Формируя с вечера список на завтра, вы сможете с максимальной эффективностью использовать свое время и успевать выполнять гораздо больше дел за день, чем делали до этого.
Существует несколько рекомендаций по составлению To-do листов:
1. Планируйте и фиксируйте важные дела. Если у вас регулярно проходят встречи или вы пребываете в режиме многозадачности, то удержать в памяти всю информацию достаточно сложно. Вам обязательно следует вести To-do листы, чтобы ничего не забыть и не пропустить важные дела.
2. Расставляйте приоритеты. Задач может быть бессчетное количество, но необходимо среди них выбирать наиболее важные и приближающие вас к вашей цели. Поэтому учитесь говорить «нет» просьбам, которые отнимают ваше время. И начинайте формировать список с самых значимых задач. Последовательность их выполнения должна соответствовать приоритетности.
3. Расходуйте свое время грамотно! Ваш час как руководителя, стоит в разы дороже, чем наемных сотрудников. Поэтому делегируйте все полномочия, которые можете делегировать. Знаю, что изначально вам будет очень сложно передать кому-то часть, так как вы полагаете, что лучше вас с ними никто не справится. И в этом вы абсолютно правы! Но, повторю, ваше время дорого стоит. Поэтому освободите свое время от незначительной текучки, выйдите из работы в бизнесе и займитесь работай над бизнесом. Подробнее о том, как грамотно делегировать полномочия, вы можете прочесть в моей книге «Увеличение эффективности отдела продаж за 50 дней» (ИД «Питер»).
4. Создавайте To-do листы, опираясь на свои биоритмы. То есть если вам удобно проводить встречи в первой половине, то назначайте их на это время. И т. д.
Если у вас накопилось значительное количество дел и вы не знаете с чего начать, To-do листы помогут вам структурировать задачи и выполнить их.
Они не только не позволят забыть про какое-либо дело, но и будут мотивировать вас к их выполнению. Так как все задачи будут зафиксированы, это будет вам регулярно напоминать о необходимости их завершения. Если, например, вы поставили себе на день 7 задач, 6 из которых выполнили, а с последней ленитесь,
то с большой вероятностью можно утверждать, что вы закончите и последнее на день дело, несмотря на свое нежелание браться за него. Просто потому, что смотреть на список, в котором вычеркнуты все запланированные дела, значительно приятнее, чем на тот, где одна задача осталась не закрытой.
Как вы уже поняли, To-do листы – это инструменты для краткосрочного планирования. И заносить в них необходимо все требующие выполнения дела, независимо от того, хотите ли вы их выполнять или нет.
Помимо приоритетности, дела можно ранжировать и по степени привязки ко времени. Одни из них имеют четкую временную привязку.
Например, время встречи или отправки поезда. Это так называемые «жесткие» задачи.
Другие необходимо выполнить в течение дня, но не в конкретный промежуток времени. Это «гибкие» дела.
Также выделяют «плавающие» задачи, которые необходимо выполнить, но не обязательно в данный день, или перетекающие изо дня в день.
Ментальные карты для To-do листов рисуют невероятно просто.
1. Ядром карты в данном случае является блок с датой, на которую формируется список дел.
Рис. 64. Ядро ментальной карты при составлении To-do листа – дата
2. Первый уровень карты – это классификация задач, т. е. жесткие, гибкие и плавающие.
Рис. 65. Ментальная карта при составлении To-do листа – классификация дел (уровень 1)
3. Второй уровень – это сами задачи. Жесткие привязываются к дате и времени. Если вы используете Mind Manager, то в нем предусмотрена такая функция. Также вы можете делать какие-либо дополнительные нужные вам пометки рядом с задачами.
Рис. 66. Ментальная карта при составлении To-do листа – список дел (уровень 2)
Бизнес-план
Мы уже определили в предыдущих главах, что успех в бизнесе невозможен без планирования, независимо от масштабов деятельности.
Еще одним планирующим документом является бизнес-план. Он представляет собой структурированный документ, содержащий стратегию компании, ее цели и пути их достижения, рассчетный объем необходимых для этого ресурсов, место компании на рынке и описание фундаментальных элементов, влияющих на ее успех. Например, конкурентные преимущества, рынки сбыта, маркетинговый план и т. д. Бизнес-план призван показать реальные шансы реализации бизнес-идеи и дать ответы на вопросы:
1. Является ли бизнес прибыльным?
2. Если да, то насколько?
3. Как скоро окупятся вложенные в него средства? Чаще всего составление бизнес-плана ассоциируется
с началом бизнеса, т. е. стартапом. Однако его формируют и уже функционирующие компании: для выбора стратегии развития или перед началом крупного проекта. Он предназначен для двух групп пользователей:
1. Внутренние пользователи – это люди, имеющие непосредственное отношение к компании. Например, очень важное значение бизнес-план имеет на этапе зарождения деловой идеи. Именно при его составлении стартап сможет оценить жизнеспособность идеи, разобраться в своем продукте, предвидеть перспективы внедрения на рынок, рассчитать объем необходимых для старта инвестиций.
Бизнес-план важен и для учредителей уже созданной и работающей компании. Например, в преддверии масштабных реформ или геополитических изменений. Он способен проинформировать собственников о положении дел в компании, чтобы они смогли оценить свой потенциал и правильно выбрать траекторию дальнейшего развития компании в условиях меняющейся экономики.
2. Внешние пользователи – это лица, не имеющие на данный момент отношения к компании, но планирующие тем или иным способом принять участие в ее деятельности.
В первую очередь, к внешним пользователям, заинтересованным в бизнес-плане, относятся инвесторы и кредиторы. Людям, которые готовы вложить денежные средства в ваше дело, крайне необходимо знать положение дел в компании, видеть свою выгоду от участия в проекте, оценивать сроки окупаемости затрат и быть готовыми к потенциальным рискам. Ведь они хотят участвовать исключительно в многообещающих проектах.
Главная задача бизнес-плана, составляемого для внешних пользователей, – это доказать привлекательность и перспективность вашей идеи, пробудить к ней интерес и желание участвовать в ее реализации.
