Касса без книг и документов
1 июня начали действовать и новые правила расчётов с использованием наличных средств (Указание Центробанка РФ от 07.10.2013). Правилами закрепляются несколько послаблений.
Во-первых, отныне можно не оформлять кассовые документы. Это значит, что вы имеете право, выдавая из кассы (получая) средства, не выписывать расходный (приходный) ордера.
Во-вторых, кассовые книги теперь можно не вести. Эти послабления действуют в тех случаях, когда предприниматель на основании нормативно установленных правил ведёт как учёт доходов (расходов), так и учёт различных физических показателей, а равно и прочих объектов налогообложения. Об этом говорится в абз. 2 подп. 4.1 и абз. 9 подп. 4.6 п. 4 нового порядка.
Внимание: упомянутые нами послабления адресованы всем индивидуальным предпринимателям независимо от используемых ими налоговых режимов.
Следует отметить, что бухучёт предприниматели также не ведут. Не составляют они и бухгалтерский баланс. Нам кажется, что это вполне логично. Поскольку деньги в кассе – собственность мелкого предпринимателя – он не обязан за них отчитываться перед кем бы то ни было.
Но, на мой взгляд, вести кассовую книгу необходимо тем хозяйствующим субъектам, которые используют труд наёмных работников. Тогда их кассовые операции будут отражать и заработную плату сотрудникам, выдаваемые им средства под отчёт. В конце смены целесообразно выводить остаток денежных средств (не устанавливая, впрочем, лимита), поскольку это позволяет предотвращать возможные хищения. Но ведь это каждый предприниматель может делать самостоятельно, исходя из собственных интересов, а не для того, чтобы удовлетворить требования закона. Делать это по новым правилам никому не запрещено.
Касса малого бизнеса
Итак, вы относитесь к категории малого бизнеса. Значит, как и все остальные субъекты предпринимательской деятельности, вы имеете полное право не использовать кассовый лимит и хранить в кассе денег столько, сколько вашей душе угодно.
Стоит напомнить, какие показатели позволяют отнести вашу фирму к субъектам малого предпринимательства по действующему законодательству.
Это фирмы, в которых доля участия физических лиц не менее 75 %, а общая численность работников должна быть не более 100 человек. Кроме того, выручка от реализации товаров, работ, услуг (без НДС) не должна превышать 400 млн. рублей. Но в эту категорию не входят, кстати, те «упрощенцы», где доля государства или муниципального образования в уставном капитале превышает 25 %. Сюда же относятся фирмы на упрощёнке, уставный капитал которых на 100 % состоит из вкладов общественных организаций инвалидов.
Вывод: фирмы, которые закон не относят к категории субъектов малого предпринимательства, продолжают использовать кассовый лимит. Прочие издают соответствующий приказ и этот самый лимит отменяют. Итак, отмена кассового лимита затрагивает две категории налогоплательщиков: индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса.
Тем, кто обязан и после 1 июня использовать кассовый лимит, следует издать приказ о его сохранении.
Что можно поправить
Старые правила запрещали вносить какие бы то ни было изменения в кассовые ордеры (приходные, а также расходные). Что интересно: на другие документы (авансовые отчёты, зарплатную ведомость, кассовую книгу) эти запреты напрямую не распространялись. Но по аналогии на практике считалось, что вносить изменения и в эти регистры не допускается. Теперь (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 нового порядка) поправки в эти документы вносить напрямую разрешено. Запрет по-прежнему распространяется только на кассовые ордеры. Как это делается? Необходимо зачеркнуть старые сведения, поставить новые и заверить это подписью оформлявшего ордер сотрудника. Тут же дата и расшифровка подписи.
Выдача под отчёт денег в целом проводится по тем же правилам с небольшими изменениями. Так, теперь сумма подотчётных денег и дата не должны вписываться в соответствующее заявление собственноручно начальником. Эти данные может вписать сам заявитель, начальник только визирует заявление.
И ещё одна важная новинка. Под отчёт теперь можно выдавать деньги не только непосредственно работникам (с кем заключён трудовой договор), но и гражданам, с которыми предприятие находится в гражданско-правовых отношениях (п. 5 нового порядка). Но не спешите сильно радоваться. Нужно посмотреть, как это будет обкатано на практике. Пока рекомендуем выдавать под отчёт денежки только тем, у кого имеется оформленный по всем правилам трудовой договор.
Особенности обособленной кассы
Итак, какие особенности установлены новым порядком для кассы в обособленном структурном подразделении.
С одной стороны, любое обособленное структурное подразделение, сдающее выручку в банк, обязано иметь кассовый лимит. Но компании на УСН не имеют права на создание филиалов и представительств. В противном случае они просто не могут использовать спецрежим. В то же время, открывать структурные подразделения, не ознаменованные таким статусом, они имеют полное право. И поэтому не совсем ясно, обязаны ли структурные подразделения фирмы на УСН иметь собственный кассовый лимит.
Раньше решение этой задачи зависело от наличия/отсутствия отдельного расчётного счёта подразделения. Есть счёт – нужен лимит. Нет – не нужен. Новый порядок – новый критерий. Теперь наличие счёта никакой роли не играет. Всё зависит оттого, куда обособленное структурное подразделение сдаёт выручку. Если она сдаётся на счёт в банке – вы обязаны установить собственный лимит по правилам для юридических лиц. Когда выручка непосредственно в банк не перечисляется, а поступает, например, в головной офис, лимит не требуется.
А вот копии кассовой книги обособленного структурного подразделения передавать в офис головной организации слишком часто не стоит. Раньше такое структурное подразделение было обязано передавать копии листов кассовой книги головному офису ежедневно. По новому порядку периодичность передачи копий вводится самой компанией. Главное – подгадать со сроками составления бухгалтерской отчётности, поскольку данные кассы для такой отчётности по-прежнему необходимы.
Вы, к примеру, составляете только лишь годовой баланс. Значит, копии и передаются в головной офис раз в год. Имеется промежуточная отчётность – данные нужно передавать чаще.
Подводим итоги
Для тех у кого от прочтения этих новаций, начинает, от счастья, кружится голова попытаюсь их сгруппировать, с условным разделением на упрощённый и общий порядок, итак начнем:
