В аналитических регистрах записи ведутся по отдельным аналитическим счетам. В регистре указываются номер и дата документа, а также краткое содержание хозяйственной операции. Примерами регистров аналитического учета могут служить инвентарные карточки учета объекта основных средств, инвентарные карточки группового учета основных средств, инвентарные книги учета объектов основных средств, карточки учета нематериальных активов и др.
По форме построения учетные регистры можно разделить на:
• линейные;
• двусторонние;
• многографные;
• шахматные.
В линейных регистрах записи по дебету и кредиту счетов смещены в одну сторону. Левая сторона линейного регистра предназначена для текста, пояснительных записей и справочных данных; правая – для записи сумм по дебету и кредиту счетов, корреспондирующих со счетом, для которого открывается учетный регистр.
Для линейных регистров свойственно представление сведений по дебету и кредиту каждого счета в одной строке. В таких регистрах происходит совмещение аналитического и синтетического учета, что удобно для контроля и анализа данных.
Учет в регистрах с линейной записью создается по расчетам с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами, по продажам видов продукции, расчетам с разными дебиторами и кредиторами и другим объектам бухгалтерского учета. Примером одностороннего регистра является, например, кассовая книга, карточка складского учета материалов, ведомость расчета с поставщиками и др.
Для двусторонних учетных регистров характерно их деление на две части. С левой стороны приводятся записи по дебету счета, правая предназначена для кредитовых записей. Записи по дебету счета представляются во взаимосвязи с корреспондирующими счетами в специально отведенных графах, где указываются конкретные кредитуемые счета. Подобный порядок отражения учетных данных используется при фиксации сумм по кредиту счета. Типичным примером двустороннего учетного регистра является главная книга, заполняемая при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.
В многорафных регистрах по дебету или кредиту счета записи детализируются при помощи ряда граф.
Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого счета. Они построены в виде шахматной доски, по горизонтали записываются дебетуемые счета, а по вертикали – кредитуемые. По такому принципу построены журналы-ордера при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета.
Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, – путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
4.3. Способы исправления в учетных записях
Правильность отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Учетные регистры хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения регистров несет руководитель организации (ст. 17 ФЗБУ). При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, при обнаружении в них ошибок они не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы.
При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется справка об исправительных записях, которая фиксирует факт неправильного отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость исправления. Такая справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам и должна содержать следующие реквизиты:
• наименование документа (бухгалтерская справка);
• дату составления;
• содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверно произведенной записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи);
• количественные измерители (в денежном и натуральном измерении – при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей);
• наименование должностей лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер) и их личные подписи.
В зависимости от характера обнаруженной ошибки исправления в учетные регистры могут быть внесены одним из следующих способов:
• корректурным;
• способом дополнительных проводок;
• методом «красного сторно».
Корректурный способ применяется, если допущенная ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или обнаружена своевременно, что не отразилось на итогах бухгалтерских записей. Суть указанного способа состоит в следующем: ошибочная запись зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, затем над исправленной записью или под ней (в зависимости от имеющегося свободного места) пишут правильный текст или сумму. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму. Неоговоренные исправления в учетных регистрах не допускаются.
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но приуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей проводкой. При этом составляется бухгалтерская справка, на основании которой исправляется ошибка во всех регистрах.
