Разве можно представить себе выступление струнного квартета, когда сначала скрипач исполнил свое соло, поклонился и ушел, затем виолончелист отыграл свое, поклонился и ушел? И так далее по очереди. Это уже не будет выступлением квартета. Как и в музыке, нас привлекает не просто последовательное воспроизведение, а взаимодействие.
Нередко складывается впечатление, что одну презентацию делали 3–4 разные компании. Например, слайды часто созданы в различных стилях, дизайн различен, цветовые схемы разные, шрифты разные и т. д. Это создает впечатление, что вы встретились друг с другом только на презентации у клиента. Если презентация выглядит как Лебедь, Рак и Щука в известной басне, то у клиента есть все основания сомневаться в способности управлять крупными проектами.
...
Подготовка командной презентации требует частых встреч высокооплачиваемых людей для разработки структуры, содержания и слайдов. Чем больше участников, тем больше времени это занимает.
Затем нужны черновые прогоны и репетиции. Все это требует времени и стоит денег. Командные презентации всегда трудно создавать, они характеризуются потерянными усилиями, дублированием, переделками, изменениями в последнюю минуту и невыполнением обязательств.
Правила командной презентации
Ведущий
В отсутствие ответственного за поддержание уровня командные презентации будут проводиться дезорганизованно, потому что никто не заботится о деталях.
Вам нужно заранее определить, кто будет ведущим с вашей стороны. Руководитель команды не обязательно должен быть одним из выступающих. Он просто берет на себя ответственность за организацию командного взаимодействия и принимает неотложные решения о содержании, способе подачи и продолжительности выступления каждого из участников. У него две основные задачи.
Во-первых, представить членов команды. Он должен объяснить аудитории клиента, почему именно эти сотрудники были выбраны для презентации. Представление нужно для того, чтобы клиент не ломал голову над тем, кто эти люди и зачем они здесь. Кроме того, всегда легче нахваливать коллегу, чем самого себя. Представляя членов команды, стоит отметить их сильные качества и то, какую роль они будут играть в проекте.
Во-вторых, добиться, чтобы клиенты сразу получали ответы на свои вопросы. Часто презентаторы не реагируют на то, что происходит в аудитории: клиент задает вопрос, а презентаторы даже не прервутся. Из-за нехватки опыта они говорят одновременно с клиентом, потому что у них «все идет по плану». Это ошибка. Когда это происходит, ведущий должен аккуратно остановить презентатора и дать клиенту возможность высказаться.
Члены команды
Прежде всего определите, какой вам понадобится уровень экспертизы. А затем уже смотрите, какие у вас есть игроки на скамейке запасных. (А не наоборот, как это часто бывает.) Существует два подхода к выбору людей. Первый – выбирают того, кто больше знает о продукте, даже если у него не очень хорошие навыки презентации . Другой – выбирают лучшего презентатора, даже если он недостаточно хорошо знаком с продуктом . Напрашивается решение: почему бы эксперту не подтянуть навыки презентации, а хорошему презентатору не подучить продукт? Отличный выход, если у вас есть время. Но если время на подготовку ограничено?
...
Когда основная цель – произвести впечатление, выбирайте презентатора с лучшими коммуникативными навыками, даже в ущерб знанию темы. И наоборот, при необходимости донести множество технических подробностей выбирайте презентатором того, кто лучше всех разбирается в деталях.
Открывать и закрывать командную презентацию должны самые сильные презентаторы. Для того чтобы понять, кого включать в команду, нужно ответить на два вопроса.
1. Каков статус главного лица в аудитории?
Необходимо привлечь человека, занимающего эквивалентную должность в вашей компании. Ему не обязательно делать презентацию. Он здесь только для того, чтобы показаться, а не участвовать. Его роль – уравновесить иерархию и боевые порядки. Его появление посылает сигнал потенциальным клиентам: «Вы важны для меня и моей компании». Это необходимо для того, чтобы удовлетворить неписаный бизнес-протокол. Это тем более критичный момент для успеха презентации, если никто раньше не встречался с «самым главным».
2. Какие функциональные подразделения будут представлены со стороны клиента во время презентации?
Юридический отдел? Финансовый? Технический? Как они видят свою роль во время презентации? Они пришли только послушать или задавать вопросы и экзаменовать? Здесь возможны два варианта. Если ожидается, что представители клиента будут:
– только слушать,
то лучше, чтобы один человек вел около 80 % всей презентации. Остальная команда может презентовать один или два слайда по своей специфической теме. Можно пригласить с собой тех, кто отвечает за аналогичное направление деятельности. Если вдруг зададут технический вопрос, эксперты рядом и придут на помощь;
– активно участвовать,
то, чтобы предупредить ненужные вопросы, сразу огласите план презентации.
11.00–11.20 Общее описание, суть решения (продающая презентация)
11.20–11.40 Перерыв
11.40–12.10 План внедрения
12.10–12.45 Технические подробности
Первое, что нужно сделать, – представить структуру презентации, чтобы обеспечить возможность красивого ухода лицам, принимающим решения, но не вовлеченным в детали. Они смогут покинуть презентацию в перерыве после первой части. Мы особым образом структурируем презентацию и предусматриваем перерывы. Зачем? Чтобы сдерживать и контролировать критиканов, выискивающих, к чему придраться, пока идет фрагмент продающей презентации для лиц, принимающих решения. Стоит сразу сообщить, что технические детали будут рассмотрены отдельно.
...
Из собственного опыта заметил, что придиры и проблемные участники меньше выступают и ведут себя тише, когда руководство покинуло презентацию и больше некого впечатлять.
Для различных подразделений клиента такая структура также преимущество. Например, ИT-департамент, юридический или технический отделы могут посетить только те модули презентации, которые имеют непосредственное отношение к ним. Для разговора с функциональными экспертами со стороны клиента приглашаем их коллег из команды. Это лучший способ получить максимум от командной презентации.
Как и где стоять
Если два человека делают презентацию, стоя перед аудиторией, по отношению друг к другу они должны находиться под углом сорок пять градусов, повернувшись к центру, – чтобы даже на уровне физического пространства члены команды воспринимались как единое целое, а не как два человека, случайно оказавшихся на автобусной остановке.
