Как уже указывалось в предыдущих главах, Mind Manager может привязывать диаграмму Ганта к ментальной карте. Это значительно упростит процесс контроля за соблюдением сроков выполнения вех, а значит, и всего проекта.
Работая в Mind Manager, вы сможете оперативно и без сложностей корректировать проект.
Если компьютеры в офисе подключены к общей локальной сети, то участники проекта будут быстро узнавать о внесенных изменениях.
Это сэкономит время, так как больше не нужно будет информировать каждое заинтересованное лицо о внесенных вами изменениях.
Таким образом, вы опишите сам проект в самых общих чертах.
На каждый этап проекта также можно формировать отдельную ментальную карту. Например, постпроектная работа может быть представлена следующим образом.
1. Ядро ментальной карты для этапа «Пост-проектная работа» в процессе управления проектами – это результаты завершенного проекта.
Рис. 53. Ядро ментальной карты в пост-проектной работе управления проектами – название проекта
2. Уровень 1 – это наиболее важные характеристики, по которым оценивается успешность проекта. Постпроектная работа – это анализ, показывающий, насколько достигнутые результаты проекта близки тем, которые были запланированы на этапе идеи.
В ходе ее выявляется отклонение фактических результатов и намеченных, выясняются причины отклонения.
Поэтому во второй уровень вносятся такие категории, как достигнутые результаты, цели проекта, финансовый план, риски, выводы. Они располагаются радиально от ядра по часовой стрелке.
Рис. 54. Ментальная карта в пост-проектной работе управления проектами – основные характеристики (уровень 1)
3. Уровень 3 и последующие зависят от предыдущих. Их краткое описание сформировано в таблице.
Например, в блок «Цели» вы вносите количественные характеристики цели, которые устанавливались на этапе планирования проекта и являются индикатором для оценки степени реализации цели; сроки, в которые данная цель должна быть достигнута; и, учитывая эти два показателя, оцениваете степень достижения поставленной цели.
В блоке «Риски» показатели вероятность, влияние и значимость – это составляющие оценки опасности риска, которая была рассмотрена в главе «Риск-менеджмент».
Показатель «результат» – это вывод, действительно ли такой риск возник, был настолько опасен, насколько оценивался, как его следовало устранять.
Блок «Выводы» включает в себя основные, краткие, точечные выводы по результатам анализа завершенного проекта.
Вы формулируете свой вынесенный из работы над проектом опыт и советы для последующих проектов. Подобная работа позволит вам разрабатывать более точные планы развития и избегать одних и тех же ошибок при работе над проектом.
Проведение встреч
Ментальные карты можно использовать не только для организации бизнес-процессов, но и для планирования личного времени. В частности, формирования расписания и структуры деловых встреч. Ментальные карты помогут вам провести структурированную, организованную, заранее продуманную встречу и извлечь из нее максимальный результат. Для данных целей ментальную карту следует формировать следующим образом.
1. Ядро ментальной карты по организации встреч – это встреча, для которой прорисовывается карта.
Рис. 55. Ядро ментальной карты по организации встреч – встреча
2. Уровень 1 – это организационные вопросы и важные моменты, которые необходимо учесть во время встречи.
Рис. 56. Ментальная карта по организации встреч – структура встречи (уровень 1)
3. Уровень 2 отражает важные моменты каждого блока. Например, в организационных вопросах наиболее важной информацией являются временная и географическая идентификация встречи, контакты делового партнера и какие-либо ваши личные пометки-напоминания.
Блок «Заметки» включает анализ по итогам встречи – результаты встречи, информацию о дальнейшем сотрудничестве, вопросы, которые необходимо обсудить в дальнейшем и т. д.
Вы можете создать карту по своему усмотрению и добавить те характеристики, которые важны для проведения встречи именно для вас.
Рис. 57. Ментальная карта по организации встреч – характеристика этапов встречи (уровень 2)
Уровень 3 в данном случае – это конкретизация, так как заполнение уровня.
Краткое резюме главы
Личное планирование
Добиться высоких результатов как в бизнесе, так и в жизни невозможно без планирования. Без планирования развития вашего бизнеса и ход жизни идет хаотично и непродуктивно. Я регулярно встречаю руководителей, которые погрязли в рутинной работе, не находят времени на семью, спят по 4 часа в сутки и регулярно пребывают в многозадачности.
Все они искренне верят, что этот период «жизни на работе» скоро закончится: «Завершим проект и отправлюсь с семьей в путешествие!»
Или: «Переживем сложные времена в компании и начну заниматься спортом». Но на смену одной сложности приходит другая, завершение одного проекта – это начало другого. Так руководители попадают в замкнутый круг. А ведь цель бизнеса – это не бизнес. Цель бизнеса – это жизнь.
Чтобы использовать время максимально эффективно, необходимо его планировать. Это позволит вам четко определить свои цели и все успевать.
С точки зрения временного отрезка планы можно формировать на день, неделю, квартал, год или иной другой удобный для вас промежуток.
