Эффективность письменных коммуникаций
Письменное слово представляет собой мощный инструмент в руках эффективных лидеров, однако оно способно причинить и серьезный вред, если к его использованию подойти недобросовестно. И, как показывает действительность, последнее случается далеко не редко. Согласно данным консалтинговых фирм, почти треть (!) деловых писем пишутся только для того, чтобы разъяснить смысл предыдущих посланий. В ходе одного исследования, проведенного в США, было установлено, что треть работников не обладают навыками письма, необходимыми для выполнения их должностных обязанностей [62] .
По мнению Черчилля, умение грамотно и четко излагать свои мысли в письменной форме является одним из важнейших качеств руководителя [63] . В 1911 году, определяя, какие экзамены следует сдавать лейтенантам и капитанам для поступления в военно-морской штаб, он отдельно выделил: «Способность ясно выражать свои мысли в письменной форме», а также «умение составить грамотный отчет по заранее определенной тематике, который должен быть краток, насколько это возможно, но при этом чтобы в нем не была пропущена ни одна важная деталь» [64] .
...
ЛИДЕРСТВО ПО ЧЕРЧИЛЛЮ: По мнению Черчилля, умение грамотно и четко излагать свои мысли в письменной форме является одним из важнейших качеств для руководителя.
Адмирал флота Джон Джеллико признавался, что восхищен тем, насколько грамотно Черчилль аргументирует свои предложения. По мнению флотоводца, в этом с ним не могли соперничать даже лучшие юристы [65] . А секретарь Джон Колвилл, которому порой приходилось писать для своего босса черновики некоторых писем, признавался:
«Стиль Черчилля было трудно подделать. Прослужив у него много лет, я научился имитировать его слог, и то не в совершенстве. Трудность возникала в выборе слов или использовании в самый подходящий момент неожиданного оборота, фразы. Это мог только он» [66] .
Ниже мы рассмотрим, какие рекомендации современные лидеры могут извлечь из опыта Черчилля для того, чтобы повысить эффективность письменных коммуникаций.
Прежде всего, к составлению писем, служебных записок и прочих разновидностей общения посредством письменного слова необходимо подходить ответственно.
...
ВОСПОМИНАНИЯ СОВРЕМЕННИКОВ: «Стиль Черчилля было трудно подделать. Прослужив у него много лет, я научился имитировать его слог, и то не в совершенстве. Трудность возникала в вы боре слов или использовании в самый подходящий момент неожиданного оборота, фразы. Это мог только он».
Секретарь Джон Колвилл
«Я самым тщательным образом строил свои отношения с Рузвельтом», – говорил Уинстон о своей переписке с президентом [67] .
При составлении посланий главе Соединенных Штатов даже у такого мастера слова, как Черчилль, уходили часы и дни, а иногда – как это было с письмом от 8 декабря 1940 года, которое впоследствии привело к принятию закона о ленд-лизе, – и несколько недель.
Разумеется, современные руководители не всегда могут позволить себе выделять столько времени для составления записок и электронных писем, которые им приходится писать ежедневно. Но тем не менее никогда не следует забывать, что наспех составленный текст может привести к столь негативным последствиям, что на их исправление уйдет гораздо больше времени и сил, чем было вложено на подготовительной стадии.
...
ИСКУССТВО УПРАВЛЕНИЯ: Наспех составленный текст может привести к столь негативным последствиям, что на их исправление уйдет гораздо больше времени, чем было вложено на подготовительной стадии.
Нельзя забывать и о семантических особенностях языка. Существует множество примеров, когда одно слово имеет много значений либо одно понятие можно выразить разными словами. Черчилль внимательно следил, чтобы использовались нужные слова, избегая двусмысленностей и недопонимания. Например, увидев в документе, подготовленном Комитетом начальников штабов, что при обозначении таких понятий, как «крепкий» и «сильный», вместо прилагательного intense используют схожее слово intensive – «интенсивный», «напряженный», – политик попросил исправить ошибку [68] . И уж тем более он никогда не прощал грамматических огрех: «Отдельное внимание следует обратить на грамматическую ошибку в слове inadmissable , которое я уже несколько раз встречал в телеграммах Форин-офиса», – отчитывал Уинстон своих подчиненных, словно нашкодивших школьников [69] .
...
ЛИДЕРСТВО ПО ЧЕРЧИЛЛЮ: Черчилль внимательно следил, чтобы использовались нужные слова, избегая двусмысленностей и недопонимания.
Как правило, большинство текстов Черчилль готовил самостоятельно. В тех же случаях, когда приходилось прибегать к помощи секретарей, он не пускал в ход документ, предварительно не прочтя его и не внеся соответствующие изменения.
«Уинстон никогда не принимал черновиков к письмам или текстам для заседаний кабинета министров, предварительно не пропустив их через дистиллятор своего литературного гения», – признавался личный секретарь Черчилля Джеймс Григ в бытность его работы на посту министра финансов [70] .
Соблюдая культуру письма, Черчилль внимательно следил не только за теми документами, которые шли от его имени, но также и за входящей корреспонденцией. В первую очередь его волновал объем посланий. Британский политик вполне мог согласиться с великим русским писателем А. П. Чеховым, который в письме своему брату написал ставшие крылатыми слова: «Краткость – сестра таланта». В своей записке главе Форин-офиса Энтони Идену Черчилль, в частности, отмечал:
...
ВОСПОМИНАНИЯ СОВРЕМЕННИКОВ: «Уинстон никогда не принимал черновиков к письмам или текстам для заседаний кабинета министров, предварительно не пропустив их через дистиллятор своего литературного гения».
Секретарь Джеймс Григ
«На днях ты говорил мне о длине телеграмм. Я считаю, что это зло, с которым нужно бороться. Министры и послы, которые находятся за границей, считают, что чем объемней их отчеты, тем лучше они выполняют свои обязанности. Они пишут обо всех слухах и сплетнях, вне зависимости от их достоверности. Я считаю, тебе нужно составить предписания, а авторам, которые страдают излишним многословием и сообщением всевозможных банальностей, сообщать, что „телеграмма необоснованно длинная“. Это результат самой обычной лени – не приложить дополнительные усилия, чтобы сократить текст до разумного объема. Я пытаюсь читать все телеграммы, но у меня возникает такое ощущение, что их объем увеличивается с каждым днем» [71] .
...
ГОВОРИТ ЧЕРЧИЛЛЬ: «Министры и послы, которые находятся за границей, считают, что чем объемней их отчеты, тем лучше они выполняют свои обязанности. Это результат самой обычной лени – не приложить дополнительные усилия, чтобы сократить текст до разумного объема».
Своим подопечным Черчилль советовал при составлении служебных записок ограничиваться одним листком бумаги [72] .
