Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях – бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.
С 1 января 2012 г. вступает в силу Положение № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденное ЦБ РФ 12 октября 2011 г.
Новый порядок распространяется не только на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет, но и на юридических лиц, перешедших на УСН, а также на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Т. е. теперь вести кассу должны не только компании, но и индивидуальные предприниматели.
До 2012 г. каждая компания, которая работала с наличными деньгами, должна была иметь изолированную и укрепленную кассовую комнату. Выполнить это требование было трудно, а порой и просто невозможно. И контролеры штрафовали провинившихся по ст. 15.1. Кодекса РФ об административных нарушениях. Специально оборудовать кассовые комнаты больше не нужно. Новое Положение никаких требований к обустройству кассы не предъявляет. Выбор места, где компания будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства (п. 1.2 Положения № 373-П). Т. е. кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя. Более того, не требуется, чтобы касса вообще располагалась в каком-то помещении. Например, Положение не запрещает разместить ее, скажем, в автомобиле.
Важная деталь: руководство компании само определяет, как и где оборудовать кассу и как обеспечивать ее безопасность. В п. 1.11 Положения № 373-П сказано, что перечень мер для защиты кассы компании и сохранности наличности руководство определяет самостоятельно. Порядок и сроки проверок наличия денег в кассе также устанавливает руководитель компании.
Еще одно очень важное изменение: теперь компаниям предоставлена возможность самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения № 373-ГО. Лимит остатка денег в кассе руководитель устанавливает сам. Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель просто издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от компании не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании.
Чтобы определить лимит кассового остатка по-новому, нужно исходить из полученной ранее выручки. Причем директор компании волен сам выбрать, за какой период брать эту выручку – за предыдущие месяцы, за время пика продаж в текущем году или, скажем, за какой-нибудь период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92 рабочих дня. Обратите внимание: речь идет о днях, в которые работает сама компания. Если, например, магазин открыт в воскресенье, то для расчета лимита это будет рабочий день, даже если у остальной страны выходной.
Далее нужно определиться с периодичностью, с которой компания будет сдавать излишки выручки в банк. В общем случае это можно делать не реже одного раза за семь рабочих дней. Но если в населенном пункте, где расположена касса, нет банков, то период можно увеличить до 14 рабочих дней. После этого предельную сумму, которую можно хранить в кассе, рассчитывают по следующей формуле:
L = V /P х Nc,
где L – лимит остатка кассы компании;
V – объем наличной выручки, полученной за расчетный период;
Р – количество дней в расчетном периоде, в которые компания работала;
Nc – количество рабочих дней компании в промежутке между моментами сдачи выручки в банк.
Если компания только начинает деятельность, и наличных поступлений у нее еще нет, для расчета берут выручку ожидаемую.
Если у компании наличной выручки не бывает, а деньги для финансирования наличных расходов поступают в кассу компании только с расчетного счета, тогда считать лимит остатка кассы нужно, исходя из объемов этих расходов за период, который, опять же, руководитель выбирает самостоятельно. Это может быть, например, прошедший квартал, месяц текущего года, в который случился максимум наличных выплат, или аналогичный период прошлого года. Он тоже не может быть длиннее 92 рабочих дней для данной компании. При этом в сумму расходов не включают зарплату и другие выплаты работникам.
Затем определяют, сколько рабочих дней проходит между моментами получения денег из банка по чекам. Этот срок не может превышать 7 дней, а если поблизости нет банка -14 дней. Далее определяют лимит остатка кассы по формуле:
L = R /P х Nn,
где L – лимит остатка кассы компании;
R – объем наличности, выданной за расчетный период на хозяйственные нужды компании, за исключением зарплаты и других выплат;
Р – количество дней в расчетном периоде, в которые компания работала;
Nn – количество рабочих дней компании в промежутке между моментами получения наличных в банке.
Добавим, что Положение № 373-П не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит для кассы. Этот также вопрос оставлен на усмотрение руководства. Можно устанавливать лимит на месяц, квартал, год или другой разумный срок. И пересматривать при необходимости.
Изменились правила оформления кассовых операций. Теперь кассовые операции оформляют на основе шести документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Это кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и два вида ведомостей.
Формы остальных кассовых документов в новом Положении не конкретизированы. А некоторые применявшиеся ранее, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.
На усмотрение руководства отдан и порядок хранения кассовых документов. Указано лишь, что хранить их надо в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ (п. 1.9 Положения № 373-П).
Теперь довольно подробно изложено, как должны вести кассу обособленные подразделения компании. Например, филиалу не требуется отдельного баланса, чтобы у него был собственный кассовый лимит, независящий от головного подразделения компании. Достаточно только расчетного счета (п. 1.2 Положения № 373-П).
Один из главных вопросов, связанных с введением нового кассового порядка: кто с 2012 г. уполномочен проверять соблюдение компаниями кассовой дисциплины? Ранее эта обязанность была возложена на банки. Но теперь вопрос о проверках кассовой дисциплины остается открытым
