3.6. Лучше один раз увидеть. Визуальная часть презентации
Итак, Вы все подготовили: определили стиль презентации, ориентируясь на конкретную аудиторию; распределили время на 3 неравные части – введение, основную часть и заключение; приблизительно подсчитали количество слайдов; подготовили информацию, которую необходимо отобразить графически и текстом.
Правила подготовки слайдов
1. На первом слайде следует написать название презентации, фамилию автора, название компании, если презентация делается от ее лица.
2. На каждом слайде формата А4 полагается отобразить не более 2 картинок с подписями под или над ними или 6 – 7 строк текста.
3. Особое внимание следует обратить на шрифт. Крупный размер шрифта – приманка для аудитории. Мелким шрифтом сообщаются такие подробности, которые могут не понравиться слушателям. Выберите правильный фон, т.е. дизайн шрифта. Отлично смотрятся все округлые шрифты, у которых высота почти сравнима с шириной буквы. Для расстановки акцентов следует пользоваться курсивом, жирным шрифтом и подчеркиванием.
4. Не забудьте внести нумерацию страниц! Это поможет Вам ориентироваться в презентации в условиях нехватки времени, находясь под воздействием эмоций.
5. Выбор цветовой гаммы зависит от Вашей аудитории. Для высшего менеджмента будет достаточно использования 3 – 4 подходящих цветов. Для всех других – на Ваш хороший вкус. Главное, это чтобы цветовое богатство не отвлекало от предмета презентации.
6. На каждом слайде внизу должно стоять мелкими буквами Ваше имя, название компании. Если Вы считаете, что подготовили выдающуюся работу, которую можно будет использовать в дальнейшем, и не только Вами, рекомендуется защитить свои авторские права знаком ©.
7. Приготовьте Ваше «секретное оружие» – скрытые слайды с домашними заготовками. Такие слайды могут понадобиться Вам при ответах на вопросы, дискуссии, обсуждении после презентации. Поскольку оружие секретное, оно до поры находится в особой папке, и Вы используете его только в указанных ситуациях. Почему? Нельзя объять необъятное. Презентация ограничена по времени и по продолжительности внимания аудитории. Нельзя за 30 – 40 минут рассказать все, что Вы знаете по этому вопросу.
Цифры, таблицы, диаграммы
Как известно, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому Вашим следующим шагом будет дизайнерская работа, т.е. перевод собранной, отфильтрованной и сжатой информации в образ. И этот образ должен быть ярким и запоминающимся. Существуют следующие возможности для представления информации в зрительные образы:
● обычные таблицы,
● графики,
● диаграммы различного вида – круговые, колонками, столбиками и пр.,
● схемы и организационные диаграммы,
● перечисления.
Таблицы – наиболее простой способ представить некоторую информацию, однако в случае цифровых таблиц далеко не самый наглядный. Поэтому таблицы такого рода лучше использовать как вспомогательное средство, поместив их рядом с диаграммами или графиками, выполненными на их основе. Если же Вы видите, что графической информации достаточно для понимания вопроса, от использования цифровых таблиц лучше вообще отказаться. Двухмерные таблицы-матрицы могут быть очень эффективными, если в них собраны вопросы планирования, учета и контроля.
Графики и кривые – это выражение функциональной зависимости, например: прибыли от числа продавцов, роста стоимости товара от времени года, изменения потребления чего-то в зависимости от роста доходов, динамики изменения прибыли за год и пр. Поэтому графики лучше использовать там, где Вы предполагаете:
провести сравнение аналогичных процессов за несколько лет, проследить динамику изменения какого-то параметра (цены, зарплаты, числа сотрудников и пр.), развитие какого-либо процесса (рост цены на бензин в сравнении с ростом цены на нефть, покупательную способность населения в зависимости от времени года и т.п.). Примеры кривых приведены на рисунках 3 и 5.
Как красиво нарезанный на части торт, круговая диаграмма наиболее эффективно показывает любое распределение: долей рынка между конкурентами, структуру стоимости, состав продукции, участников, распределение прибыли по отдельным продуктам и пр. Поэтому там, где Вы предполагаете показать в процентах, каков будет вклад составных частей в общую картину, Вам лучше всего воспользоваться круговой диаграммой.
Помните, что здесь 360 градусов равны 100%, 180 градусов – 50%, 90 и 120 градусов – соответственно 25% и 33,3%. Примеры круговой диаграммы – рис. 4 и рис.6.
Диаграммы в виде колонок и столбиков, т.е. гистограммы, используются там, где надо привести сравнение нескольких величин.
Рис 13. Пример гистограммы
Организационные диаграммы используются там, где Вам надо показать организационную структуру компании, порядок проведения производственного или технологического процесса, пошаговую организацию проекта и т.п. Примеры организационных гистограмм – рисунки 1,2, 8 и 11.
Рис. 14. Пример организационной диаграммы
Всегда помните, что выбор вида графического представления зависит от конкретных данных. Чем больше различных видов графических образов Вы использовали в своей презентации, тем она будет более зрелищной и запоминающейся.
3.7. Покупают не товар – покупают продавца. Поведение во время презентации
Золотое правило:
«Зелья (кремы), конечно, были хороши, но продавщица была лучше. Гораздо лучше».
Вспоминала бывший главный редактор журнала «VOGUE» Грейс Мирабелла о выступлениях Эсти Лаудер.
Никто не сможет испортить отличную презентацию лучше, чем сам докладчик своим неадекватным поведением. Поэтому в персональное представление входят психологическая подготовка самого докладчика и его поведение в процессе презентации.
Психологическая подготовка докладчика
Психологическую подготовку надо начинать с того момента, когда Вы узнали, что Вам предстоит сделать презентацию, доклад, пойти на интервью.
1. Отнеситесь к подготовке презентации со всей серьезностью. Это не только правильно, но и полезно с точки зрения обретения уверенности в себе, в своих знаниях, в своей точке зрения на вопрос. Так как Вы добросовестно готовите презентацию, то день за днем становитесь все большим экспертом в указанном вопросе. Спрашивается, чего же Вам бояться? Да ничего! И презентацию проведете на высшем уровне, и на вопросы ответите блестяще. Каждый день по мере работы над презентацией повторяйте себе: «Я – эксперт в этом вопросе, я разобрался /разобралась во всех деталях и тонкостях. Я заранее знаю все или почти все вопросы, которые мне зададут, и сумею правильно на них ответить. У меня нет причин для волнения. Эта презентация – мой шанс для дальнейшего карьерного роста, который я сумею использовать». Такая правильная мотивация поможет Вам справиться с неизбежным волнением. Кстати сказать, волнение вполне человеческое качество. Его не стоит бояться. Просто не надо давать ему взять над Вами верх. Помните, что самые лучшие докладчики тоже волнуются, но они лучшие потому, что умеют бороться с этим чувством.
