Следует также лично, не полагаясь ни на чье мнение, убедиться в том, что репертуар, технические возможности и уровень исполнения музыкального коллектива вас устраивают и также заранее обсудить с его руководителем порядок и способ исполнения музыкальных номеров.
Хотя наши национальные традиции предполагают размещение гостей за столом сразу после прибытия, в данном случае советуем поступить несколько иначе. Столы следует разместить вдоль стен буквой «П», оставив свободными центр и пространство у входа, чтобы все приглашенные видели прибывающих. Лучше всего поставить дополнительные кресла группами по три-четыре по внутренней стороне стола, на котором перед началом приема следует поставить подносы с аперитивом и легкими закусками в виде бутербродов и тартинок. Последним веянием моды считается составление бутербродов без гарнира, только из основных продуктов, причем они должны быть открытыми.
Рядом на столах желательно поместить рекламную продукцию небольшого, карманного формата, отражающую предполагаемую деятельность открывающейся фирмы – лучше всего буклеты с фотографиями продукции, рекламой услуг, реквизитами и контактными данными. Также это могут быть календари, ручки с логотипом фирмы, брелоки и т. п.
Каждого прибывшего гостя следует лично встретить и представить гостям
Эту задачу значительно облегчат заранее изготовленные и разосланные именные приглашения, поскольку в этом случае встречу и знакомство гостей между собой можно разделить с администратором и службой охраны. На столах можно расставить таблички с именами приглашенных, чтобы после приглашения к столу гости не испытывали неловкости. Уверяю вас, что практически все уже до приглашения принять участие в застолье уяснят свои места и познакомятся с соседями.
Если среди приглашенных имеются иностранные гости, позаботьтесь о переводчике, не пользуйтесь услугами переводчика-гостя.
И еще одно. Такое мероприятие, как открытие фирмы, вполне может обойтись без экзотики вроде дрессированных медведей или стриптиз-шоу. Серьезных партнеров это может натолкнуть на мысль о вашем дурном вкусе и расточительности. Так что воздержитесь от такого рода излишеств, если только вы не хотите создать себе именно такой имидж.
Во время постепенного прибытия гостей в зале должна играть музыка, но в половину слышимости для того, чтобы стоящие рядом слышали друг друга, но каждое сказанное слово не разносилось бы эхом по всему залу.
И, наконец, рассмотрим несколько вопросов безопасности. Конечно, если у вас есть своя служба безопасности, и вы в ней уверены, эту задачу можно возложить на нее. Во всех остальных случаях следует самому проверить:
• состояние запасных выходов;
• состояние пожарных щитов и пожарных кранов;
• чердачное помещение;
• смежные помещения и подвал;
• перед началом приема, проверив все помещения, следует оставить открытым только один запасной выход – пусть это будет выход из кухни, как находящийся на глазах у персонала.
• на случай непредвиденных обстоятельств убедитесь в наличии аптечки первой помощи, огнетушителя и средства коммуникации (хотя бы одного телефона).
Выполнив эти нехитрые инструкции, вы можете избежать серьезных нежелательных неожиданностей.
Вступительную речь, которую должен произнести руководитель открывающегося предприятия, начинают обычно минут через пять-десять после наступления назначенного времени, но это можно изменить, исходя из времени прибытия гостей. Все же советуем сильно не оттягивать начало, в крайнем случае, у вас будет возможность представить опоздавшего и в процессе застолья.
Итак, гости собрались, со столов незаметно убрали посуду от аперитива и внесли бокалы для шампанского и сервировали стол. Если гостей немного и есть кому открыть все шампанское одновременно, бокалы могут быть пустыми. Но если гостей много, то шампанское, разлитое за одну-две минуты до конца вступительной речи, можно внести на подносах в зал. Если вы не забыли приготовить символическую ленточку и ножницы, можно начинать.
В случае, когда прием проходит в новом здании фирмы, если есть холл, встречу гостей и аперитив, а также произнесение вступительной речи следует перенести туда.
Самый скромный и демократичный вариант – это открытие небольшой фирмы, арендующей одну или несколько комнат. В этом случае оркестр с успехом заменит подобранная фонограмма на кассете или диске. Для сервировки стола больший упор нужно сделать на холодные закуски, можно приспособить микроволновую печь.
И НЕ ЗАБУДЬТЕ ПРИГЛАСИТЬ ФОТОГРАФА ИЛИ ОПЕРАТОРА.
Сойдет и просто фотоаппарат или видеокамера, а можно и пригласить корреспондентов. Только пусть это будут люди, в которых вы уверены.
ПРЕЗЕНТАЦИИ И РЕКЛАМНЫЕ АКЦИИ
Презентация
Непременным атрибутом становления фирмы в последние годы стала презентация. Презентация – это первое впечатление, которое обычно бывает очень запоминающимся. Ее успешное проведение во многом определяет успех дальнейших переговоров с партнерами. Извещения о презентациях даются в средствах массовой информации.
Объявление о презентации
В ПРОГРАММЕ: знакомство с производством и традициями предприятия, выступления специалистов, демонстрация фильмов по специальной технике; банкет. Начало – в 19.00 Адрес проведения: г. Москва, ул. Красивая – 17. Вход – по пригласительным билетам. Телефоны для справок: 1111-111.
А вот еще одно объявление о презентации:
УВАЖАЕМЫЕ ГОСПОДА!
Фирма «Скидки» приглашает принять участие в традиционной ежегодной презентации нашей фирмы. В этом году мы представим Вашему вниманию новый каталог. Презентация фирмы «Скидки» будет транслироваться по телевидению. Также вас ожидает сюрприз – в качестве подарка всем друзьям и постоянным партнерам фирмы мы разместим их рекламу в шоу-программе! Презентация состоится 22 августа в 19.00 по адресу ул. Красивая-17. Пригласительные билеты можно заказать по телефону 2222-222. Фирма «Скидки» приглашает вас к сотрудничеству в области рекламы.
Для того чтобы презентация была успешной, к ее проведению необходимо привлечь профессионалов. Вначале определяются место и сроки проведения презентации.
Можно выступить в качестве ведущего самостоятельно, можно пригласить конферансье.
В начале мероприятия нужно представить руководителей всего предприятия. Затем можно показать фильм (10–15 минут) и сделать сообщение о деятельности предприятия, его возможностях (не более 30 минут).
Оставшееся время отводится ответам на вопросы. Помещение, где проводится презентация, оформляется рекламными плакатами, стендами и т. п. Участникам презентации вручаются сувениры (рекламные подарки) с целью напоминания их получателям о фирме. В качестве рекламных подарков обычно используются недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки, брелоки, на которые наносят логотип фирмы, а иногда ее адрес и характер деятельности.
