис-менеджер. Продавец – селсменеджер и т. д. В общем, название должности придумывайте сами.
2. Функция действия. Прежде всего нужно понимать, что такое функция действия. Функция действия – это всегда некий глагол, который описывает, что конкретно делается.
Примеры: организовывает выставки, ведет складской учет, отвечает на телефонные звонки, обеспечивает людей транспортом, закупает сырье, ищет специалиста. Это ответ на вопрос: что делать?
3. Конечный результат. Чтобы понять, что подразумевается под конечным результатом, нужно понять, что функция любого действия всегда предполагает какой-то конечный результат. Если есть функция, должен быть конечный результат.
Пример. Должность – специалист по проведению выставок и мероприятий.
Функция – организация и проведение выставок и презентаций.
Конечный результат этой функции (КР) – посетитель выставки заинтересовался товаром (услугой).
Вы можете видоизменять любую функцию с учетом вашей специфики. Важно другое. Есть секрет, делающий управление людьми легким и быстрым. Если его не знать, вы столкнетесь со ссорами, с некачественной или медленной работой, непониманием, саботажем. Секрет этот состоит в том, что в 95 % случаев сотрудник не понимает своего конечного результата. Должность? Знает. Функцию (служебную обязанность)? Знает. КР – нет. Я не нашел в своей практике ни одного случая, чтобы сотрудник мне ответил на этот вопрос сразу.
Как-то мне пришлось иметь дело с одним районным хлебозаводом. Разбирая этот вопрос, мы прошли на территорию завода и убедились на примере, что значит КР. Во дворе возле гаражей какой-то рабочий прибивал провод к довольно длинному забору. Я вместе с директором подошел к нему и спросил, что он делает. Работяга поднял на меня удивленный взгляд. Я повторил вопрос. Поскольку рядом стоял директор, дядька, держащий молоток в руках, не послал меня сразу. Поэтому я еще раз повторил свой вопрос. Ответ был прост: «Я прибиваю провод к забору». Понимаете? Он мне поведал про, так сказать, функцию своего действия. Но я же хотел дать понять директору, что такое конечный результат. Я говорю рабочему: «Вы деньги исправно получаете?» – «Да», – ответил он. «Хорошо, – говорю я. – А за что вы получаете деньги, ну, например, в данный момент?» И тут наш работяга выкрикивает: «Я, твою… делаю так, чтобы этот провод никогда не отвалился от этого чертова забора». «Вот, – воскликнул я, глядя на директора, – что такое понимание конечного результата». Ясно? Можно прибивать провод. Это будет функция. Но если сотрудник не понимает конечного результата, психология его Эго сделает свое грязное дело: провод отвалится, а сотрудник вам скажет, что он, мол, ни в чем не виноват. И что самое интересное, его трудно будет убедить в обратном. Уволить? Но так можно остаться без рабочих.
