Претензия подписывается руководителем или уполномоченным представителем и направляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением, или вручается под расписку. После отправки претензии квитанция об отправке заказным письмом либо доказательство вручения претензии передаются фирме-отправителю для приобщения к претензионному делу. Претензия должна быть рассмотрена ответчиком в месячный срок со дня ее получения.
О фактическом исполнении претензии ответственное лицо фирмы осуществляет соответствующую запись в журнале учета претензий. Если претензия ответчиком отклонена полностью или частично без надлежащих оснований, оставлена без рассмотрения и срок уже прошел, претензионные материалы с выводом и документами, обосновывающими безосновательность этого отклонения, передаются соответствующими структурными подразделениями для подготовки искового заявления.
Проверка претензии адресатом
При проверке материалов претензий следует уточнить такие обстоятельства:
наличие всех документов, которые подтверждают обоснованность претензии;
соблюдение сроков;
правильность расчетов;
наличие правовых оснований для признания или отклонения претензии.
После первичной правовой оценки претензионные материалы в определенный на предприятии срок передаются юридической службой в соответствующие подразделения для подготовки вывода по сути претензионных требований. Материалы передаются под расписку через канцелярию. Юридическая служба должна в установленный на предприятии срок проверить их и подготовить письменный вывод об обоснованности претензионных требований.
В случае необходимости финансовые структуры проводят сверку расчетов, проверку выполнения обязательств и другие действия, которые обеспечивают урегулирование спора в претензионном порядке.
ВЫВОД
По претензионным материалам юридические и финансовые структуры готовят проект ответа об отклонении или признании (полное или частичное) претензии.
Примерно таков порядок работы с претензиями.
Ответ на претензию
Ответ на претензию должен содержать следующую информацию:
полное наименование и почтовые реквизиты предприятия, дающего ответ на претензию, и предприятия, которому ответ на претензию направляется;
дату и номер ответа;
в случае если претензия признана полностью или частично – признанную сумму, номер и дату платежного поручения на перечисление этой суммы либо срок, способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;
когда претензия отклонена полностью или частично – мотивы отклонения со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, обосновывающие отклонение претензии;
перечень приложенных к ответу документов и иных доказательств.
Отклонение претензии
Когда претензия отклонена полностью или частично, заявителю должны быть возвращены подлинники документов, полученных с претензией, а также направлены документы, обосновывающие отклонение претензии, если их нет у заявителя претензии.
Ответ на претензию подписывается руководителем предприятия или его представителем и направляется заказным письмом, письмом с уведомлением или вручается под расписку. Результаты рассмотрения вносятся в журнал учета претензий.
Претензионные материалы, полученные предприятием, регистрируются в книге входящей корреспонденции, а те, что отправляются предприятием, – в книге исходящей корреспонденции.
К полученным претензионным материалам прилагается конверт со штампом почты с датой отправки, который является единственным доказательством своевременной или несвоевременной отправки материалов. При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней.
В любом случае при отсутствии или несоответствии каких-либо документов составляется акт, который подписывается не менее чем тремя лицами.
Крайне важно построить претензию и ответ на нее юридически грамотно и логично, ибо она должна стать основанием для исправления конфликтной ситуации и, возможно, одним из доказательств в судебных спорах.
ВЫВОД
Установление претензионного порядка урегулирования споров гарантирует сторонам возможность разрешить возникшую спорную ситуацию оперативно и во внесудебном порядке. Причем пока стороны не выполнят все условия претензионного порядка, ни одна из них не может обратиться в арбитражный суд.
4. Третейский суд как способ быстрого разрешения спора с участием независимых судей
Правовой статус третейского суда
Правовой статус и деятельность третейского суда установлены в Федеральном законе «О третейских судах в Российской Федерации».
Третейский суд является негосударственным органом (в мировой практике его еще называют коммерческий арбитраж). Поэтому третейский суд – это альтернативный государству способ защиты прав. В Федеральном конституционном законе от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» третейский суд не упомянут в качестве элемента российской судебной системы.
Третейский суд не может рассматривать дела о банкротстве, создании, реорганизации и ликвидации организации, по спорам между акционером и акционерным обществом, о защите деловой репутации и ряд других. Это прерогатива арбитражного суда (п. 1 ст. 33 АПК РФ).
Сторонами третейского разбирательства могут быть любые организации, индивидуальные предприниматели, а также граждане, которые предъявили в третейский суд иск для защиты своих прав (ст. 2 Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации»).
Варианты третейского суда
«Разовый» третейский суд (арбитраж ad hoc). Его предназначение: специально для разрешения конкретного спора.
Специфика – в предоставлении полной свободы, т. е. стороны сами устанавливают правила организации и деятельности третейского суда. В специальном третейском соглашении определяются состав суда, место и время разрешения дела и т. д.
Для «разового» суда действуют требования закона к составу третейского суда. После того как «разовый» суд рассмотрел спор, он прекращает свою деятельность.
