3. Уровень 2 ментальной карты при составлении регламента планерки раскрывает конкретные моменты, предусмотренные каждым разделом регламента совещания. Например, для блока «Цель» во втором уровне перечисляются выносимые на планерку цели. Блок «Кто присутствует» включает перечень участников: исполнительный директор, коммерческий директор, технолог и т. д. Все эти моменты и сформируют второй уровень карты.
Рис. 29. Ментальная карта при составлении регламента еженедельных планерок – подразделы блоков регламента (уровень 2)
4. Не все, но часть подразделов из уровня 2 могут иметь продолжение в уровне 3 ментальной карты. Например, блок «Обязательные документы». На третьем уровне идет перечень лиц, участвующих в совещании, а на четвертом уровне – перечень документов, которые необходимо принести с собой каждому лицу.
Кроме того, в блоке «Кто присутствует» рационально указывать конкретные ФИО.
Например, генерального директора зовут Атрошкин Илья Васильевич. Это можно указать следующим уровнем карты для данной ветви. Также можно указывать конкретные ФИО не в уровнях, а в прикрепленных к блоку заметках.
Аналогично организуются в форме ментальной карты ежемесячные совещания.
Порядок отчетности участников собрания планерки или совещания можно сформировать в отдельной карте. Выглядеть она будет следующим образом:
1. Ядро ментальной карты при разработке отчетности – это сама отчетность.
Рис. 30. Ядро ментальной карты при разработке отчетности
2. Уровень 1 – это отделы, руководители которых должны принести с собой на собрание документы.
Рис. 31. Ментальная карта при разработке отчетности – отделы (уровень 1)
3. Уровень 2 – это сам перечень конкретных документов, которые должны быть предъявлены руководителю.
Рис. 32. Ментальная карта при разработке отчетности – документы (уровень 2)
Пример текстовой версии регламента на планерки и совещания:
Регламент совещаний
1. Ежедневные «летучки»
1.1. Цели по клиентам на день
1.2. Цели по оплатам
1.3. Работа с дебиторкой
1.4. Таблица
1.5. Участники
1.5.1. РОП (Руководитель отдела продаж)
1.5.2. Менеджеры
1.6. Время
1.6.1. Каждый день 9-15 минут
2. Еженедельные собрания
2.1. Цель, время, участники, документы
Цель:
✓ проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;
✓ объявить о важных событиях и нововведениях в компании;
✓ проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронной постановки задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;
✓ определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн).
Когда:
каждую пятницу с 16.30 до 18.00
Кто проводит:
исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.
Кто присутствует:
✓ Руководитель компании (при необходимости);
✓ Исполнительный директор (менеджер по развитию);
✓ Финансовый директор (главный бухгалтер);
✓ Менеджеры по продажам;
✓ Технолог.
Обязательные документы:
Все отчеты предоставляются в распечатанном виде.
Предоставляет бухгалтер:
✓ Отчет по продажам за неделю и с начала месяца.
Руководитель отдела продаж:
✓ Отчет по продажам по каждому менеджеру
Технолог:
✓ Статистика по рекламациям и анкеты обратной связи по ним.
Имеет при себе каждый участник:
✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;
✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений. Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных докуметов.
2.2. Порядок проведения
В начале объявляем повестку.
Цель:
✓ проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;
✓ объявить о важных событиях и нововведениях в компании;
✓ проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронной постановки задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;
✓ определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);
✓ проконтролировать выполненные задачи с прошлой недели.
Отдел продаж:
На стол кладется отчет по менеджерам.
✓ Определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок? (установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами);
✓ определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине нашей компании (личный контакт коммерческого директора).
Технолог:
На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами.
✓ определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;
✓ контролируются расходы на рекламацию.
