Вывернув наизнанку эти правила, мы получим методику ясного и полного донесения информации. Вот два практических совета для презентации.
Скажите, что будет
Аудитория должна заранее знать, что вы собираетесь делать. В самом начале презентации расскажите:
– в чем состоит проблема;
– в чем ее важность;
– каково ее решение.
Повторите несколько раз
Повторяя одну и ту же тему в различных вариациях, вы проясняете и раскрываете идею, визуально подкрепляя свои слова слайдами.
...
Предоставить аудитории второй, третий, четвертый шанс понять суть идеи – обязанность презентатора.
Раз объяснил – не понимают, два объяснил – не понимают, три объяснил – сам даже понял, а они все равно не понимают!
Скажите, что будет
Предварительный, краткий обзор плана презентации важен для спокойствия аудитории – участники знают, чего ожидать. Мы даем понять, что держим все под контролем. Хороший прием – возвращаться к этому плану в основной части, делая переходы между его элементами. Например, обзор может выглядеть следующим образом:
– В течение следующих пяти минут я расскажу о тех проблемах, которые решает наша компьютерная система. Затем я покажу, как пользоваться этой системой, чтобы свести к минимуму бумажную работу и задержки, и в завершение я хотел бы услышать ваши вопросы и комментарии о том, насколько уместно использование подобной системы на вашем предприятии.
Важный момент – не озвучивайте внутреннюю структуру вашей речи.
– Я начну со вступления, в основной части рассмотрю то-то и то-то и в заключение подведу итоги.
Это неинформативно, поскольку наличие обязательных «трех блюд» – введения, основной части и заключения – подразумевается по умолчанию. Единственным исключением являются планы процедур, которые не являются очевидными, например:
– Я буду делать паузу после каждой части для обсуждения возникших вопросов.
Это полезно для участников и заранее готовит аудиторию к необходимости взаимодействия.
Повторите несколько раз
Банальнейший, но вечный афоризм о презентациях: «Сначала скажи, о чем ты будешь говорить. Потом расскажи это. И наконец повтори только что сказанное».
Зачем повторять одну и ту же мысль? Независимо от того, насколько хорошо и увлекательно продавец ведет презентацию, часть аудитории способна пропустить или неправильно расслышать некоторые важные моменты. Участники, как правило, по очереди «отключаются», переходя в «спящий режим», или задумываются о чем-то своем. Например, кондиционер работал слишком громко, кому-то было плохо видно, кто-то кого-то отвлек – и так далее.
Обычно люди запоминают лишь треть услышанного.
...
Если презентатор хочет быть уверен, что все участники встречи услышали его основные мысли по крайней мере один раз, нужно озвучить эти идеи минимум три раза.
Аудитория легко запутывается в любой сложной структуре. Живую презентацию клиенты не могут отлистать назад, как книгу, или нажать на паузу, как при просмотре видео. Поэтому все должно быть понятно даже с первого раза: идеи должны быть изложены максимально просто и ясно.
Человек, который готовит презентацию, воспринимает ее иначе, чем его аудитория: во время разработки и репетиции он проходится по материалу много раз. Через некоторое время ему все кажется совершенно ясным, логичным и очевидным. Клиент же, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нужно придерживаться простой структуры и повторять главную идею несколько раз.
Как сказал один презентатор, «за всю жизнь я еще не встречал ни одного недовольного тем, что семинар закончился слишком рано». Те же фокусники настоятельно рекомендуют оставлять аудиторию чуть-чуть неудовлетворенной, оставлять ей ощущение недосказанности, показывать суть, но быть кратким и завершать номер раньше, чем зрители насытятся.
Метод К-О-К
Для объяснения идей или данных наиболее удобно использовать метод К-О-К:
Конкретика – Общее – Конкретика
Например, помогая аудитории разобраться в таблице с данными, укажите на конкретную цифру и расскажите, что она значит. Затем вернитесь назад и объясните общую структуру таблицы. И наконец, подкрепите все предыдущее второй конкретной цифрой, объясняя, что означают остальные данные. Эти конкретные примеры могут быть выбраны так, чтобы последовательно подкреплять суть вашей идеи и одновременно объяснять расположение данных.
Метод К-О-К придает вашей аргументации большую убедительность. Вы не просто рассказали отдельную историю и продемонстрировали общую теорию. Вы дважды подкрепили свою идею конкретными примерами.
Почему примеры работают так хорошо? Они облегчают понимание, являющееся основой убеждения, ведь цифры сами по себе ничего не объясняют. Таким образом, чтобы идеи презентации были восприняты должным образом, нужно сочетать проверенные цифры с хорошими примерами.
Случай из практики
На тренинге по развитию навыков презентации я обнаружил, что участники не придают значения какому-либо навыку, пока не услышат или не увидят реальные примеры его правильного и неправильного применения.
Степень детализации
Что участники встречи уже знают, а что им предстоит узнать? Достаточно ли у них базовых знаний для дальнейших объяснений? Что будет потеряно, если презентатор пропустит эту информацию? Достигнет ли он цели?
Предположим, детализация необходима, но времени катастрофически не хватает. В таком случае нужно все разумно упростить.
В школе многим из нас объясняли модель атома, используя схему Солнечной системы. Модель, в которой электроны вращаются вокруг ядра, как планеты вокруг Солнца. Эта аналогия позволяет ученикам быстро понять, как устроен атом.
На самом деле научная формулировка выглядит так: «…электроны в атоме двигаются по атомной орбитали [9] , а движение электрона в атоме отличается от классического движения по траектории и описывается законами квантовой механики…»
Как вы поступите? Вы дадите пятиклассникам не вполне точный с научной точки зрения, зато понятный рассказ о движении планет? Или пуститесь в рассуждения о неведомой им атомной орбитали, которые хоть и непонятны, зато единственно верны?
Может показаться, что презентатору приходится делать выбор между точностью в ущерб пониманию и пониманием в ущерб точности. Во многих случаях этот выбор – ложный: стоит сначала задуматься, для чего нужна детализация и каких целей продающей презентации она поможет достичь.
Если дополнительная деталь не может быть использована для принятия решений, она не представляет ценности, независимо от того, насколько она точна и всеобъемлюща.
Выводы
