Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»;
10 «Материалы»;
26 «Общехозяйственные расходы» и др.
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается работнику по расходному кассовому ордеру.
При возврате подотчетным лицом остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Такие удержания возможны, только если работник не оспаривает их основания и размер, а также, если не истек месячный срок, установленный для добровольного возвращения сумм. При отсутствии хотя бы одного из этих условий работодатель теряет право на бесспорное взыскание указанных сумм, и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.
Если же работник не согласен с удержанием (например, в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается бухгалтерией к оплате), сумма остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами, отражается следующим образом:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Сумма ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания, отражается проводкой:
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Согласно ИПГТС:
К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета:
73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;
73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.
На сумму, подлежащую удержанию с подотчетного лица, на основании проведенного расследования и изданного приказа руководителя организации делается проводка:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Указанная сумма удерживается с оплаты труда подотчетного лица:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.).
Сумму предоставленного работнику займа отражают:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»
Кредит счетов учета денежных средств (50, 51 и др.).
При погашении займа в зависимости от принятого порядка платежа делается запись:
Дебет счетов учета денежных средств (50, 51 и др.) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».
На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Суммы, подлежащие взысканию с работников организации, списывают:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 «Недостачи от потери и порчи ценностей»,
98 «Доходы будущих периодов»,
28 «Потери от брака» и др.
Взысканные с работников суммы удержаний относят:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
– на сумму удержаний из заработной платы,
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»
– при отказе судом во взыскании ввиду необоснованного иска и др.
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» также может быть открыт субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит». На этом субсчете учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров.
Операция по оформлению кредита работнику отражается:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит»
Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».
Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит».
При погашении задолженности по кредитам делают бухгалтерскую запись: Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
Кредит 51 «Расчетные счета».
Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.
Глава 13
Учет расчетов
13.1. Понятия дебиторской и кредиторской задолженности. Сроки исковой давности
Дебиторская задолженность – это сумма долгов, причитающихся предприятию, организации, учреждению от юридических и физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними. А сами юридические и физические лица, имеющие денежную или имущественную задолженность предприятию, организации или учреждению называются дебиторами.
